Chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78

Quá trình xử lý hóa đơn điện tử đôi khi sẽ không tránh khỏi những sai sót. Trong trường hợp đó, kế toán phải làm như thế nào để giải quyết nhanh chóng, chính xác và không ảnh hưởng tới thiệt hại đôi bên? Câu trả lời sẽ nằm trong bài viết dưới đây!

>> Xử lý nhanh tình huống mất hóa đơn đầu vào cho kế toán

Căn cứ pháp lý

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai dưới đây căn cứ vào:

Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Khoản 1 điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78

• Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua: Gửi thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử cũ và phát hành hóa đơn mới
• Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua:

– Chỉ sai về tên, địa chỉ người mua: Không phải lập lại hóa đơn, chỉ cần gửi Thông báo cho cơ quan Thuế

– Nếu viết sai số tiền, thuế suất, loại hàng hóa, mã số thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế tùy vào hai bên thống nhất

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo các trường hợp

Trường hợp 1: hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trong trường này hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã của cơ quan thuế được phát hiện có sai sót mà người bán chưa gửi cho người mua thì DN thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Người bán điền mẫu 04/SS-HDDT – Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế (Tải mẫu). Hóa đơn điện tử đó sẽ ngay lập tức bị cơ quan thuế hủy bỏ trên hệ thống.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới người bán ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới như bình thường

Bước 3: Người bán gửi hóa đơn điện tử mới lập cho cho người mua.

Trường hợp 2: hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót sau khi đã gửi cho người mua

Có hai trường hợp về sai sót ghi trên hóa đơn điện tử, mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên người mua

Bước 1: Người bán không cần phải lập hóa đơn lại, chỉ cần thông báo về sai sót của hóa đơn cho người mua.

Bước 2:  Người bán lập tức làm Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi cho cơ quan thuế 

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất, tên hàng hóa, số tiền, mã số thuế

+ Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Người bán tạo hóa đơn điều chỉnh, trên đó ghi rõ hóa đơn này điều chỉnh cho hóa đơn cũ bị sai có mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn là bao nhiêu, được lập vào ngày, tháng, năm nào. 

Lưu ý:

– Nếu viết sai về giá trị hóa đơn thì điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm

– Nguyên tắc viết hóa đơn điều chỉnh là sai ở đâu chỉ sửa ở đó

+ Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế

Người bán thay hóa đơn cũ bị sai bằng một hóa đơn điện tử mới thay thế, trên đó ghi rõ hóa đơn mới này thay thế cho hóa đơn cũ bị sai có mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn là bao nhiêu, được lập vào ngày, tháng, năm nào. 

Nếu người bán và người mua đặt ra quy định phải có sự đồng ý của hai bên rồi mới được lập hóa đơn mới thay thế/điều chỉnh thì đầu tiên, hai bên cùng làm Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử/thay thế, chỉ rõ sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập là gì, sau đó người bán mới tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trong cả hai trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử cũ bị sai, người bán đều phải ký số trên hóa đơn mới đó rồi gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, rồi gửi cho người mua.

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót bởi cơ quan thuế

Người bán sẽ nhận được thông báo (Được soạn theo mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB) yêu cầu rà soát lại của cơ quan thuế. Người bán phải tìm ra lỗi sai trong hóa đơn của mình, sau đó điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT và gửi cho cơ quan thuế trong thời hạn được thông báo, ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo 01/TB-RSĐT số nào, ngày nào

Nếu đã quá thời hạn ghi trên yêu cầu rà soát mà cơ quan thuế vẫn chưa nhận được thông báo của người bán, họ sẽ gửi thông báo lần thứ 2 với nội dung tương tự. Tuy nhiên, nếu người bán vẫn tiếp tục để quá hạn mà không thông báo, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử

Các quy định cần lưu ý

• Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mẫu 04/SS-HDDT phải được gửi đến cơ quan Thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế
• Nếu hóa đơn đã phát hiện sai sót lần đầu, sau đó tiếp tục phát hiện sai sót các lần sau thì xử lý theo hình thức đã áp dụng khi đã xử lý hóa đơn lần đầu. Nghĩa là nếu lần đầu lập hóa đơn điều chỉnh thì các lần sau cũng chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.

Những sai sót khi xử lý hóa đơn, dù là nhỏ nhất cũng có thể mang lại thiệt hại không tưởng cho doanh nghiệp. Do đó, hãy để UBot Invoice đồng hành cùng các kế toán viên trên chặng đường đầy khó khăn này nhé! Hẹn gặp lại bạn trong các bài viết sau!