Xử lý mất hóa đơn

Cuối năm bộn bề công việc sổ sách, chứng từ, kế toán doanh nghiệp không thể tránh được trường hợp làm mất hóa đơn. Đừng quá lo lắng về vấn đề này vì UBot Invoice sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách chi tiết nhất, mang lại cho doanh nghiệp của bạn giải pháp tối ưu nhất khi gặp phải vấn đề này. Vậy kế toán cần làm gì khi làm mất hóa đơn đầu vào? Mức xử phạt dành cho doanh nghiệp khi mất hóa đơn trong năm 2021 và năm 2022 là như thế nào? 

Hãy cùng UBot tìm hiểu thật chi tiết trong bài viết này nhé.

Các bước xử lý khi làm mất hóa đơn đầu vào 

Khi làm mất hóa đơn đầu vào, trường hợp trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ, người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. Nhưng chẳng may người mua hoặc người bán làm mất hóa đơn liên 2 (hóa đơn bản gốc) thì bên mua cần tiến hành liên hệ với bên bán để tiến hành làm những thủ tục sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn.

Áp dụng theo quy định của khoản 2, điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn cần phải đầy đủ những tiêu chí sau đây:

  • Trong biên bản phải ghi rõ ràng liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, đã nộp thuế hay chưa và nộp trong thời gian nào.
  • Cần ký và ghi rõ ràng họ và tên của người đại diện theo pháp luật (nếu người được ủy quyền thì cần có giấy ủy quyền được ký tên). Thực hiện đóng dấu trên biên bản nếu có.
biên bản mất hóa đơn
Mẫu biên bản mất hóa đơn-Ảnh: UBot

Bước 2: Điền vào báo cáo mất hóa đơn mẫu BC21/AC 

Tiến hành điền vào báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu số BC21/AC được ban hành kèm Thông tư 39 sau đó nộp cho cơ quan Thuế đối với bản cứng. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng mẫu này trên phần mềm HTKK thì có thể nộp trực tiếp ngay trên phần mềm.

Báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn
Mẫu báo cáo mất, cháy hóa đơn-Ảnh:UBot

>> Tải về mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn TẠI ĐÂY

Bước 3: Bên người bán tiến hành sao chụp lại liên 1 của hóa đơn

Căn cứ vào quy định của pháp luật, nếu bên mua làm mất hóa đơn đầu vào thì bên người bán sẽ hỗ trợ sao chụp liên 1 của hóa đơn cho bên mua. Sau đó tiến hành ký xác nhận lại với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kèm theo biên bản đã lập ở bước 1 về vấn đề mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và cả kê khai thuế GTGT.

Lưu ý:

  • Bên bán và bên mua đều phải có trách nhiệm về độ chính xác của những thông tin đã kê khai trong biên bản và báo cáo mất hóa đơn.

>>Chi Tiết Phần Mềm Tự Động Hóa Kế Toán FPT UBot Invoice

Mức xử phạt theo quy định của pháp luật khi làm mất hóa đơn đầu vào 

Căn cứ theo quy định hiện hành tại điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP đã có chỉ rõ những quy định xử phạt trong trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn. Theo đó thì mỗi trường hợp sẽ tương ứng với một mức xử phạt khác nhau tùy theo mức độ nghiêm trọng của sự việc và tính chất của từng loại hóa đơn. Các khung xử phạt được chia thành các mức độ chính như sau:

  1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

2.Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

  1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
  1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã  hợp quy định tại khoản 1, 2, 3 
  2. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn quy định tại khoản 2 và điểm b khoản 3. Điều này do lỗi của bên lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt. nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.

Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

>>Hóa đơn điện tử là gì? Kế toán cần nắm rõ

 

Xóa bỏ nỗi lo mất, cháy, hỏng hóa đơn khi sử dụng phần mềm UBot Invoice

UBot Invoice

UBot Invoice thấu hiểu được nỗi lo của hàng triệu kế toán doanh nghiệp, UBot xuất hiện đập tan mọi nỗi lo, sự phiền muộn của kế toán khi xử lý hóa đơn. Không còn sợ những rủi ro như mất, cháy, hỏng hóa đơn và phải đóng tiền phạt theo quy định của pháp luật.

Sử dụng UBot Invoice – tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn cho doanh nghiệp là một bước đưa doanh nghiệp của bạn đến gần hơn với kỷ nguyên số, hội nhập với thời đại công nghệ 4.0. UBot Invoice sẽ tự động hóa 80% quá trình xử lý hóa đơn giúp kế toán từ những công việc như đọc hóa đơn, xuất hóa đơn, lưu trữ hóa đơn,..

UBot Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử của công ty FPT Software – một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực phần mềm điện tử và công nghệ. Lựa chọn chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử UBot Invoice sẽ là lựa chọn hàng đầu dành cho doanh nghiệp của bạn.

>>3 lợi ích vàng khi trở thành Đại lý thân thiết của UBot Invoice