“Nếu ai đó hỏi về công việc “nhàm chán” nhất của kế toán, tôi chắc chắn sẽ nói đó là xử lý hóa đơn – một công lặp đi lặp lại, thụ động – nhưng lại chiếm đến 50% thời gian làm việc của tôi. Tuy nhiên, điều này đã thay đổi sau khi công ty tôi ứng dụng UBot Invoice để xử lý hóa đơn tự động.” Chia sẻ từ chị Linh – Kế toán tại một doanh nghiệp bán lẻ.

>> Khám phá xem UBot Invoice hiệu quả như thế nào qua cuộc trò chuyện cùng chị Linh.

UBot-invoice

***

Là một doanh nghiệp bán lẻ, công ty tôi có lượng hóa đơn đầu vào, đầu ra hàng ngày rất nhiều, có khi lên đến hơn 50 hóa đơn/ngày. Tôi phải đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập/xuất kho, hợp đồng mua/bán hàng, chứng từ vận chuyển… Sau đó phải nhập tay hơn 10 trường dữ liệu lên bảng excel và phần mềm kế toán. 

Công việc “check – chép” (kiểm tra & chép lại dữ liệu) những con số cứng nhắc khiến tôi dù tập trung thế nào thì vẫn liên tục gặp phải những lỗi sai. Nếu là kế toán chắc hẳn bạn sẽ hiểu cảm giác này, nhập một hóa đơn có thể chỉ hết 2 phút, nhưng để tìm ra một hóa đơn bị nhập sai thì có khi phải mất cả ngày. 

Tuy nhiên, những vấn đề này đã được giải quyết sau khi công ty tôi đưa vào thử nghiệm UBot Invoice – phần mềm xử lý hóa đơn tự động hóa của FPT. Phần mềm này thậm chí đã vượt trên cả sự kỳ vọng của chúng tôi.

>> Đọc thêm: Case Study: Rạng Đông – Ưu thế sản phẩm “Nhất nghệ tinh” kết hợp với năng lực công nghệ

Loại bỏ hoàn toàn nhập liệu thủ công

UBot Invoice có thể quét, đọc hiểu dữ liệu trên hóa đơn và tự động nhập liệu, đồng bộ lên phần mềm kế toán. Quy trình tự động này không chỉ rút ngắn thời gian nhập liệu mà còn đảm bảo sự chính xác, không còn những lỗi sai do sự lơ đễnh của người nhập. 

Chúng tôi đã tiết kiệm được 3h làm việc mỗi ngày nhờ UBot Invoice và được “giải phóng” gần như hoàn toàn khỏi công việc nhập liệu hóa đơn thủ công.

UBot Invoice tự động quét và nhập liệu
UBot Invoice có thể quét, đọc hiểu dữ liệu trên hóa đơn và tự động nhập liệu, đồng bộ lên phần mềm kế toán. | Ảnh: UBot Portal

Một điểm cộng khác rất đáng nhắc đến của phần mềm này là khả năng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Cụ thể là xác thực nhà cung cấp trên website của Tổng cục thuế: Nhà cung cấp có đang hoạt động hay không, hóa đơn đã được đăng ký phát hành hay chưa?… Điều này loại bỏ rủi ro về những hóa đơn không hợp lệ có thể khiến chúng tôi bị phạt.

Lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn dễ dàng hơn

Không còn những tập hóa đơn cao như núi, phải sắp xếp, đóng kẹp tỉ mẩn nhưng mỗi lần tìm lại thì vẫn gian nan, hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống của UBot Invoice và có thể tra cứu, tìm kiếm rất dễ dàng. Chúng tôi còn có thể gắn nhãn hóa đơn theo thời gian, theo nhà cung cấp để quản lý dễ dàng hơn. 

Kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ hóa đơn với UBot Invoice
UBot Invoice có thể kiểm tra hợp lệ của hóa đơn rất nhanh chóng, đồng thời cung cấp công cụ giãn nhãn hóa đơn để quản lý tiện lợi hơn.

Thời gian được dành cho những công việc giá trị hơn

Nhờ rút ngắn được 80% thời gian xử lý hóa đơn thủ công, các kế toán có thể dành thời gian tập trung cho những công việc giá trị như tổng hợp báo cáo, phân tích các chỉ số tài chính để tư vấn cho ban lãnh đạo – điều mà trước đây chúng tôi không có mấy thời gian để làm. 

UBot Invoice không chỉ giúp xử lý hóa đơn mà còn gián tiếp giúp toàn bộ hoạt động trong phòng tài chính – kế toán trở nên năng suất hơn.

UBot cung cấp giải pháp phần mềm Tự động hóa vận hành (RPA) trên nền tảng đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm 40% chi phí vận hành và đảm bảo kinh doanh không gián đoạn. Các quy trình ứng dụng như: xử lý hóa đơn chứng từ, xử lý giao dịch thanh toán, tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến. Sản phẩm tự động xử lý hóa đơn UBot Invoice hiện có gần 200 khách hàng doanh nghiệp tại Việt Nam, đọc, xử lý trên 5,000 hóa đơn trực tuyến mỗi ngày. Nếu như trước đây, để xử lý 1,000 hóa đơn, doanh nghiệp cần 3 kế toán làm việc trong nhiều ngày, thì nay với UBot Invoice, phòng kế toán chỉ cần 15 phút để hoàn thành.