Giải Pháp Chấm Dứt 5 Tác Vụ Thủ Công Phổ Biến Tại Doanh Nghiệp

Sự quay trở lại của dịch COVID-19 đã không còn khiến các doanh nghiệp trong nước điêu đứng như những lần bùng phát trước đó. Nhờ sự chủ động tìm kiếm những phương thức để duy trì hoạt động kinh doanh trong mùa dịch, cũng như dành thời gian tự đánh giá và tối ưu vận hành đơn vị trong thời gian vừa qua, các doanh nghiệp Việt đang chủ động đối phó với lần bùng phát đại dịch thứ 4 bằng các giải pháp tự động hóa, giúp cắt giảm khối lượng lớn các tác vụ thủ công và tăng cường hiệu quả làm việc từ xa (tại nhà).

>> Công nghệ AI sẽ “xông trận” cùng các bác sĩ trong cuộc chiến chống COVID-19

—

Thông qua khảo sát, bài viết dưới đây tổng hợp lại 5 tác vụ thủ công phổ biến nhất tại các doanh nghiệp, đồng thời là những nhiệm vụ đã có thể hoàn toàn chuyển giao cho các robot phần mềm tự động hóa.

1. Nhập liệu 

Đọc một tài liệu và gõ lại nội dung, trích xuất một đoạn văn bản, di chuyển nội dung giữa file dữ liệu gốc tới nơi bạn mong muốn… tất cả những thao tác thủ công này không chỉ nhàm chán mà còn tồn tại rủi ro sai sót khi được thực thi bởi con người. Tuy nhiên, nhu cầu nhập liệu tại các doanh nghiệp hiện nay vẫn là vô cùng lớn. Đây là một tác vụ không thể bỏ qua và tiêu tốn quỹ thời gian của các nhân viên tại doanh nghiệp bạn.

2. Đối soát dữ liệu

Việc kiểm tra chéo tính chính xác và đồng nhất giữa nội dung của văn bản cần đối soát với văn bản chính thức giúp doanh nghiệp tránh được những sai phạm trong quá trình kinh doanh, có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc hình sự (như kiểm tra thông tin NCC của hóa đơn điện tử đầu vào, kiểm tra thông tin của ứng viên trên CV). Công việc này thường có khối lượng lớn, mang tính lặp, không đòi hỏi kỹ năng xử lý phức tạp, và nhanh chóng làm suy giảm hứng thú làm việc của nhân viên.

3. Lưu trữ dữ liệu

Tải file, lưu file, di chuyển file tập trung tại một kho dữ liệu chung của doanh nghiệp là công việc tưởng chừng như đơn giản, không tốn thời gian. Tuy nhiên, khi thống kê lại toàn bộ thời lượng mà nhân viên dành cho tác vụ thủ công này, bạn sẽ không khỏi bất ngờ trước sự âm thầm chiếm dụng quỹ thời gian làm việc từ công việc lưu trữ. Đơn cử như tại phòng kế toán, trước khi có sự xuất hiện của phần mềm tự động hóa kế toán doanh nghiệp, mỗi nhân viên phải xử lý hàng trăm hóa đơn đầu vào, tương đương với hàng trăm lượt tải về và lưu trữ các chứng từ, mỗi tháng. 

4. Tra cứu dữ liệu thủ công

Hệ lụy từ việc lưu trữ dữ liệu thủ công thiếu khoa học và tập trung, khiến cho việc tra cứu dữ liệu khi cần thiết tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên. Sự khó khăn trong việc tìm kiếm các tài liệu, văn bản của doanh nghiệp không chỉ làm gián đoạn luồng xử lý công việc của nhân viên mà còn gây ra sự chậm trễ, thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, dẫn tới đánh mất các cơ hội kinh doanh.

>> Hướng dẫn tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp

5. Lập báo cáo thủ công

Tại nhiều doanh nghiệp, việc tạo các báo cáo định kỳ theo ngày nhằm theo dõi khối lượng giao dịch và tình hình tài chính là bắt buộc. Điều này đồng nghĩa với việc các nhân viên cần dành thời gian vào cuối ngày làm việc, cũng là khoảng thời gian mà hiệu suất làm việc kém nhất, để tổng hợp các số liệu và xây dựng báo cáo. Đây là tác vụ đòi hỏi sự chính xác cao về các số liệu, song song với tốc độ xử lý nhanh, trước yêu cầu từ ban lãnh đạo của doanh nghiệp. 

—

Việc ứng dụng phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ (RPA) để loại bỏ các tác vụ thủ công kể trên, không chỉ giúp giải phóng quỹ thời gian làm việc của nhân viên, cho phép họ tập trung hơn vào các nhiệm vụ chuyên môn, đồng thời, còn cải thiện quỹ năng lượng tinh thần, giúp đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp bạn đạt được sự hài lòng cao hơn trong công việc.

Đối với phòng kế toán, khâu xử lý hóa đơn đầu vào hàng tháng là một tập hợp các tác vụ thủ công mang tính lặp và có khối lượng lớn, bao gồm kiểm tra, xác thực, lưu trữ, tra cứu, nhập liệu hàng trăm chứng từ.

FPT Ubot Invoice, phần mềm tự động xử lý hóa đơn đầu vào, chính là giải pháp tối ưu để giảm bớt khối lượng công việc thủ công của các nhân sự tại phòng kế toán nói riêng và trong toàn doanh nghiệp nói chung.

Triển khai FPT Ubot Invoice chính là bước đầu tiên để tiến tới chuyển đổi số toàn diện, loại bỏ các tác vụ thủ công trong vận hành kinh doanh và xây dựng tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp bạn.

[button text=”Dùng thử miễn phí” link=”#trial-free”]