Với sự phát triển của các công nghệ mới như RPA, AI, OCR trong kỷ nguyên 4.0, các nghiệp vụ kế toán “tay chân” thường nhật tại doanh nghiệp đã không còn cần đến sự tham gia của con người mà được thay thế bởi các công cụ, phần mềm, bot xử lý, với tốc độ và độ chính xác vượt trội.

Nghiệp vụ kế toán nào cần tự động hóa?

Khảo sát các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn tại Việt Nam, số lượng hóa đơn đầu vào mỗi tháng có thể lên tới hàng trăm, thậm chí hàng ngàn chứng từ. Để hoàn thành một quy trình xử lý mỗi hóa đơn đầu vào cần trung bình 3 phút, đối với một kế toán viên thạo việc, bao gồm các nghiệp vụ như kiểm tra xác thực thông tin với Tổng Cục Thuế (TCT); đọc và nhập liệu hóa đơn vào bảng kê excel; đồng bộ dữ liệu lên các phần mềm kế toán (PMKT); lưu trữ và sắp xếp các bộ chứng từ đúng nơi, đúng quy chuẩn của doanh nghiệp.

Trước đây, các nhân viên kế toán luôn phải dành lượng lớn thời gian và năng lượng để xử lý các tác vụ kể trên bằng phương thức thủ công, vốn luôn tồn tại rủi ro sai sót và gây mệt mỏi trong những ngày cao điểm.

Tự động hóa kế toán doanh nghiệp ra đời đã giải quyết hiệu quả bài toán về xử lý hóa đơn đầu vào.

Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào với phần mềm tự động hóa kế toán

Tự động hóa ở đây là gì? 

Tự động hóa mà chúng ta đang đề cập không giống như trong các nhà xưởng sản xuất, nơi bạn thấy các robot vật lý, các cánh tay máy di chuyển, chế tạo và lắp đặt các chi tiết. Thay vào đó, đây là các robot phần mềm được lập trình để mô phỏng y chang tác vụ của con người trên môi trường máy tính, như mở email, tải file, truy cập website, nhập liệu, v.v.

Tự động hóa giúp kế toán như thế nào?

Giờ đây, với công nghệ RPA (tự động hóa quy trình nghiệp vụ) và OCR (nhận diện ký tự quang học), toàn bộ các thao tác từ “tiếp nhận hóa đơn” cho tới “kiểm tra xác thực thông tin với Tổng Cục Thuế” đều được bot phần mềm thực hiện theo các bước tuần tự, hệt như một kế toán viên con người.

tu dong hoa kiem tra hoa don dau vao
Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào với phần mềm tự động hóa kế toán

Giải pháp OCR giúp trích xuất các trường thông tin cần thiết trong file (pdf) hóa đơn điện tử, hoặc file (ảnh hoặc scan) hóa đơn giấy; lưu trữ và bảo mật các tài liệu này trên hệ thống; sau đó nhập liệu văn bản vào những trường thông tin của bảng kê theo đúng thứ tự, đúng mẫu.

Nhờ đó, nhanh chóng hoàn thành các file dữ liệu cần thiết cho phòng kế toán.

tu dong hoa nhap lieu hoa don dau vao
Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào với phần mềm tự động hóa kế toán

Tuy nhiên, ưu thế của bot so với con người nằm ở khả năng hoạt động ổn định, tốc độ xử lý và độ chính xác vượt trội, bởi con người có giới hạn thể chất nên sẽ dần mệt mỏi và giảm hiệu suất theo thời gian (cho đến khi được nạp lại năng lượng). 

Vận hành thực tế cho thấy, tác vụ kiểm tra xác thực thông tin hóa đơn đầu vào từ NCC với dữ liệu trên Tổng Cục Thuế, bot phần mềm chỉ mất 3 giây. Trong khi đó, thao tác thủ ng mất tới 3 phút, đối với một nhân sự kế toán thạo việc. Kết quả tương tự đối với tác vụ nhập liệu từ file hóa đơn sang các bảng kê excel, hay phần mềm kế toán.

Một vài ví dụ về tự động hóa kế toán doanh nghiệp cụ thể

Trong trường hợp bạn sở hữu một doanh nghiệp bán lẻ, với nhiều chi nhánh, có số lượng hóa đơn đầu vào hàng tháng từ 500-1000. Khi sử dụng giải pháp tự động hóa, bên cạnh việc xử lý nhanh chóng một khối lượng lớn các hóa đơn đầu vào, công nghệ này còn giúp giảm tải áp lực hàng ngày tại phòng kế toán. 

Số lượng nhân sự và số giờ làm việc dành cho tác vụ xử lý các hóa đơn đầu vào giảm một nửa so với trước khi ứng dụng. 

Sự dư dả về nhân sự và số giờ làm việc giờ đây sẽ được sử dụng cho các nghiệp vụ kế toán khác, hoặc đầu tư cho công tác đào tạo nhân sự mới, hoặc học hỏi các kỹ năng, kiến thức mới phục vụ cho công việc.

loi ich tu dong hoa xu ly hoa don dau vao

Trong trường hợp đơn vị bạn là một đại lý thuế, dịch vụ kế toán thuê ngoài, vốn thường có một vài thời điểm trong tháng với số lượng hóa đơn đầu vào từ khách hàng gửi về để xử lý rất lớn, còn lại là thấp điểm suốt tháng. 

Nếu duy trì một số lượng lớn các nhân viên túc trực thì không tối ưu về chi phí vận hành. 

Tuy nhiên, nếu không thể giải quyết kịp thời khối lượng hóa đơn khổng lồ lúc cao điểm do thiếu nhân lực thì sẽ bị khách hàng đánh giá dịch vụ không đạt, không hài lòng, và khó duy trì hợp tác.

Ứng dụng công nghệ tự động hóa chính là giải pháp phù hợp để tăng hiệu suất xử lý hóa đơn mà không cần tăng thêm nhân lực cho các đại lý thuế hay dịch vụ kế toán của bạn.

Một giải pháp tự động hóa kế toán mạnh mẽ từ nhà cung cấp phần mềm hàng đầu Việt Nam

FPT Ubot Invoice là phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào tự động, dựa trên ng nghệ lõi RPA tiên tiến, được phát triển bởi tập đoàn FPT.

Ngay lúc này đây, hơn 50 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam đang ứng dụng Ubot Invoice tại phòng kế toán để:

✔️ Tự động kiểm tra, đối soát dữ liệu hóa đơn đầu vào với Tổng Cục Thuế

✔️ Tự động nhập liệu từ ảnh chụp, file scan hóa đơn giấy hoặc file pdf hóa đơn điện tử

✔️ Tự động lưu trữ dữ liệu trên đám mây, với thời hạn lên tới 10 năm và ng nghệ bảo mật tuyệt đối từ FPT Software

✔️ Tra cứu thuận tiện các chứng từ với bộ lọc tìm kiếm và hệ thống gán nhãn thông minh

✔️ Xuất dữ liệu nhanh chóng từ Ubot Invoice và đồng bộ lên các PMKT phổ biến để xây dựng các báo cáo theo yêu cầu.

Để đánh giá chính xác nhu cầu của phòng kế toán và mức độ phù hợp của giải pháp tự động hóa kế toán FPT Ubot Invoice với doanh nghiệp mình, liên hệ ngay với Ubot qua hotline hỗ trợ 0948 34 3456 hoặc đăng ký tư vấn miễn phí tại website.

Đăng ký miễn phí

Ubot là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, Ubot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs.