Đối với mỗi doanh nghiệp, nghiệp vụ xuất hóa đơn là vô cùng quan trọng đối với bộ phận kế toán. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được chính xác thời điểm xuất hóa đơn đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau theo đúng quy định của pháp luật. Căn cứ vào khoản 2, điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC về từng thời điểm xuất hóa đơn cho các đối tượng hoạt động theo pháp luật như sau:
>>Hướng dẫn chi tiết chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Thời điểm xuất hóa đơn cụ thể cho từng loại hóa đơn
Hóa đơn hàng hóa
Thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa (hay chính là ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa) là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hoặc sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt là đã thu tiền hay chưa thu tiền. Trong trường hợp số lần giao hàng nhiều thì mỗi lần giao hàng sẽ tương ứng với một lần lập hóa đơn và xuất hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị của hàng hóa được vận chuyển.
Ảnh: Mẫu hóa đơn bán hàng
Hóa đơn dịch vụ (đối với các hoạt động cung ứng dịch vụ)
Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ là ngày mà những việc cung ứng dịch vụ được hoàn thành xong, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày thu tiền chính là ngày lập hóa đơn.
Hóa đơn cung cấp điện, dịch vụ viễn thông, nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với các hoạt động nêu trên sẽ được lập chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước đã được tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình kỹ thuật số. Kỳ quy ước sẽ là thước đo để tính ra lượng hàng hóa dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông và người mua.
Ảnh: Mẫu hóa đơn dịch vụ viễn thông
Hóa đơn xây dựng, xây lắp
Thời điểm xuất hóa đơn đối với hóa đơn xây dựng,ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, dự án, hạng mục công trình, lắp đặt hoàn thành. Hóa đơn không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ dự án đó.
Hóa đơn xăng dầu
Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu, ngày lập hóa đơn sẽ được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận trong trường hợp xăng dầu được bán tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng chứng khoán. Thời gian chậm nhất có thể đó chính là ngày cuối cùng trong tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Ảnh: Mẫu hóa đơn xăng dầu
Hóa đơn xuất khẩu
Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu sẽ giống với thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa, khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài loại hóa đơn được sử dụng đó chính là hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế sẽ là ngày xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan trên giấy tờ khai.
Mẫu hóa đơn xuất khẩu
>>Ubot Invoice: Tặng ngàn hóa đơn tri ân kế toán
Mức xử phạt đối với lập hóa đơn không đúng thời điểm
Một số doanh nghiệp chưa nắm rõ được những quy định về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hoạt động như thế nào nên thường sẽ bị xử phạt theo khung xử phạt của pháp luật theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP . Các mức xử phạt được đưa ra cụ thể dựa trên từng hành vi là như sau:
- Phạt cảnh cáo
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng
>> Chi tiết xem tại: Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Bên cạnh những mức xử phạt trên, chúng ta còn phải lưu ý đến những vấn đề đặc thù của từng hoạt động cần xuất hóa đơn ví dụ như hoạt động xây dựng. Các dự án xây dựng, căn cứ vào K Công văn 2104/TCT-KK của tổng cục Thuế hướng dẫn cục thuế Hà Nội :
“ Căn cứ hướng dẫn trên, trường hợp Ban quản lý dự án Xây dựng phòng thí nghiệm Dioxin mua hàng hóa từ các nhà cung cấp (trang thiết bị, vật tư sử dụng để nghiên cứu). Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan làm chậm thanh toán tiền hàng dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn Giá trị gia tăng khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì Ban quản lý được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn Giá trị gia tăng hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Các đơn vị cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án bị xử phạt về hành vi sử dụng hàng hóa.”
Quy định về xuất hóa đơn đầu ra theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 16,Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Hóa đơn phải được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn, hóa đơn phải được viết từ số nhỏ tới số lớn, theo trình tự từ quyển nhỏ tới quyển lớn, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị, cửa hàng, chi nhánh trực thuộc sử dụng chung một mẫu hóa đơn.
Phải có sổ theo dõi, phân bố số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở trực thuộc đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm sử dụng chung một hình thức hóa đơn thì cần. Các đơn vị, cơ sở này cần sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân bổ.
