“Người người nhà nhà đều háo hức mong đến cuối năm, nhưng chắc kế toán thì chẳng mong mấy đâu” (cười) – Chia sẻ của chị Nguyễn Linh, kế toán trưởng tại một công ty thương mại chuyên phân phối các mặt hàng bánh kẹo.

***

Khối lượng công việc nhân hai, nhân ba

Cuối năm, khi các bộ phận khác háo hức đợi lương đợi thưởng và giãn việc hơn một chút, thì cũng là lúc kế toán quay cuồng trong khối lượng công việc gấp nhiều lần thường ngày.

Nào là kiểm kê tài sản, rà soát sổ sách chứng từ, lập báo cáo tài chính, lập tờ khai thuế, làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, in sổ sách, sắp xếp chứng từ… và muôn vàn công việc khác cần được hoàn thành trong tháng 12 cuối năm và tháng 1 năm sau. Nhiều lúc chỉ muốn phân thân ra mà vẫn không hết việc.

Những buổi tối OT 

Nếu có cuộc bình chọn xem bộ phận nào sợ deadline nhất, thì chắc kế toán cũng đoạt chức vô địch luôn. Vì “deadline” của kế toán đều do các cơ quan nhà nước đặt ra, nộp báo cáo chậm ngày nào là công ty sẽ bị phạt ngày ấy. Vì vậy, không ai dám lơ là, cả phòng mình đến mùa cuối năm này là hôm nào cũng phải làm thêm ở công ty đến 9,10h đêm, sau đó lại về nhà hoàn thành nốt. 

Kế toán mùa cuối năm

“Mùa báo cáo” là những buổi tối bù đầu ở công ty đến 9,10h đêm… |Ảnh: freepik

Ám ảnh về “lệch sổ”

Nhặt số để làm báo cáo chưa đáng sợ bằng việc làm xong mà số không cân, tài sản mà lệch với nguồn vốn, hoặc số liệu trên BCTC, trên tờ khai và các sổ chi tiết không khớp nhau thì kế toán “hết hồn”. Lúc này ngồi dò tìm lỗi sai tốn rất nhiều công sức, có khi mất đến nửa ngày.

Nguyên nhân thường do trong quá trình lên sổ sách, kế toán nhập liệu sai thông tin hóa đơn. Như ở công ty mình, số lượng hóa đơn cần nhập hàng ngày có khi đến 70-100, nhập liệu thủ công với lượng lớn hóa đơn nên rất dễ nhầm lẫn. Có lần mình phải dò tìm lại hàng tập hóa đơn dầy mới được lỗi sai.

Kế toán đối chiếu sổ sách cuối năm

Làm báo cáo mệt 1 thì ngồi đối chiếu sổ sách, hóa đơn để tìm lại lỗi sai còn mệt gấp 10 lần. | Ảnh: freepik

Tuy nhiên, từ giữa năm nay bên mình đưa vào sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn UBot của FPT, mình thấy đỡ “cực” hơn nhiều. Trước đây phải nhập thủ công thì bây giờ phần mềm tự quét dữ liệu để trích xuất thông tin, mình có thể tải về dưới dạng file excel rồi đưa dữ liệu lên PM kế toán nhanh chóng. Vì khâu nhập liệu được tự động hóa hoàn toàn nên gần như không còn lỗi sai, thông tin hạch toán lên sổ sách cũng chính xác hơn.

Mình để ý những sai lệch mà gần đây mình phải xử lý để chuẩn bị làm báo cáo, thì đều nằm ở giai đoạn nửa đầu năm, nghĩa là trước khi sử dụng UBot. Mà bạn biết đấy, giảm một nửa số sai sót phải “truy tìm” là tiết kiệm được cho kế toán nhiều buổi tối phải làm thêm, vò đầu bứt tai ở công ty.

Không chỉ mùa cuối năm này mà ngay cả trong công việc ngày thường, việc xử lý hóa đơn cũng tiết kiệm được cho kế toán phòng mình 2-3h làm việc mỗi ngày.

Mình nghĩ rằng công nghệ thông tin bây giờ đã rất phát triển. Các kế toán nên đề xuất với công ty đầu tư thêm, không chỉ để giảm tải cho kế toán mùa cuối năm mà công việc trong năm cũng hiệu quả hơn. 

Vì vậy mình đã giới thiệu UBot cho bạn bè làm kế toán và chia sẻ trên một số cộng đồng kế toán mình tham gia trên Facebook. UBot có thể xuất file theo định dạng chuẩn của hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay (từ MISA, Fast, Bravo, 1C, Smart Pro,…) nên công ty nào cũng có thể sử dụng.

Vừa lúc công ty mình dùng hết gói dịch vụ cũ thì UBot giới thiệu chương trình giới thiệu Đại lý Kế toán –  nhận tỷ lệ chiết khấu hấp dẫn lên tới 40% trên tổng giá trị hợp đồng & miễn phí ngay Gói xử lý tự động 500 hoá đơn, nên mình càng nhiệt tình giới thiệu cho bạn bè hơn, vừa chia sẻ sản phẩm tốt lại còn tiết kiệm được thêm cho công ty.

UBot là sản phẩm được phát triển bởi akaBot – FPT Software, đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm Tự động hóa vận hành (RPA) trên nền tảng đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm 40% chi phí vận hành và đảm bảo kinh doanh không gián đoạn. 

Sản phẩm tự động xử lý hóa đơn UBot là sản phẩm

hiện có gần 200 khách hàng doanh nghiệp tại Việt Nam, đọc, xử lý trên 5,000 hóa đơn trực tuyến mỗi ngày. Nếu như trước đây, để xử lý 1,000 hóa đơn, doanh nghiệp cần 3 kế toán làm việc trong nhiều ngày, thì nay với UBot Invoice, phòng kế toán chỉ cần 15 phút để hoàn thành. Với mỗi quy trình của Doanh nghiệp, chúng tôi có một UBot phục vụ.

Mọi thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ mmail: support@akabot.com  hoặc hotline: 0948343456  

>> Đọc thêm: Chuyện nghề kế toán P2: Tôi nghe đồng nghiệp gọi mình là “mụ kế toán xấu tính”