Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành để hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý Thuế liên quan trực tiếp đến các quy định về hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, một số vấn đề liên quan tới nội dung, thời hạn, xử lý hóa đơn điện tử,… sẽ được điều chỉnh, quy định chi tiết. Để cập nhật các thông tin chính xác nhất của Thông tư 78, mời bạn đọc theo dõi bài viết!
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử được áp dụng khi nào?
Theo Điều 11, Khoản 1, thông tư 78 của Bộ Tài Chính về hiệu lực thi hành đã quy định:
“Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn,chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Như vậy có thể hiểu, Thông tư 78 được chính thức áp dụng từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 được trơn tru, chủ trương của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử được triển khai qua 2 giai đoạn, doanh nghiệp khi nhận được email thông báo của Cục Thuế sẽ tiến hành chuyển đổi ngay. Cụ thể
- Giai đoạn từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022: 6 tỉnh áp dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 trước tiên là Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bình Định, Phú Thọ
- Giai đoạn 2 từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022: Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh thành phố còn lại theo quy định tại Quyết định 206/QĐ-BTC của Bộ Tài chính
Các bước chuyển đổi hóa đơn theo thông tư 78
Sau khi xác định được doanh nghiệp của mình có thuộc nhóm đối tượng phải chuyển đổi hóa đơn theo Thông tư 78 hay không, nếu có, các doanh nghiệp hãy thực hiện 4 bước sau để thành công chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử:
Bước 1: Liên hệ với các bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi hóa đơn
Sau khi nhận được Thông báo Mẫu 41/TBTĐ-HĐĐT của Cục Thuế địa phương, doanh nghiệp xác định mình thuộc trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan Thuế và có phải trả phí dịch vụ hay không. Sau đó liên hệ với bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Bước 2: Điền mẫu Đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi cho Cơ quan Thuế
Doanh nghiệp đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, có thể gửi thông qua Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến Cổng điện tử – Hệ thống hóa đơn điện tử.
Sau đó, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT tiếp nhận hoặc không tiếp nhận.
>> Tải mẫu Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại đây!
Nếu bạn chưa biết cách điền tờ khai này, xem ngay bài đăng “Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” của UBot nhé!
Bước 3: Thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn và hóa đơn điện tử theo mẫu cũ
Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn giấy và các hóa đơn điện tử theo mẫu cũ của Thông tư 32/2011/TT-BTC theo 3 bước sau:
Sau đó, doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/AC và Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC gửi đến cơ quan thuế qua HTKK.
Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử mới theo định dạng chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC
Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp phù hợp đã tìm được ở Bước 1 để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử mới. Nếu doanh nghiệp đã liên kết với đơn vị cung cấp từ trước thì nghe hướng dẫn và tiến hành lập hóa đơn mới theo chuẩn Thông tư 78.
Các quy định mới về hóa đơn điện tử cần lưu tâm tại Thông tư 78
Ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 78
- Mẫu số hóa đơn điện tử
Theo quy định, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6 trong đó: Số 1 – hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; Số 2 là hóa đơn điện tử bán hàng; Số 3 – hóa đơn điện tử bán tài sản công; Số 4 – hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Số 5 là kí hiệu dành cho các nội dung của hóa đơn điện tử như: tem, vé, thẻ, phiếu thu, các chứng từ điện tử khác; Số 6 là thể hiện phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Ký hiệu hóa đơn điện tử là dãy gồm 6 ký tự. Trong đó có chữ viết và chữ số. Các kí tự này phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có chứa mã của Cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã. Trong đó có các thông tin cơ bản như năm lập hóa đơn, phân loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:
+ Ký tự đầu tiên bằng chữ (C hoặc K): Trong đó chữ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế. Còn chữ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
+ Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số La Mã): Là thông tin năm lập hóa đơn điện tử.
+ Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H giúp phân loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
+ Hai ký tự cuối cùng (chữ viết bất kỳ): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Trường hợp không có nhu cầu thì để là YY.
Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Quy định này được hướng dẫn tại Điều 3 thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong đó, quy định: người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được ủy nhiệm cho bên thứ 3 (được hiểu là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) để lập hóa đơn điện tử cho các hoạt động mua bán kể trên.
- Nội dung hóa đơn ủy nhiệm
Trên hóa đơn ủy nhiệm phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và cả bên được ủy nhiệm, phải đúng với thực tế phát sinh.
- Thủ tục ủy nhiệm
Thủ tục ủy nhiệm thông qua hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận, trong đó đảm bảo các nội dung:
– Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số của đơn vị ủy nhiệm và đơn vị nhận ủy nhiệm:
– Các thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử ủy nhiệm bao gồm loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Mục đích ủy nhiệm.
– Thời hạn ủy nhiệm.
– Phương thức thanh toán cho hóa đơn ủy nhiệm (nêu rõ trách nhiệm trên hóa đơn ủy nhiệm)
Thông tin về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử giữa 2 bên cần phải thông báo cho Cơ quan Thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Áp dụng hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng
Đây là điểm mới trong thông tư 78/2021/TT-BTC mới được ban hành. Trong đó quy định:
- Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng: ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên với thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ ngân hàng. Trong đó bao gồm đầy đủ bảng kê hoặc chứng từ xác nhận của hai bên.
- Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng thường xuyên và số lượng nhiều: thì thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba liên quan. Tuy nhiên thời hạn chậm nhất không quá 10 ngày của tháng sau tháng phát sinh.
Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế
Theo thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử quy định: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế đảm bảo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ.
- Đối tượng áp dụng
Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh. Họ được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế. Hoặc chọn sử dụng hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không mã.
- Nội dung áp dụng
Bao gồm các trường thông tin của người mua và người bán. Trong đó, chú trọng các chi tiết về tên, địa chỉ, mã số thuế người bán. Còn người mua nếu yêu cầu sẽ được bổ sung thông tin.
Trên hóa đơn ghi rõ các nội dung về: tên loại hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của Cơ quan Thuế.
Hướng dẫn các thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC
Xuất hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Sau khi thành công đăng ký và được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xuất hóa đơn điện tử bởi vì quy trình này tương đối khác biệt so với xuất hóa đơn giấy. Quy trình bao gồm bốn bước:
Tuy nhiên, bên cạnh quy trình xuất hóa đơn, còn rất nhiều quy định khác xoay quanh vấn đề này tương đối phức tạp như: quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử, mức xử phạt khi xuất hóa đơn điện tử sai quy định,… cần được lưu ý đặc biệt!
Tra cứu hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Chỉ khi hóa đơn điện tử được phát hành thành công thì tính hợp lệ của hóa đơn đó mới được đảm bảo, doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng trong quá trình kinh doanh.
Nhưng làm thế nào để biết việc phát hành có thành công hay không? Câu trả lời là doanh nghiệp phải tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử của mình. Quy trình này chỉ gồm bốn bước đơn giản, chi tiết từng bước có trong bài viết “Hướng dẫn tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp” của UBot. Các bạn truy cập vào link để xem hướng dẫn nhé!
Tra cứu mẫu hóa đơn điện tử
Việc tra cứu mẫu hóa đơn điện tử nhằm mục đích xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đó. Tùy loại hóa đơn (có mã/không có mã của Cơ quan Thuế) sẽ tương ứng với các hình thức tra cứu khác nhau: Tra cứu bằng UBot Invoice, tra cứu bằng website của Tổng cục Thuế,…
>> Hướng dẫn tra cứu mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hủy hóa đơn
Hủy hóa đơn là việc bắt buộc phải làm nếu doanh nghiệp của bạn lỡ in sai hóa đơn, quyết định không dùng hóa đơn đó nữa,… Và quy trình này không hề đơn giản. Vậy bạn cần lưu ý điều gì khi hủy hóa đơn? Thế nào là Hội đồng hủy hóa đơn? Họ hoạt động như thế nào? Tìm kiếm câu trả lời trong bài viết “Quy trình hủy hóa đơn” của UBot nhé!
>> Hủy hóa đơn khi giải thể doanh nghiệp, cần làm những gì?
>> Tải bộ hồ sơ hủy hóa đơn tại đây!
Thu hồi hóa đơn
Thu hồi hóa đơn được hiểu như là bước đệm trước khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn bị sai hoặc không sử dụng nữa. Do đó, sẽ có sự khác biệt rõ ràng trong hai quy trình này như trường hợp thu hồi/hủy hóa đơn khác nhau, lưu ý khi thu hồi/hủy hóa đơn khác nhau và đặc biệt là các mẫu biên và cách điền các mẫu đó khác nhau.
>> Tải mẫu biên bản thu hồi tại đây!
Xử lý sai sót trên hóa đơn
Như thế nào sẽ được tính là sai sót trên hóa đơn? Đó là khi bạn viết sai những thông tin như tên người mua/bán, viết sai tên, số lượng hàng hóa giao dịch, nghiêm trọng hơn có thể là viết sai mã số thuế, tiền thuế,… Tuy nhiên, cho dù là trường hợp nào, bạn hãy an tâm vì luôn có hướng xử lý cho mọi vấn đề nhé!
Nếu doanh nghiệp của bạn phát hiện sai sót trên hóa đơn sau khi đã gửi nó cho người mua, tham khảo cách giải quyết sau từ UBot:
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Trong trường hợp phát hiện lỗi sai khi chưa gửi cho người mua hoặc lỗi sai bị phát hiện bởi Cơ quan Thuế thì cách xử lý nằm tại bài viết “Quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử” của UBot,
>> Các bước xử lý khi viết sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử
Trên đây là những điểm nổi bật trong Thông tư 78 về hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin mà bài viết cung cấp sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình này cũng như đảm bảo quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử diễn ra kịp thời, nhanh chóng và chuẩn xác!
