Kể từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc doanh nghiệp chưa thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78. Cùng theo dõi hướng dẫn chi tiết thủ tục này qua bài viết này.
Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định của nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022 tất cả các đối tượng sau phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử:
- Các tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước (trừ các cơ sở kinh doanh được thành lập trong khoảng từ 17/09/2021 đến ngày 30/06/2022 và chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT – Quy định tại điều 12 thông tư 78)
- Các hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để đủ điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử với tổng cục thuế, trước hết, cơ sở kinh doanh cần đáp ứng những điều kiện sau đây:
- Có chữ ký số còn hiệu lực ký.
- Có thiết bị truy cập mạng internet, đường truyền internet đủ khả năng để thực hiện kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Xây dựng được cơ sở dữ liệu để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong 10 năm hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cấp phép
- Có phần mềm bán hàng kết nối và tự động chuyển dữ liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp mới thành lập thì chưa bắt buộc đáp ứng yêu cầu này.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo nghị định 123 và thông tư 78
Theo điều 15 Nghị định 123, cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã được đơn giản hóa hơn nhiều so với các quy định cũ tại thông tư 32/2011/TT-BTC. Thủ tục đăng ký chỉ còn 3 bước sau:
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trước tiên, doanh nghiệp sẽ lập tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử gửi tổng cục thuế theo mẫu Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.
- Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì truy cập vào trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và điền các thông tin tại đây
- Các doanh nghiệp còn lại sẽ làm đăng ký 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho mình.
Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký
Ngay sau khi gửi tờ khai đăng ký hoá đơn điện tử, Tổng cục Thuế sẽ gửi một thông báo xác nhận đã nhận được đăng ký của doanh nghiệp.
Lưu ý rằng thông báo này chỉ có ý nghĩa là doanh nghiệp đã nộp tờ đăng ký thành công, không phải là doanh nghiệp đã được chấp thuận sử dụng hoá đơn điện tử.
Bước 3: Thông báo chấp nhận cấp đăng ký hoặc từ chối từ Tổng cục Thuế
Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp nộp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công, Tổng cục Thuế sẽ gửi về một thông báo kết quả: Chấp nhận hoặc từ chối.
Trong trường hợp không được chấp nhận phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại từ Bước 1.
Còn nếu được Tổng cục thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ chuyển sang bước 4 .
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ
Nếu doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ, doanh nghiệp phải làm thủ tục hủy các hóa đơn này và không được sử dụng nữa.
>> Xem chi tiết tại bài viết: Hướng dẫn phương pháp hủy hóa đơn điện tử trên TB03/AC
Lưu ý: Doanh nghiệp không cần phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế như quy định cũ nữa.
Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp có thể ứng dụng nhiều công nghệ mới để công tác kế toán hiệu quả hơn. Nổi bật hiện nay là – Phần mềm xử lý hóa đơn tự động – UBot Invoice, có khả năng tự động trích xuất thông tin trên hóa đơn để đưa vào phần mềm kế toán, tiết kiệm đến 80% thời gian và đảm bảo độ chính xác 100%.
Mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT
Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Mục 1: Lựa chọn Hình thức hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần xác định xem mình thuộc nhóm sử dụng hình thức hóa đơn nào.
Xem điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại bài viết: Tổng hợp quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Các trường hợp còn lại áp dụng hóa đơn không có mã.
- Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp tích chọn theo hướng dẫn của tờ khai
- Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong hai phương thức:
– Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thuộc các ngành: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch.
– Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: các doanh nghiệp còn lại và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã. (hầu hết doanh nghiệp ở trường hợp này).
- Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng
Doanh nghiệp chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng
Mục 5: Điền Danh sách chứng thư số mà doanh nghiệp sử dụng khi xuất hóa đơn
Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn
Tích chọn khi doanh nghiệp ủy nhiệm cho đơn vị khác lập hóa đơn, còn nếu không thì bỏ trống mục này
Cuối cùng, doanh nghiệp ký số và nộp mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT theo hướng dẫn bên trên.
Kết luận
Kể từ ngày 01/06/2022, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã được áp dụng với tất cả các doanh nghiệp. Để đáp ứng việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử và được Tổng cục Thuế chấp nhận. Đồng thời, doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện về hạ tầng thông tin để có thể sử dụng hóa đơn điện tử.
Hi vọng những hướng dẫn trên của UBot sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành đăng ký hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.
