Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là một trong những điểm mới của nghị định 123 và thông tư 78. Quy định về loại hóa đơn này có rất nhiều điểm cần chú ý để tránh bị phạt do sai sót. Mời bạn cùng theo dõi trong bài viết này.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì

Theo quy định tại điểm a, khoản 2 điều 3 nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là dạng hóa đơn điện tử phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi bên bán gửi cho bên mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm:

– Số giao dịch là một dãy số duy nhất đại diện cho giao dịch đó

– Và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán.

hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Ví dụ về mã của quan thuế

Ví dụ về mã của quan thuế

HĐĐT có mã của cơ quan thuế khác với hóa đơn điện tử không có mã ở chỗ: trước khi gửi hóa đơn cho người mua, người bán phải gửi hóa đơn cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế cấp mã. Còn với hóa đơn điện tử không có mã, người bán có thể gửi trực tiếp hóa đơn cho người mua.

Đối tượng sử dụng HĐĐT có tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, các trường hợp sau phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ doanh nghiệp ở 15 lĩnh vực sau đây:

“Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy”

  • Người nộp thuế được xác định là có rủi ro cao về thuế và nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc một trong 2 trường hợp: 

– Có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ.

– Xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ

Một số trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc 2 nhóm trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Như vậy, mặc dù không bắt buộc 100%, tuy nhiên phần lớn các doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều thuộc đối tượng phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

UBot Invoice – Phần mềm xử lý hóa đơn tự động, có khả năng quét, trích xuất nội dung trên hóa đơn (kể cả mã của cơ quan thuế), đồng thời lưu trữ hóa đơn khoa học giúp kế toán tra cứu dễ dàng, an toàn, bảo mật.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thủ tục xuất HĐĐT có mã của cơ quan thuế sẽ tương đối phức tạp, cụ thể gồm các bước sau:

Bước 1

Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên tài khoản cơ quan thuế cung cấp hoặc trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bước 2

Thực hiện Ký số trên các hóa đơn đã lập

Bước 3

Gửi hóa đơn lên cho cơ quan thuế để đề nghị cấp mã. 

Lưu ý: Phải chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn. Hóa đơn sẽ được cấp mã nếu đáp ứng các điều kiện:

– Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử

– Đúng định dạng & thông tin đăng ký theo quy định

– Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng loại hóa đơn này.

Toàn bộ quá trình xét duyệt, cấp mã và gửi trả hóa đơn về cho người gửi đều sẽ được thực hiện tự động bở Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế. Thời gian để bên bán nhận được kết quả sẽ rất nhanh.

Bước 4

Bên bán gửi hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan Thuế cho khách hàng.

Một số vấn đề cần lưu ý

Phương thức chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế

Khi hóa đơn được chuyển lên cơ quan thuế để cấp mã thì cũng được coi là đã chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế.

Do đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử nữa.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trong trường hợp kế toán muốn tra cứu để xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của một hóa đơn, kế toán có thể thực hiện các bước sau:

Truy cập trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn (không cần đăng nhập)

Sau đó, nhập đầy đủ thông tin cần thiết gồm: mã số thuế người bán; Loại hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn (chỉ nhập 6 ký tự từ thứ 2 đến thứ 7 nằm trong ký hiệu hóa đơn); Số hóa đơn; Tổng tiền thanh toán; Nhập mã captcha (xác nhận)

tra cứu hóa đơn

Nhập đầy đủ thông tin cần thiết để tra cứu hóa đơn

Nếu kết quả là: “Tồn tại hóa đơn có thông tin khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn” thì hóa đơn này là hợp lệ.

Kết luận

Như vậy, bài viết đã tổng kết các quy định từ cơ bản đến chi tiết về HĐĐT có mã của cơ quan thuế, từ đối tược áp dụng cho đến các nghiệp vụ như xuất hóa đơn, chuyển dữ liệu, tra cứu hóa đơn…

UBot hi vọng sẽ giúp các kế toán doanh nghiệp “gỡ rối” và luôn hoàn thành tốt các nghiệp vụ liên quan đến loại hóa đơn này.

Trong số những nhà cung cấp dịch vụ về hóa đơn, chứng từ trên thị trường hiện nay, UBot tự hào là một đơn vị tiêu biểu. Chúng tôi cung cấp sản phẩm giải pháp xử lý hóa đơn tự động, UBot Invoice giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và loại bỏ 100% sai sót, điều mà cách làm thủ công khó lòng đáp ứng. Đặc biệt, đội ngũ tư vấn viên tại UBot luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhiệt tình các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.

Để được tư vấn kỹ hơn, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: support@akabot.com hoặc Hotline: 0948343456 nhé!