Trong thời bình thường mới, để duy trì tính liên tục trong kinh doanh và tối ưu hiệu suất vận hành, nhiều doanh nghiệp Việt tích cực ứng dụng công nghệ, công cụ kỹ thuật số, các phần mềm tại mọi phòng ban nhằm hỗ trợ con người hoặc thay thế hoàn toàn sức người. Đối với phòng kế toán nói riêng, nơi còn tồn tại nhiều nghiệp vụ mang nặng tính thủ công, có khối lượng lớn và tính lặp cao, việc ứng dụng các công nghệ hiện đại đã đem tới những thay đổi đột phá.
***
Ba cái tên nổi bật trong số các công nghệ đang được ứng dụng mạnh mẽ tại phòng kế toán phải kể đến:
- RPA – Công Nghệ Tự Động Hóa Quy Trình Bằng Robot
- OCR – Công Nghệ Nhận Diện Ký Tự Quang Học
- Cloud Computing – Công Nghệ Điện Toán Đám Mây
1. Tự Động Hóa Quy Trình Bằng Robot (Robotic Process Automation – RPA)
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) có nghĩa là sử dụng robot phần mềm mô phỏng con người thực thi các công việc trên môi trường máy tính, nhằm tự động hoá những quy trình, nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Chẳng hạn, RPA có thể được ứng dụng trong nhiều tác vụ thủ công như thu thập, lưu trữ chứng từ, đối soát thông tin hóa đơn và nhập dữ liệu đó vào bảng tính Excel, hoặc điền vào biểu mẫu.
Đặc biệt, những trợ lý ảo này có thể thực hiện các tác vụ với tốc độ và độ chính xác cao hơn con người. Điều này giúp các nhân sự kế toán được giải phóng khỏi các công việc thủ công, tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn. Qua đó, sự phối hợp nhịp nhàng giữa robot và con người đem đến những cải thiện rõ rệt cho toàn doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí vận hành, giảm thời gian xử lý, giảm sai sót và tăng hiệu suất.
2. Nhận Diện Ký Tự Quang Học (Optical Character Recognition – OCR)
Công nghệ OCR là một giải pháp tiên tiến cho phép trích xuất và nhập liệu văn bản từ định dạng ảnh hay file scan của các chứng từ kế toán hay hóa đơn giấy sang bảng kê excel hay một biểu mẫu cho trước. Qua đó, thuận tiện cho kế toán trong việc lưu trữ, xử lý dữ liệu, và loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công truyền thống.
Thực tế, OCR đã chứng minh được khả năng cải thiện hiệu quả và năng suất cao, giúp giảm thiểu lỗi sai con người và tiết kiệm 90% thời gian xử lý các chứng từ giấy của phòng kế toán.
Đặc biệt với sự kết hợp giữa RPA và OCR đã mở ra cơ hội tự động hóa một khối lượng lớn các tác vụ và quy trình nghiệp vụ của kế toán.
3. Điện Toán Đám Mây (Cloud Computing)
Công nghệ điện toán đám mây cho phép kế toán lưu trữ dữ liệu dựa trên các dịch vụ trên internet thay vì lưu trữ tại văn phòng, nhờ đó, mọi nhân sự trong doanh nghiệp có thể tiếp cận dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
Với bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, hình thức làm việc từ xa đang được nhiều công ty áp dụng. Do đó, nhu cầu tiếp cận dữ liệu linh hoạt càng trở nên thiết yếu và quan trọng trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp.
Giờ đây, với công nghệ “cloud”, toàn bộ hóa đơn và chứng từ kế toán được lưu trữ tự động trên một hệ thống tập trung, khoa học, bảo mật cao, tránh khỏi các rủi ro bị thay đổi, đánh cắp, mất mát, dù do vô tình hay cố ý.
4. Một Phần Mềm Tự Động Hóa Kế Toán Hội Tụ Cả 3 Công Nghệ Hàng Đầu
FPT Ubot Invoice là phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào tự động, dựa trên công nghệ lõi RPA tiên tiến, kết hợp cùng OCR và điện toán đám mây.
Với hạ tầng mạnh mẽ cùng đội ngũ phát triển sản phẩm giàu kinh nghiệm từ FPT Software, Ubot Invoice cung cấp các tính năng mạnh mẽ và thiết thực đối với phòng kế toán bao gồm:
- Tự động kiểm tra, đối soát thông tin hóa đơn đầu vào trong 3 giây
- Tự động lưu trữ hóa đơn và chứng từ kế toán tập trung, không giới hạn dung lượng với thời hạn lên tới 10 năm
- Tự động nhập liệu hóa đơn, gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, đồng thời dễ dàng xuất, đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán của doanh nghiệp
- Tra cứu chứng từ nhanh chóng với bộ lọc tìm kiếm và hệ thống gán nhãn thông minh
- Thống kê toàn bộ hóa đơn của doanh nghiệp theo thời gian thực.
Trong thời bình thường mới, việc trang bị FPT Ubot Invoice tại phòng kế toán là tất yếu đối với các doanh nghiệp mong muốn đạt được quy trình nghiệp vụ tối ưu và chuyển đổi số toàn diện.
[button text=”Dùng thử miễn phí” link=”#trial-free”]
| Ubot là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, Ubot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs. |
