Tự động hóa quy trình nghiệp vụ bằng robot phần mềm (RPA) đang là giải pháp công nghệ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, cũng như thích ứng với thời kỳ “bình thường mới”. Tuy nhiên, đa số các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên vẫn còn chưa nhận thức được bối cảnh và thời điểm thích hợp để ứng dụng công nghệ này vào tổ chức của mình, điển hình như tại phòng kế toán. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu về những dấu hiệu cho thấy việc áp dụng tự động hóa quy trình nghiệp vụ cho kế toán tại đơn vị bạn là phù hợp và cấp thiết.
1. Kế toán viên phải xử lý hàng trăm hóa đơn đầu vào hàng tháng
Là công việc thường xuyên phải tiếp xúc với lượng lớn thông tin, dữ liệu đầu vào; kế toán viên luôn phải chú trọng việc xử lý hoá đơn đầu vào sớm nhất có thể. Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì đều phải đối mặt với những rủi ro khi xử lý thông tin. Vì vậy, nếu thay công việc xử lý hoá đơn đầu vào thủ công bằng các robot tự động hóa, hay phần mềm tự động hóa kế toán, lượng việc “chân tay” của kế toán viên sẽ được giảm bớt, giúp họ có thêm thời gian để thực hiện những nghiệp vụ chuyên môn đem lại giá trị cao hơn.
2. Chứng từ kế toán được lưu trữ rời rạc, bảo mật kém
Với lượng lớn dữ liệu đầu vào, sự tỉ mỉ, cẩn thận là yếu tố quan trọng đối với bộ phận kế toán. Do đó, nếu doanh nghiệp đang gặp vấn đề về bảo mật lưu trữ dữ liệu thì tự động hóa quy trình nghiệp vụ chính là giải pháp hoàn hảo. Phần mềm tự động hóa sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tập trung nhất, đồng thời, nâng cao hệ thống bảo mật cho thông tin nội bộ doanh nghiệp.
3. Nhân viên kế toán gặp khó khăn khi tìm kiếm dữ liệu
Việc quản lý dữ liệu kế toán trong doanh nghiệp giữ vai trò vô cùng quan trọng. Với khối lượng dữ liệu khổng lồ, nếu không được quản lý hiệu quả sẽ gây khó khăn trong việc phân loại, tìm kiếm và sử dụng. Nhất là khi dữ liệu bị phân tán, rải rác ở nhiều tệp khác nhau thì việc quản lý càng trở nên phức tạp hơn. Đó cũng là lý do vì sao kế toán viên cần tìm đến các phần mềm tự động hóa, với bộ lọc thông minh để thực hiện công việc tra cứu nhanh chóng và thuận lợi hơn.
4. Các hóa đơn được nhập liệu không chính xác, tốn thời gian, tổn thất về tài chính
Trong quá trình xử lý hóa đơn đầu vào, các kế toán viên có thể phạm phải sai lầm như nhập liệu sai hay tính toán nhầm lẫn. Việc này không chỉ tốn thời gian sửa lỗi mà còn khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính. Hệ thống tự động hóa quy trình nghiệp vụ có thể xử lý một loạt những hành động được lặp lại nhiều lần nhanh hơn và chính xác hơn so với con người. Ứng dụng các phần mềm tự động hóa kế toán đồng nghĩa với việc giảm thiểu rủi ro, kèm theo đó là hiệu suất công việc được nâng cao đáng kể.
Giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ mà phòng kế toán của bạn có thể thử nghiệm ngay hôm nay
Khi gặp những dấu hiệu đề cập phía trên, các lãnh đạo doanh nghiệp và các cấp quản lý (như kế toán trưởng) cần xem xét ứng dụng giải pháp công nghệ phù hợp với tình hình công ty.
Một giải pháp đang được sử dụng tại phòng kế toán của hơn 100 doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam chính là FPT Ubot Invoice.
Đây là phần mềm tự động hóa kế toán, hỗ trợ xử lý tự động toàn bộ hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp, bao gồm: kiểm tra thông tin, lưu trữ, tra cứu, nhập liệu và đồng bộ dữ liệu hóa đơn với các phần mềm kế toán khác.
Ứng dụng phần mềm như FPT Ubot Invoice giúp làm giảm các trở ngại trong kinh doanh mà doanh nghiệp phải đối mặt. Những “trợ lý ảo” này có thể giải phóng 90% thời gian xử lý tác vụ thủ công, tiết kiệm 50% nhân lực và 70% chí phí vận hành phòng kế toán, đồng thời loại bỏ hoàn toàn các lỗi sai thủ công.
Để đánh giá chính xác nhu cầu của phòng kế toán và mức độ phù hợp của giải pháp tự động hóa kế toán FPT Ubot Invoice với doanh nghiệp mình, liên hệ ngay với Ubot qua hotline hỗ trợ 0823 687 889 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí tại website.
[button text=”Dùng thử miễn phí” link=”#trial-free”]
| Ubot là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, Ubot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs. |
