Hủy hóa đơn điện tử là trường hợp rất thường gặp trong thực tế, tuy nhiên lại rất dễ bị nhầm lẫn với một số nghiệp vụ khác. Cùng theo dõi bài viết để xem thủ tục hủy hóa đơn đã phát hành chuẩn nhất theo đúng thông tư 78.

Hủy hóa đơn là gì?

Theo quy định tại khoản 10, điều 3 nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa.

Doanh nghiệp không thể tự mình hủy được hóa đơn điện tử mà công việc này sẽ do cơ quan thuế thực hiện khi nhận được đề nghị của doanh nghiệp.

Ngoài ra, kế toán cũng cần phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử. Tiêu hủy là làm cho 1 hóa đơn không còn tồn tại nữa. Trong khi đó, khi hủy hóa đơn, hóa đơn đó vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin, chỉ là không còn giá trị sử dụng nữa.

ví dụ về hóa đơn đã hủy

Khi hủy hóa đơn, hóa đơn đó vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin, chỉ là không còn giá trị sử dụng nữa

 

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Căn cứ theo khoản 1 điều 19 nghị định 123/2020: 

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót, nhưng người bán chưa gửi cho người mua, lúc này người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.

Lưu ý: Duy nhất trường hợp xử lý hóa đơn điện tử viết sai này là có thủ tục hủy hóa đơn. Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua thì không được thực hiện hủy hóa đơn mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ HĐ mẫu cũ sang HĐĐT theo thông tư 78

Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này.

Chi tiết xem tại bài viết: Thủ tục hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo thông tư 78

Do hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới, vì vậy trường hợp 2 đã ít còn gặp trong thực tế. Vì vậy trong bài viết này, UBot sẽ tập trung vào hướng dẫn hủy HĐĐT đã phát hành theo quy định mới.

Như đã nói ở trên, chỉ trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị phát hiện viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì mới được thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn được quy định như sau: 

Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế

Kế toán truy cập vào phân hệ Xử lý hóa đơn, chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Các phần mềm hiện nay đều sẽ tự động kế thừa dữ liệu từ hóa đơn sai sót gốc để lập thông báo 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Tại cột 07 của thông báo, kế toán phải điền nội dung là “Hủy” .

Sau đó, kế toán ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Phần gửi Thông báo hủy hóa đơn này đều được tích hợp trên các phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Mặc dù đây không phải là thủ tục bắt buộc theo luật định, tuy nhiên để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua. 

>> Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử tại đây 

Bước 5: Tra cứu

Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, kế toán cần kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.

Một số quy định cần lưu ý

Ngoài ra, một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn:

  • Các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh… thì doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy hóa đơn. 
  • Phải nộp  thông báo 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót

Kết luận 

Hoá đơn là loại văn bản chứng minh sự minh bạch trong quy trình mua bán của doanh nghiệp, vậy nên mọi nghiệp vụ liên quan đến hoá đơn đều cần được thực hiện theo những quy định do Chính phủ ban hành. Khi chuyển đổi sang hoá đơn điện tử, thủ tục huỷ hoá đơn cũng có những điểm khác biệt tương ứng.

Bài viết đã tổng hợp những hướng dẫn hủy HĐĐT đã phát hành theo quy định mới nhất của thông tư 78. Hi vọng bài viết sẽ giúp kế toán “gỡ rối” và áp dụng nhanh chóng trong thực tế. Chúc các bạn thành công!