Evros hiểu rằng, công nghệ là yếu tố không thể thiếu để cải tiến vận hành, từ đó nâng cao chất lượng và trải nghiệm dịch vụ của khách hàng. Và họ đã ứng dụng công nghệ tự động hóa RPA để tối ưu bắt đầu từ quy trình xử lý hóa đơn mua hàng.
***
Dù là một công ty dịch vụ với cấu trúc tổ chức không phức tạp bằng các doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ…, Evros luôn tìm cách tối ưu hóa hoạt động của mình để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Evros hiểu rằng để làm được điều đó, họ không chỉ cần kỹ năng, kinh nghiệm mà còn cần đến những giải pháp công nghệ tiên tiến.
Sau khi thử nghiệm RPA trong một số dự án, chẳng hạn như quản lý cơ sở hạ tầng, kích hoạt hoặc hủy tài khoản khách hàng…, Evros đã nhận ra họ có thể mở rộng RPA để giải quyết các thách thức trên toàn công ty chứ không chỉ một vài dự án đơn lẻ.
Và công ty dịch vụ CNTT của Ireland đã lựa chọn các giải pháp tự động hóa nâng cao RPA, một sự kết hợp giữa các quy trình tự động và trí thông minh nhân tạo AI.
Evros Technology Group (hiện đã đổi tên thành Eir Evo vào tháng 3/2021) là nhà cung cấp dịch vụ quản lý Công nghệ thông tin và tích hợp hệ thống hàng đầu của Ireland, bao gồm thiết kế, triển khai và hỗ trợ cơ sở hạ tầng CNTT cho khách hàng trong 30 năm qua. Các dịch vụ của tiêu biểu của Evros là quản lý hạ tầng CNTT, các giải pháp đám mây, gia công phần mềm CNTT, mạng và bảo mật, tuyển dụng công nghệ…
Sau khi thử nghiệm RPA trong một số dự án, chẳng hạn như quản lý cơ sở hạ tầng, kích hoạt hoặc hủy tài khoản khách hàng…, Evros đã nhận ra họ có thể mở rộng RPA để giải quyết các thách thức trên toàn công ty chứ không chỉ một vài dự án đơn lẻ.
Nơi đầu tiên Evros lựa chọn ứng dụng RPA là phòng Tài chính – Kế toán. Đây là bộ phận có một số lượng lớn nhiệm vụ lặp đi lặp lại được thực hiện một cách thủ công kém năng suất. Các kế toán đang phải dành khoảng 20 giờ/tuần để xử lý hơn 1.000 hóa đơn mỗi tháng.
Thách thức này là một cơ hội tốt để Evros kiểm chứng “năng lực” của các robot phần mềm RPA. Một cuộc nghiên cứu đã được tổ chức nhằm xây dựng quy trình tự động hóa tối ưu cho công việc xử lý hóa đơn.
Evros đã từng bước sử dụng công nghệ trong vận hành như thế nào?
Evros đã bắt đầu một cách bài bản bằng cách nghiên cứu quy trình làm việc bấy giờ của bộ phận tài chính – kế toán, bao gồm:
– Đánh giá quy trình lập hóa đơn để định hình quy trình tự động hóa
– Xem xét số lượng hóa đơn, xác định các nhà cung cấp chính
– Xem xét giải pháp công nghệ nào có thể sử dụng để nắm bắt các dữ liệu hóa đơn
– Lọc ra các loại chứng từ khác đi kèm, chẳng hạn như giấy báo có
– Ghi nhận các đề xuất của chính các nhân viên kế toán.
Họ nhận ra rằng năng suất của kế toán đang bị cản trở bởi các tác vụ xử lý tài liệu thủ công bao gồm: kiểm tra email Microsoft Outlook; tìm và trích xuất các tệp đính kèm hóa đơn; in hóa đơn; nhập thông tin vào hệ thống Microsoft Dynamics NAV và lưu trữ thông tin.
Sau khi xem xét các vấn đề, Evros đã tự tin xây dựng một quy trình RPA xử lý hóa đơn tự động hóa, trong đó trọng tâm là Trung tâm AI với mô hình máy học và công nghệ “Document Understanding” – đọc hiểu tài liệu.
Robot phần mềm được “học” các mẫu hóa đơn từ các nhà cung cấp chính, quét dữ liệu trên hóa đơn để hiểu các trường dữ liệu, đồng thời xếp hạng điểm tin cậy của hóa đơn để tiếp tục phê duyệt.
Quy trình RPA xử lý hóa đơn tự động được gói gọn trong 5 bước chính:
Evros đã tận dụng 5 bước tự động hoá trong vận hành nội bộ.
Các tài liệu không đạt 80% sẽ được chuyển lại cho Nhóm tài chính để cập nhật và chỉnh sửa. Các kế toán còn có thể nhanh chóng xem và kiểm tra chéo hóa đơn này trên một màn hình thân thiện với người dùng, cập nhật những thay đổi cần thiết, sau đó áp dụng các thay đổi để nhập hóa đơn vào NAV.
Điều này sẽ cho phép robot phần mềm liên tục ‘học hỏi’ và cải thiện điểm số tin cậy. Nhờ công nghệ Học máy (ML) này mà quy trình liên tục được cải tiến và tăng số lần tự động hóa thành công.
Các bot không giám sát thực hiện hầu hết công việc, từ thu thập các tệp đính kèm trong email đến đọc thông tin hóa đơn và nhập dữ liệu vào các trường thích hợp trong NAV. Các kế toán của Evros chỉ cần chạy chúng vào mỗi buổi sáng để xử lý tất cả các hóa đơn và phát hiện những trường hợp bất thường.
Báo cáo từ Bộ phận Tài chính – Kế toán cho thấy, họ đã cắt giảm được khoảng 80% thời gian dành cho việc xử lý hóa đơn nhờ các quy trình tự động hóa RPA. Giờ đây, Phòng Tài chính – Kế toán của Evros chỉ cần dành khoảng 4 giờ/tuần để xử lý hóa đơn, so với 20 giờ/tuần như trước đây.
Thành quả này đã thúc đẩy Evros tiếp tục phát triển và ứng dụng RPA cho các quy trình khác trên toàn công ty.
Tại Việt Nam, FPT Ubot Invoice – một robot RPA cho nghiệp vụ hóa đơn, đang được đánh giá rất cao với các tính năng như: tự động tra cứu, kiểm tra, xuất dữ liệu và lưu trữ hoá đơn (giấy và điện tử), giúp doanh nghiệp tự động hoá 100% khâu xử lý hoá đơn. Đây là giải pháp giúp các công ty SMEs chưa có nền tảng công nghệ hoặc bộ phận IT riêng vẫn hoàn toàn có thể ứng dụng RPA một cách nhanh chóng với chi phí hợp lý.
Nguồn:
Human Vs Robot: What Is RPA? – Evros Technology Group
> Xem thêm Case Study khác: Gang Việt – VIET IRON: Khởi nghiệp với ngành đúc gang và nỗi lo xử lý hoá đơn
