File theo dõi công nợ là gì?
File excel theo dõi công nợ là công cụ giúp kế toán quản lý được các khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp và các khoản công nợ nội bộ khác.
Với các doanh nghiệp có số lượng khách hàng và nhà cung cấp lớn, việc kiểm soát chặt chẽ công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi được hiện trạng tài chính, thanh toán và hạn chế được việc tranh chấp nợ giữa các bên liên quan.
Tải miễn phí mẫu File excel theo dõi công nợ
Tiếp theo, bài viết sẽ giới thiệu một trong những mẫu file quản lý công nợ bằng excel được sử dụng thông dụng nhất. Khi lập biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel, chúng ta cần tạo ra 3 sheet có liên kết với nhau như sau:
- Sheet 1: Danh mục khách hàng/NCC: gồm các thông tin như mã theo dõi, mã số thuế, thông tin liên hệ của khách hàng/NCC
- Sheet 2: Sổ chi tiết công nợ: cập nhật tất cả các giao dịch công nợ chi tiết của riêng từng khách hàng/NCC
- Sheet 3: Báo cáo công nợ tổng hợp: tổng hợp lại xem với mỗi khách hàng/NCC, tổng phát sinh và dư Nợ/Có cuối kỳ là bao nhiêu, làm căn cứ trả nợ hoặc thu hồi nợ.
>> Tải ngay mẫu File excel quản lý công nợ tại đây
Cách lập file theo dõi công nợ bằng excel
Lập Danh mục khách hàng/nhà cung cấp
Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp là biểu mẫu đầu tiên mà kế toán cần phải khai báo. Thông thường sheet này sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Mã khách hàng:Là phần đã được mã hóa theo tên khách hàng/ nhà cung cấp
- Tên khách hàng: Tên khách hàng/nhà cung cấp của doanh nghiệp
- Địa chỉ liên hệ, số điện thoại
- Mã số thuế
- Ghi chú nếu cần thiết, …
Tại phần khai báo thông tin, nếu file cung cấp nhiều thông tin thì kế toán doanh nghiệp dễ theo dõi và quản lý chi tiết hơn.
Mẫu bảng khai báo danh mục khách hàng/nhà cung cấp
Lập Báo cáo công nợ chi tiết
Báo cáo công nợ chi tiết hay sổ chi tiết công nợ, sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi tiết công nợ từng khách hàng, khách hàng lấy hàng ngày nào, tổng thu bao nhiêu…
Báo cáo chi tiết tình hình công nợ được kế toán cập nhật sau mỗi phát sinh
Trên báo cáo công nợ chi tiết sẽ có các cột như:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng, địa chỉ liên hệ: Tự động cập nhật theo mã khách hàng đã khai báo ở phần danh mục khách hàng
- Ngày/tháng/năm ghi nhận có công nợ còn phải thu
- Số chứng từ ghi nhận nợ
- Nội dung trong giao dịch bán.
- Phải thu: Số tiền còn nợ sau bán cần phải thanh toán của khách hàng
- Đã thu: Tổng số tiền đã thanh toán được tất cả hoặc một phần công nợ còn thiếu.
- Ghi chú nếu có
Thông thường, kế toán sẽ mở sổ chi tiết cho từng đối tượng, ví dụ như chi tiết khách hàng/ nhà cung cấp cho các tài khoản
- 331 – phải trả người bán
- 131 – phải thu khách hàng
- 141 – tạm ứng
Các khoản công nợ được cập nhật kịp thời vào sổ chi tiết ngay khi phát sinh; Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ tổng hợp lại để tính tổng công nợ với từng khách hàng, nhà cung cấp, sau đó đối chiếu số liệu 2 bên.
Sổ chi tiết công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt, từ đó doanh nghiệp biết được công nợ của mình với từng đối tác ra sao để thanh toán/thu hồi đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, rà soát lại dễ dàng hơn nếu phát hiện số liệu công nợ bị sai lệch
Lập Báo cáo công nợ tổng hợp
Bảng công nợ tổng hợp là phần cuối cùng trong mẫu file excel quản lý bán hàng và công nợ. Bảng này được lập dựa trên sổ chi tiết công nợ, bằng cách cộng tổng các số phát sinh Nợ hoặc Có trong kỳ của từng khách hàng để tính số chốt cuối kỳ.
Cuối tháng dựa vào bảng này, kế toán doanh nghiệp sẽ chốt được công nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng hay nhà cung cấp, dựa trên tổng số lần nhập – xuất hàng.
Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả bao gồm có các thông tin sau:
- Số thứ tự
- Các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp)
- Các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả như phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ,…
Như vậy, bài viết đã giới thiệu cơ bản về mẫu file theo dõi công nợ được sử dụng thông dụng nhất. Kế toán có thể tham khảo các biểu mẫu trên để áp dụng cho công tác hạch toán của doanh nghiệp mình.
