Proforma invoice là dạng hoá đơn thường được bắt gặp thường xuyên trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vậy Proforma Invoice là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau!
Proforma Invoice là gì?
Proforma invoice (PI) – hoá đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn được cung cấp trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ thực sự được giao hoặc hoàn tất để khẳng định sự cam kết giữa người mua và người bán về việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại một thời điểm và giá cả cụ thể trong tương lai.
Proforma invoice thường bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm mô tả, số lượng, giá cả, thông tin vận chuyển và các điều khoản thanh toán. Tuy nhiên, đây không phải là một hóa đơn chính thức và không thể được sử dụng như một bằng chứng hợp lệ cho các giao dịch tài chính.
Nói cách khác, proforma invoice là một loại “hóa đơn mẫu” được sử dụng để thông báo cho người mua biết những gì họ có thể mong đợi từ một giao dịch, nhưng nó không tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho bất kỳ bên nào phải thực hiện giao dịch đó.
Phân biệt Proforma invoice và Commercial invoice
Proforma Invoice và Commercial Invoice có những điểm khác biệt chính sau đây:
| Tiêu chí | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
| Mục đích | Được sử dụng như một báo giá hoặc đề xuất giao dịch từ người bán tới người mua trước khi giao dịch thực sự được thực hiện. | Được sử dụng như một hóa đơn chính thức sau khi giao dịch đã được thực hiện, bao gồm chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp và giá cả. |
| Tính chất hợp pháp | Không phải là một hợp đồng hợp pháp hoặc hóa đơn chính thức. Nó không tạo ra nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ bên nào. | Là một hóa đơn hợp pháp chứng minh sự tồn tại của giao dịch. Nó có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng trong trường hợp tranh chấp. |
| Thời điểm sử dụng | Sử dụng trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao. | Sử dụng sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao. |
>> Đọc thêm: Giải đáp về hoá đơn thương mại (commercial invoice)
Nội dung của hoá đơn chiếu lệ
Proforma invoice thường bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin về người bán và người mua: Đây bao gồm tên, địa chỉ, và thông tin liên lạc của cả người bán và người mua.
- Ngày lập hóa đơn: Thời điểm tạo ra hóa đơn proforma.
- Số hóa đơn: Số định danh duy nhất cho hóa đơn này.
- Danh sách sản phẩm/dịch vụ: Mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được mô tả chi tiết, bao gồm số lượng, đơn giá, và tổng giá.
- Các chi phí khác: Các khoản phí khác như thuế, phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có.
- Tổng giá trị: Tổng giá trị của hóa đơn, thường bao gồm cả thuế và các chi phí khác.
- Điều khoản và điều kiện: Điều khoản và điều kiện của giao dịch, bao gồm cả điều kiện thanh toán và vận chuyển.
- Thời gian giao hàng dự kiến (ETD): Thời gian dự kiến hàng hóa sẽ rời khỏi nơi gửi.
Mẫu Proforma Invoice
Proforma Invoice có thay thế hợp đồng được không?
Câu trả lời là không. Hóa đơn proforma (proforma invoice) không thể thay thế hợp đồng.
Hóa đơn proforma chỉ là một dạng báo giá hoặc đề xuất giao dịch, không tạo ra nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ bên nào. Nó chỉ cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, số lượng, giá cả, và điều kiện thanh toán và vận chuyển dự kiến.
Trái lại, hợp đồng là một thỏa thuận hợp pháp giữa hai hoặc nhiều bên, tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho mỗi bên phải thực hiện những điều đã thỏa thuận. Hợp đồng thường bao gồm các điều khoản chi tiết hơn về giao dịch, bao gồm cả các hậu quả pháp lý nếu một bên không thực hiện những gì đã thỏa thuận.
Vì vậy, tuy hóa đơn proforma có thể là một phần quan trọng của quá trình thương lượng và lập kế hoạch cho một giao dịch, nhưng nó không thể thay thế hợp đồng.
—————-
Với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có lượng hóa đơn lớn, chứa có nhiều thông tin phức tạp về mặt hàng, thuế suất… việc xử lý các hóa đơn sẽ rất phức tạp. UBot Invoice mang đến giải pháp xử lý hóa đơn tự động đang rất được chú ý với khả năng tự động trích xuất thông tin hóa đơn, lưu trữ và tra cứu dễ dàng, nhiều báo cáo tổng hợp, phân loại chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý.
> Dùng thử UBot Invoice miễn phí để trải nghiệm khả năng quản lý hóa đơn tiện lợi hơn!
Đăng ký tại: UBot Invoice – Xử lý hoá đơn đầu vào chỉ 1 giây
