Hóa đơn điện tử là gì, có những yêu cầu gì về nội dung, hình thức? Hãy cùng UBot tìm hiểu các thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.Hóa đơn điện tử UBot Invoice

Đọc thêm: Phần 2: Hóa đơn điện tử: Giải đáp toàn bộ khái niệm và câu hỏi thường gặp

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam đang đến rất gần (tháng 6/2022). Phương thức hóa đơn mới này không chỉ làm thay đổi công tác kế toán mà còn giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu và quản trị tài chính tốt hơn.

Hóa đơn điện tử là gì? 

Điều 3 thông tư 32/2011/TT-BTC quy định khái niệm hóa đơn điện tử như sau:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.

Khoản 2 điều 3 nghị định 119/2018/TT-BTC có giải thích rõ ràng hơn như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, một hóa đơn điện tử gồm 3 đặc điểm:

  • Dạng dữ liệu điện tử

  • Do bên bán lập và ghi nhận thông tin

  • Được ký số, ký điện tử

Có thể hiểu đơn giản là thay vì xuất hóa đơn giấy bằng hình thức viết tay, lưu trữ thủ công thì các hóa đơn sẽ được lập và lưu trữ bằng phương tiện điện tử như máy tính, phần mềm.

mẫu hóa đơn điện tử của Công ty Phần mềm FPT
Một trong những mẫu hóa đơn điện tử của Công ty Phần mềm FPT.

Lưu ý: Nhiều kế toán có thói quen scan lại hóa đơn giấy để gửi trước cho KH và lưu trữ tránh mất, hỏng; các bản scan này không được coi là hóa đơn điện tử

Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp bắt buộc phải tự xây dựng phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo thông tư 32/2011/TT-BTC; hoặc thông qua một nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Do việc tự xây dựng phần mềm tương đối tốn kém thời gian và nguồn lực, vì vậy gần như tất cả các doanh nghiệp SME đều lựa chọn mua giải pháp dịch vụ hóa đơn điện tử từ một nhà cung cấp phần mềm.

Cụ thể, các công ty phần mềm này sẽ cấp cho khách hàng một tài khoản truy cập vào hệ thống của họ. Trên hệ thống này doanh nghiệp có thể lập, lưu trữ, gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng. 

Không chỉ vậy, một số giải pháp phần mềm thông minh có thể kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ RPA (quy trình tự động hóa) để xử lý các nghiệp vụ hóa đơn điện tử, giúp công tác quản lý hóa đơn nhanh hơn, chính xác hơn. Đang được đánh giá rất cao trên thị trường hiện nay là giải pháp FPT Ubot Invoice.

FPT Ubot Invoice là giải pháp tự động hóa 100% thao tác xử lý hóa đơn với các tính năng vượt trội như: tự động đọc hóa đơn điện tử; tự động tra cứu, xác thực hóa đơn với phần mềm tổng cục thuế; tự động xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán, giúp tiết kiệm 80% thời gian làm việc cho kế toán.

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: là hóa đơn áp dụng với bên bán khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
  • Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn áp dụng đối với bên bán khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
  • Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của một hóa đơn điện tử.

Các yêu cầu, quy định về hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử

Theo nghị định 119/2018/TT-BTC, các thông tin trên hóa đơn điện tử cần đầy đủ như với hóa đơn giấy bao gồm:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; người mua 
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Hóa đơn điện tử mẫu
Hóa đơn điện tử có đầy đủ các trường thông tin như trên sẽ được hệ thống tổng hợp dễ dàng để trích xuất dữ liệu trong vận đơn của doanh nghiệp. | Ảnh: UBot

Định dạng hóa đơn điện tử

Điều 5 Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có định dạng XML. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch của người mua.

Nguyên tắc của hóa đơn điện tử

  • Số hóa đơn được lập theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian (tương tự như với hóa đơn giấy)
  • Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử

– Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Hi vọng các thông tin trên đã giúp bạn đọc nắm được các thông tin về hóa đơn điện tử và sớm áp dụng thành công tại doanh nghiệp mình.

Ubot là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, Ubot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs.

Nguồn:

Thông tư 32/2011/TT-BTC

 Nghị định 119/2018/TT-BTC

Thông tư số 68/2019/TT-BTC