Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng mà người bán xuất cho người mua trong qua trình giao thương. Vậy hóa đơn thương mại là gì và được soạn thảo như thế nào? Hãy theo dõi chi tiết bài viết này nhé!
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – viết tắt là CI hay còn thường được gọi là Invoice, là một tài liệu chứng từ thương mại cơ bản do người bán phát hành cho người mua trong hoạt động buôn bán quốc tế.
Trên hóa đơn thường thể hiện một số tiền nhất định mà người mua hàng hóa dịch vụ có nghĩa vụ cần phải thanh toán cho người bán theo những điều khoản đã thỏa thuận giữa hai bên.
Trong mua bán quốc tế, đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất.
> Xem thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì và các quy định mới cần nắm rõ
2. Chức năng của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại có những chức năng chính sau:
Chức năng thanh toán
Hóa đơn thương mại là chứng từ hợp pháp để bên bán làm căn cứ cho việc thu hồi nợ từ bên mua. Vì vậy, chức năng chủ yếu của loại hóa đơn này chính là để thanh toán.
Chính vì thế, hóa đơn thương mại không thể thiếu được các nội dung cốt lõi là tổng giá hàng hóa bằng số và chữ, chi tiết giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền,… và cần có đầy đủ chữ ký, con dấu xác nhận của các bên liên quan để đảm bảo giá trị pháp lý.
Chức năng khai giá hải quan và tính số tiền bảo hiểm
Trước thời điểm nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, hóa đơn thương mại được sử dụng trong khai giá hải quan, tính số tiền bảo hiểm, kê khai thuế…
Tuy nhiên kể từ ngày 01/07/2022, chỉ có hóa đơn thương mại đầu vào (hóa đơn nhận từ một nhà cung cấp nước ngoài) thực hiện các chức năng này.
Còn khi xuất khẩu, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn xuất khẩu để làm căn cứ thông quan, kê khai thuế… Hóa đơn thương mại phía Việt Nam xuất cho đối tác nước ngoài chỉ có giá trị giao thương quốc tế chứ không được dùng để khai thuế nữa.
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu
3. Nội dung cơ bản cần có của hoá đơn thương mại
Không có quy định về mẫu hóa đơn thương mại cụ thể, tuy nhiên mỗi hóa đơn thương mại cần đảm bảo các nội dung chính sau:
Thông tin của người bán và người mua
- Người bán hàng/nhà xuất khẩu gửi hàng đi nước ngoài: bao gồm tên, địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu.
- Người mua hàng/người nhập khẩu: Tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận hàng, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
Thông tin hóa đơn
Bao gồm số hóa đơn và ngày phát hành. Các thông tin bắt buộc để làm thủ tục khai báo hải quan là số và ngày hóa đơn.
Thông tin về các điều khoản đã thỏa thuận
- Phương thức vận chuyển: ghi rõ phương thức vận chuyển gì (đường hàng không, đường biển) nhưng không cần ghi tên phương tiện hay số chuyến.
- Điều khoản giao hàng: ghi rõ nội dung, theo bản Incoterms nào?
- Điều khoản thanh toán: ghi rõ là TT, TTR, LC, No Payment, và đồng tiền thanh toán USD, EUR, JYP, …
Thông tin về kiện hàng
- Số lượng kiện: ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng lượng cả bì. Thông tin này có thể không cần chi tiết vì đã có trong Packing List.
- Đơn giá của từng mặt hàng (sử dụng đơn vị tiền tệ thanh toán).
- Giá mở rộng.
- Tiền tệ thanh toán.
- Các thông tin khác như: Số tham chiếu (số đặt hàng của người mua), Giấy phép nhập khẩu (nếu có), Phí vận chuyển/ bảo hiểm.
Mẫu tham khảo về hóa đơn thương mại
4. Một số lưu ý liên quan đến hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại mặc dù hiện đã không còn sử dụng trong kê khai, tuy nhiên vẫn có giá trong giao thương quốc tế, đặc biệt là khi có tranh chấp. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
Thời điểm phát hành
Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng gói xong hàng vào container vì khi đó đã có thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng, … Ngoài ra, HĐTM cũng có thể lập trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần giống nhau hoặc khi người mua thanh toán tiền hàng trước.
Thông tin trên hóa đơn thương mại phải thống nhất với các chứng từ khác
- Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.
- Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại (Incoterms).
- Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).
Cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh hóa đơn bị ghi sai, thiếu thông tin
Hóa đơn thương mại thường bị sai sót hoặc bỏ sót một trong các thông tin sau, vì vậy hãy kiểm tra kỹ lưỡng các vấn đề như: hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF mà hóa đơn chỉ thể hiện FOB, không có cước biển và phí bảo hiểm, không có tổng giá, không có điều khoản thanh toán, …
Để quản lý các loại hóa đơn thương mại, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT… đồng bộ và tiện lợi, doanh nghiệp có thể sử dụng những ứng dụng công nghệ xử lý hóa đơn mới,ví dụ như UBot Invoice, có khả năng trích xuất dữ liệu của mọi loại hóa đơn, tra cứu và theo dõi rất dễ dàng.
Tổng kết
Hóa đơn thương mại có ý nghĩa rất quan trọng trong giao thương quốc tế. Đây là một trong những chứng từ cơ bản để làm thủ tục hải quan cho lô hàng quốc tế cũng như xử lý các tranh chấp có thể xảy ra. Loại hóa đơn này không có mẫu chung mà sẽ do tùy từng DN thiết kế, tuy nhiên cần đảm bảo một số nội dung như trong bài đã đề cập. Mong rằng bài viết trên đã mang lại cho bạn một góc nhìn tổng quan.
