Quên tra cứu hóa đơn nên không kịp thời phát hiện thông tin nhà cung cấp bị sai, làm lại báo cáo tài chính do nhập sai dữ liệu lên phần mềm kế toán,… là những câu chuyện dở khóc dở cười đến từ khách hàng của UBot khi phải xử lý hóa đơn, chứng từ thủ công.
1001 nỗi đau khi xử lý hóa đơn thủ công
Xử lý hóa đơn, chứng từ là đầu việc phổ biến của mọi kế toán viên. Trước khi ứng dụng công nghệ, một quy trình xử lý hóa đơn truyền thống sẽ bắt đầu từ việc nhận email của nhà cung cấp, kế toán tải file hóa đơn đính kèm về ổ đĩa máy tính, đặt lại tên, ngày tháng,… để thuận tiện lưu trữ.
Sau đó kế toán tiến hành đọc và tra cứu bằng mắt thông tin trên hóa đơn với Tổng Cục Thuế. Nếu hóa đơn hợp lệ, kế toán sẽ nhập tay dữ liệu lên phần mềm kế toán.
Mỗi công đoạn xử lý thủ công như vậy đều ẩn chứa rất nhiều rủi ro và thiệt hại cho phòng kế toán nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung.
Chị Hà, nhân viên kế toán của Exedy Việt Nam tâm sự:
“Có lần mình tải hóa đơn về mà quên không kiểm tra lại thông tin nhà cung cấp với Tổng Cục Thuế, đến khi xem lại mới tá hỏa phát hiện công ty đó không còn hoạt động nữa. Đấy, nhiều khi sơ suất 1 giây thôi, nhưng thời gian và tiền bạc phải bỏ ra để giải quyết 1 giây đó lại nhiều không kể xiết.”
“Trước kia, bên mình tra cứu tính hợp lệ hay lưu trữ hóa đơn đều phải làm bằng tay hết. Việc xử lý thủ công như vậy tốn rất nhiều thời gian của bộ phận mình, làm ảnh hưởng và tồn đọng các công việc khác. Nhiều khi bên mình muốn truy xuất hóa đơn nhưng không có hóa đơn ngay lúc đó để kiểm tra.” – Chia sẻ từ chị Đào, Kế Toán Tổng Hợp Công ty Phân Bón Hàn – Việt.
Từ góc độ của người quản lý, anh Sơn, Giám đốc Công ty BePro nhận thấy xử lý hóa đơn, chứng từ thủ công có nguy cơ ảnh hưởng đến vận hành của cả doanh nghiệp:
“Việc nhập hóa đơn bằng tay sẽ tạo cho các bạn kế toán những rủi ro như là nhập sai, thiếu dữ liệu. Và điều này có thể phát sinh hậu quả rất nghiêm trọng như là phải làm lại báo cáo tài chính, không kịp nộp báo cáo cho các cơ quan liên quan, thậm chí là bị phạt. Bên cạnh đó, theo năm tháng số lượng hóa đơn ngày càng nhiều, mọi người sẽ khó tra lục hóa đơn khi cần.”
“Các thao tác làm bằng thủ công nên tốn nhiều thời gian và tài nguyên lưu trữ của Expertis. Trước khi áp dụng giải pháp UBot Invoice thì công ty có lưu trữ hóa đơn, chứng từ trên cloud, tuy nhiên cách làm này vẫn còn một số hạn chế do dữ liệu bị phân mảnh và tra cứu, trích xuất mất nhiều thời gian.” – Anh Khang, Trưởng Bộ phận Dịch vụ Kế toán – Thuế.
>> Cải thiện hiệu suất làm việc tại Bộ phận Kế toán và Thuế cùng Expertis!
Ngay cả những công ty quy mô lớn như Rạng Đông, Daikin cũng không tránh khỏi những nỗi đau tương tự.
Tại Daikin, nơi phải xử lý 40.000 hóa đơn/năm, tình trạng nhân sự kế toán căng thẳng, quá tải trong công việc là điều thường thấy.
“Mặc dù đã cố gắng áp dụng các giải pháp công nghệ nhưng do số lượng nghiệp vụ phải xử lý thủ công vẫn còn nhiều nên nhân sự kế toán không tránh khỏi sự căng thẳng và quá tải, đặc biệt là thời gian đóng sổ cuối tháng, cuối quý và cuối năm tài chính.” – Chia sẻ từ chị Thủy, Phó Giám Đốc Khối Tài Chính Kế Toán – Daikin Việt Nam.
Anh Phú, Phó Ban QLHT & CNTT Xưởng LED Điện tử & Thiết bị Chiếu sáng – Rạng Đông:
“Công việc của bộ phận kế toán phải lặp đi lặp lại và hiệu quả thì chưa cao. Tính kiểm tra và tra cứu thông tin thì thủ công, dễ gây ra sự sai sót hoặc là thiếu thông tin. Lưu trữ giấy tờ ở nhiều nơi khác nhau dễ gây ra thất lạc.”
>> Rạng Đông – Ưu thế sản phẩm “Nhất nghệ tinh” kết hợp với năng lực công nghệ
UBot Invoice – Người bạn đồng hành đáng tin cậy
Tốn thời gian, lưu trữ không khoa học, nhập sai dữ liệu lên phần mềm kế toán hay quá tải nhân sự,… là những nỗi đau mà mọi doanh nghiệp đều có thể gặp phải khi xử lý hóa đơn thủ công, dù hoạt động trong lĩnh vực nào và quy mô công ty ra sao.
Đó là lý do vì sao các khách hàng tìm đến UBot Invoice, giải pháp xử lý hóa đơn tự động do akaBot – FPT Software phát triển, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí Nhanh – Chính xác – Dễ triển khai – Dễ sử dụng.
Phần mềm giúp đơn giản hóa quy trình xử lý hóa đơn truyền thống, giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán và cam kết độ chính xác cao.
UBot đã giúp hơn 2.000 khách hàng đạt được những kết quả ấn tượng:
Đăng ký sử dụng UBot Invoice ngay từ hôm nay để nhận được ưu đãi khủng – miễn phí xử lý 500 hóa đơn đầu vào:
