Daikin – gã khổng lồ trong ngành công nghiệp điều hòa Việt Nam

Daikin là hãng sản xuất điều hòa không khí hàng đầu thế giới, đã tiến vào thị trường Việt Nam từ năm 1995 và dần khẳng định vị thế dẫn đầu ngành công nghiệp điều hòa không khí tại nước ta.

Hiện nay, Daikin Việt Nam có một nhà máy sản xuất điều hòa tại Hưng Yên với vốn đầu tư hơn 72 triệu USD, 7 văn phòng chi nhánh, 6 trạm dịch vụ và 110 trung tâm dịch vụ. 

Daikin Vietnam liên tục nằm trong Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam, Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam và Top 50 doanh nghiệp Việt Nam xuất sắc do VNR (Vietnam Report) bình chọn. 

Khó khăn khi quản lý công tác kế toán đa chi nhánh

Để tiện cho việc quản lý và phân phối sản phẩm đến khắp mọi vùng miền, Daikin Vietnam đã xây dựng mô hình hoạt động đa chi nhánh trải dài từ Bắc tới Nam. Các chi nhánh được đặt tại: Hà Nội, Hải Phòng, Nghệ An, Đà Nẵng, Khánh Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh và Cần Thơ.

Mỗi chi nhánh đều có hoạt động hạch toán kế toán độc lập, số liệu sau đó sẽ được tổng hợp về công ty mẹ để làm các báo cáo tài chính hợp nhất. 

Với lượng hàng hóa đầu vào, đầu ra rất lớn, công tác kế toán tại các chi nhánh của Daikin gặp không ít khó khăn. Hóa đơn được nhập thủ công lên phần mềm kế toán không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn rất hay xảy ra sai sót. Điều này khiến số liệu tổng hợp bị sai lệch, kế toán lại phải mất công đi rà soát, dò tìm. 

Đặc biệt, nếu báo cáo của các chi nhánh không chính xác sẽ ảnh hưởng đến báo cáo hợp nhất của tổng công ty. Sai sót của một hóa đơn nhỏ cũng có thể gây lãng phí thời gian, công sức của cả một hệ thống.

Thêm vào đó, do hóa đơn đầu vào được tiếp nhận tại các chi nhánh khác nhau nên công tác lưu trữ, kiểm tra đối chiếu đều khó thực hiện được.

Tìm thấy giải pháp ở UBot Invoice

Đứng trước thử thách phải tìm cách cải thiện vận hành của phòng kế toán, bắt đầu từ khâu xử lý hóa đơn, Daikin Vietnam đã từng nghĩ đến những giải pháp tự động hóa tiên tiến trên thế giới. Tuy nhiên, những phần mềm này đều là dạng được “may đo” riêng cho từng doanh nghiệp, không dễ áp dụng do mức chi phí cao và đòi hỏi nguồn lực công nghệ không nhỏ.

Khi bài toán còn bỏ ngỏ, Daikin Vietnam đã rất hào hứng khi nghe giới thiệu về UBot Invoice – giải pháp xử lý hóa đơn tự động của FPT Software, với dạng “đóng gói”, chi phí phải chăng và có thể triển khai ngay.

Daikin đã nhanh chóng đưa UBot Invoice vào sử dụng tại cả 7 chi nhánh và nhận được những kết quả bước đầu đáng khích lệ:

UBot Invoice có khả năng đọc, trích xuất dữ liệu trên hóa đơn một cách hoàn toàn tự động, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự chính xác 100%, không bị sót post hóa đơn theo tỷ lệ chuẩn.

Chị Huỳnh Trương Ngọc Lan, kế toán của Daikin Vietnam cho biết: “UBot Invoice giao diện dễ hiểu, khả năng đọc hóa đơn chính xác, tìm hóa đơn nhanh. Mình đánh giá hiệu quả mang lại bước đầu tương đối ổn”.

Đặc biệt, UBot Invoice còn tự động xác thực hóa đơn với Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro kê khai hóa đơn đầu vào không hợp lệ.

Tất cả hóa đơn được lưu trữ trên một trung tâm dữ liệu duy nhất, do đó công tác quản lý, tra cứu hóa đơn cũng tiện lợi hơn trước rất nhiều.

Chị Lưu Thị Việt Hòa, kế toán trưởng tại Daikin Khánh Hòa nhận xét: “Mình đánh giá cao tính năng hỗ trợ lưu trữ, xác thực thông tin hóa đơn của UBot Invoice. Ngoài ra, giao diện phần mềm khá thân thiện,đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, dễ sử dụng”.

Với những thành công bước đầu cùng UBot Invoice, Daikin có thể sẽ tiếp tục xem xét ứng dụng các giải pháp tự động hóa mới, giúp nâng cao hiệu quả vận hành cho phòng tài chính, kế toán.