Rạng Đông đã nâng cao năng suất và sự chính xác cao trong xử lý hàng nghìn hoá đơn hàng tháng với các quy trình tự động hóa bằng robot (RPA) từ phần mềm xử lý hoá đơn tự động UBot Invoice.

***

Từ “kỳ tích” thay đổi cơ cấu doanh nghiệp

Được xây dựng từ năm 1958, Công ty Cổ phần Bóng đèn phích nước Rạng Đông, tiền thân là Nhà máy Bóng đèn phích nước Rạng Đông. Đây là một trong 13 nhà máy đầu tiên được thành lập theo quyết định của Chính phủ.

Sau gần 6 thập kỉ phát triển, Rạng Đông đã luôn phát huy tốt vai trò của mình trong việc cung cấp các sản phẩm bóng đèn, phích nước chất lượng cao ra thị trường, phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và vươn ra các thị trường quốc tế. Từ một doanh nghiệp nhà nước chuyển sang công ty cổ phần với hơn 50% cổ phần do nhân viên công ty nắm giữ, Rạng Đông đã lập nên một kỳ tích trong quản trị và phát triển doanh nghiệp.

Từ 2010 – 2015, Rạng Đông kiên cường vượt qua tất cả những khó khăn khi bong bóng bất động sản và chứng khoán Việt Nam nổ vỡ và kinh tế suy thoái, để đạt doanh số tiêu thụ 2.998 tỷ đồng trong năm 2015 (tăng 6,8% so với 2014 và nộp ngân sách đạt 221,6 tỷ đồng).

UBot Invoice Rạng Đông
Rạng Đông đã làm được hai việc quan trọng là cải tiến dây chuyền sản xuất và đầu tư phát triển năng lực công nghệ.

Rạng Đông: Ưu thế sản phẩm “Nhất nghệ tinh” kết hợp với năng lực công nghệ

Theo Tổng giám đốc Công ty Nguyễn Đoàn Thăng, để vượt qua giai đoạn đó Rạng Đông đã làm được hai việc quan trọng, đó là: Cải tiến dây chuyền sản xuất và đầu tư phát triển năng lực công nghệ.

Nhờ việc gắn kết giữa nghiên cứu vào sản xuất, xây dựng phòng nghiên cứu trong doanh nghiệp, Công ty Rạng Ðông tiết kiệm hàng chục tỷ đồng mỗi năm. Với năng lực kinh tế, Rạng Đông dành 2% doanh thu hàng năm để đẩu tư đổi mới các dây chuyền công nghệ hiện đại và 20% lợi nhuận sau thuế đầu tư phát triển tiềm lực KHCN.

Kết hợp cùng FPT với sản phẩm tự động hoá vượt trội trong vận hành là một trong những chiến lược Rạng Đông ưu tiên triển khai trong năm 2021 – đặc biệt giữa thời kỳ toàn bộ nền kinh tế bị ảnh hưởng do Đại dịch Covid 19. 

Áp dụng công nghệ RPA trong vận hành để đạt hiệu suất tối đa

Quy mô và phạm vi hoạt động ngày càng mở rộng dẫn đến việc các chuỗi cung ứng phức tạp, kéo theo đó là số lượng lớn các nhà cung cấp và dịch vụ hậu cần. Trong bối cảnh cạnh tranh, sự chính xác của dữ liệu và sự kịp thời của thông tin luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu.

Chia sẻ về áp lực của riêng bộ phận Tài chính – Kế toán tại Rạng Đông cho biết: “Một kế toán mất trung bình 30 phút để hoàn thành nhập liệu, tra cứu tính hợp lệ của 50 hóa đơn. Nhưng trong 3 giờ đồng hồ họ không thể xử lý hết 300 hóa đơn, vì càng nhập càng chậm và dễ sai sót. Đồng thời, việc xử lý hóa đơn thủ công khiến việc cập nhật dữ liệu chậm, không đáp kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ quản lý điều hành. Trước những khó khăn đó, Rạng Đông quyết định chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.”

Các hóa đơn này đến từ nhiều nhà cung cấp với nhiều định dạng khác nhau, có thể là ảnh scan, file PDF, hoặc thậm chí là những trang viết tay vội vàng. Các nhân viên phải trích xuất hóa đơn và nhập thủ công lên hệ thống SAP (phần mềm kế hoạch nguồn lực). Họ thường phải nhập hơn 10 trường thông tin trên mỗi hóa đơn, sau đó lại phải so sánh dữ liệu này với đơn đặt hàng để kiểm tra xem thông tin có khớp hay không.

Công việc xử lý hóa đơn thủ công mang tính lặp đi lặp lại, rất vất vả và đòi hỏi sự cẩn thận, chăm chỉ. Tuy nhiên, các kế toán dù có cố gắng thế nào cũng không thể tránh khỏi khả năng sai sót khi phải xử lý nhập – đối chiếu một lượng hóa đơn lớn trong thời gian ngắn.

UBot Invoice Rạng Đông
Rạng Đông dành 2% doanh thu hàng năm để đẩu tư đổi mới các dây chuyền công nghệ hiện đại và 20% lợi nhuận sau thuế đầu tư phát triển tiềm lực KHCN để giảm áp lực công việc thủ công, tăng năng suất lao động.

Năm 2021, Rạng Đông một lần nữa cùng nền kinh tế cả nước đứng trước rủi ro do ảnh hưởng của Đại dịch Covid 19. Sau nhiều nghiên cứu về mô hình và sản phẩm tháng 7/2021, lần đầu tiên đội ngũ của Rạng Đông cùng “bắt tay” với các chuyên gia công nghệ của akaBot – FPT Software thực hiện ứng dụng phần mềm UBot Invoice vào tác vụ xử lý 100.000 hoá đơn cho doanh nghiệp.

Phối hợp của UBot, Rạng Đông đã tìm thấy cơ hội để giải quyết bài toán của mình với các quy trình tự động hóa bằng robot phần mềm – RPA. Công ty đã lựa chọn Phòng Tài chính – Kế toán để thử nghiệm RPA ban đầu và có những kết quả đáng kinh ngạc. Nhân viên không còn phải nhập thông tin hóa đơn vì các Robot phần mềm tự động trích xuất và nhập các trường liên quan.

Quy trình sử dụng UBot Invoice của trong vận hành xử lý hoá đơn của Rạng Đông
UBot Invoice Rạng Đông
Lần đầu tiên đội ngũ của Rạng Đông cùng “bắt tay” với các chuyên gia công nghệ của akaBot – FPT Software thực hiện ứng dụng phần mềm UBot Invoice vào tác vụ xử lý 100.000 hoá đơn cho doanh nghiệp.

Mở rộng RPA cho các đơn vị kinh doanh mới

Sau khi triển khai RPA trong vận hành, Rạng Đông kỳ vọng có thể tự động hóa gần 60% quy trình xử lý hóa đơn chỉ với các tác vụ của bộ phận Tài chính – Kế toán với những con số đáng ghi nhận và hỗ trợ xử lý 50.000 hóa đơn/ 1 năm và hiện có khoảng 60% trong số đó hoàn toàn tự động – Nhờ vậy tăng đến năng suất tổng thể tăng 20%.

Hiện tại, tất cả các công việc về xử lý hoá đơn của phòng Tài chính – kế toán Rạng Đông đều xử lý trên hệ thống của UBot Invoice (UBot Portal). Mọi vướng mắc cũng được phát hiện và cập nhật liên tục nhờ các chuyên gia công nghệ đến từ UBot, với phần mềm công nghệ lõi được đảm bảo và phát triển từ các phần mềm ưu tú từ FPT Software.

Với những kỳ vọng về kết quả trong tương lai, Rạng Đông dự kiến sẽ đẩy mạnh và mở rộng công nghệ tự động hoá RPA trong các phòng ban khác, đồng thời sử dụng thêm những sản phẩm phần mềm hỗ trợ từ Giải pháp công nghệ mà UBot FPT cung cấp.

(Bài viết dựa trên chia sẻ thực tế từ doanh nghiệp Công ty Cổ phần Bóng đèn phích nước Rạng Đông. Chịu trách nhiệm & sản xuất nội dung: Lê Hoàng Thu Huyền.)

UBot Invoice – Phần mềm tự động kiểm tra, lưu trữ, tra cứu, nhập liệu và đồng bộ dữ liệu hàng nghìn hoá đơn trong 1 click. Tìm hiểu thêm về UBot Invoice. UBot Invoice thuộc hệ sinh thái UBot – là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, Ubot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs.

>> Đọc thêm: Gang Việt – VIET IRON: Khởi nghiệp với ngành đúc gang và nỗi lo xử lý hoá đơn