Bạn đã sử dụng hóa đơn điện tử trong quy trình kinh doanh hay mới chỉ lên ý định triển khai chúng trong thời gian sắp tới? Cho dù là trường hợp nào, chắc chắn bạn không thể bỏ qua 3 lưu ý cực kỳ quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử dưới đây!
>> 3 nguyên tắc xuất hóa đơn quan trọng cần nắm rõ
1. Cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử
Trước khi chúng ta sử dụng một sản phẩm nào đó, chúng ta cần phải đọc hướng dẫn sử dụng để nắm rõ các bước cùng các lưu ý quan trọng, sử dụng hóa đơn điện tử cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên khác với các sản phẩm thông thường (đa phần đều giữ nguyên cách sử dụng theo các năm), hóa đơn điện tử là một phần trong hoạt động kinh doanh, “hướng dẫn sử dụng” của nó chính là các văn bản pháp luật. Sự phát triển đa dạng các hình thức kinh doanh, cùng với rất nhiều trường hợp hoặc sự cố phát sinh xảy ra trong quá trình làm việc, dẫn tới yêu cầu đổi mới liên tục các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử: quy định này chỉnh sửa cho quy định kia, quy định mới bổ sung cho quy định cũ,…
Ví dụ: Trong Thông tư 78/2021/NĐ-CP ban hành vào tháng 9 năm 2021 đã đưa ra quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng mà trước đó tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC không hề có.
Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định sử dụng hóa đơn điện tử hoặc đã áp dụng nó trong quá trình kinh doanh rồi, bạn nhất định phải thường xuyên theo dõi các văn bản pháp luật mới ra để tìm xem quy định mới thay thế hay bổ sung cho quy định cũ, từ đó điều chỉnh việc soạn thảo và xuất hóa đơn sao cho hợp lệ.
Ngày nay có rất nhiều nghị định, thông tư liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng những văn bản pháp luật phổ biến nhất bạn cần lưu ý là:
+ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
+ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP
+ Nghị định số 04/2014/NĐ-CP
+ Thông tư số 39/2014/TT-BTC
+ Thông tư 119/2014/TT-BTC
+ Thông tư số 26/2015/TT-BTC
+ Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT
+ Thông tư số 68/2019/TT-BTC
Mới nhất trong các năm gần đây có Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 78/2021/NĐ-CP ban hành ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số quy định trong Nghị định 123.
>> Nghị định về hóa đơn: Hiểu rõ và tuân thủ
2. Nắm rõ 7 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Dưới đây là 7 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020:
– Trường hợp 1: Tổ chức, cá nhân kinh doanh kết thúc hiệu lực mã số thuế.
– Trường hợp 2: Tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
– Trường hợp 3: Tổ chức, cá nhân kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
– Trường hợp 4: Cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đến các tổ chức, cá nhân kinh doanh để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
– Trường hợp 5: Hóa đơn điện tử được sử dụng để bán hàng giả, hàng cấm, nhập lậu,, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; sau đó bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
– Trường hợp 6: Hóa đơn điện tử được sử dụng để bán khống hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhằm chiếm đoạt tiền của tổ chức; sau đó bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
– Trường hợp 7: Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
>> Đột phá mới: Cổ phiếu và bất động sản sẽ được chuyển thành các NFT
3. Tìm ngay “Người bạn” đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp
Như đã đề cập ở lưu ý 2, những quy định về hóa đơn, chứng từ đổi mới thường xuyên, do đó các tổ chức và cá nhân kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh quy mô nhỏ rất dễ gặp vướng mắc cần được hỗ trợ. Trong trường hợp như vậy, bạn cần tìm kiếm sự giúp đỡ từ đâu? Chắc chắn đó phải là một “người bạn” đồng hành, uy tín, đáng tin cậy rồi.
Doanh nghiệp có thể liên hệ và gửi công văn lên cơ quan thuế của đơn vị mình, sau đó nhận công văn trả lời của họ để thực hiện theo hướng dẫn. Ưu điểm của cách này là thông tin vô cùng chính xác, tuy nhiên quy trình tiếp nhận, xử lý và phúc đáp của cơ quan thuế có thể là rất phức tạp, doanh nghiệp sẽ phải chờ đợi một thời gian tương đối lâu và điều này có khả năng làm chậm trễ quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Một cách nữa doanh nghiệp không nên bỏ qua là liên hệ tới nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đáng tin cậy. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, họ hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng hóa đơn, cập nhật nhanh chóng những đổi mới về quy định và đưa cho bạn những lời khuyên bổ ích nhất.
Trong số những nhà cung cấp dịch vụ về hóa đơn, chứng từ trên thị trường hiện nay, UBot tự hào là một đơn vị tiêu biểu. Chúng tôi cung cấp sản phẩm giải pháp xử lý hóa đơn tự động, UBot Invoice giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và loại bỏ 100% sai sót, điều mà cách làm thủ công khó lòng đáp ứng. Đặc biệt, đội ngũ tư vấn viên tại UBot luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhiệt tình các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.
Để được tư vấn kỹ hơn, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: support@akabot.com hoặc Hotline: 0823 687 889 nhé!
