Xuất hóa đơn theo hợp đồng liệu có nhiều khác biệt so với xuất hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử hay không? Khi lập hóa đơn này cần lưu ý điều gì? Dưới đây sẽ là câu trả lời chi tiết và chuẩn xác nhất cho tất cả những thắc mắc nêu trên!
>> Thông tư 80/2021/TT-BTC – Tóm tắt các điểm mới cần lưu ý
1. Khái niệm xuất hóa đơn theo hợp đồng
1.1 Khái niệm xuất hóa đơn theo hợp đồng
Trước khi đi sâu vào tìm hiểu các nội dung khác liên quan, trước tiên, chúng ta phải nắm rõ khái niệm hóa đơn theo hợp đồng. Trong thực tế, khi bên mua và bên bán ký kết hợp đồng với nhau, hóa đơn được xuất ra từ hợp đồng đó chính là hóa đơn theo hợp đồng, ngoài ra nó còn có tên gọi khác là Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn đỏ.
Hóa đơn theo hợp đồng là minh chứng rõ ràng nhất cho những hoạt động mua bán hàng hóa, sản phẩm, cung ứng dịch vụ giữa hai bên. Do đó, các thông tin ghi trên loại hóa đơn này phải rõ ràng, chính xác và tuân theo các quy định của pháp luật về nội dung hóa đơn.
Các loại hóa đơn theo hợp đồng đang được sử dụng là:
+ Hóa đơn giấy (Hóa đơn đặt in – Hóa đơn tự in)
1.2 Đối tượng áp dụng
Đối tượng áp dụng duy nhất của hóa đơn theo hợp đồng là những tổ chức, cá nhân kinh doanh kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như mua bán sản phẩm, hàng hóa, vận tải quốc tế, cung ứng dịch vụ trong nước, xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ sang nước ngoài,…
2. Nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng
Trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, bạn cần kiểm tra những nội dung dưới đây để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:
2.1 Thông tin của người bán/mua
– Họ và tên của người mua: phải được ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp người mua không cung cấp thông tin hoặc không lấy hóa đơn thì phải ghi chú lại.
– Tên cơ quan/tổ chức/công ty: cũng phải ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp tên cơ quan/tổ chức/công ty quá dài, người lập hóa đơn có thể tham khảo quy định viết tắt để rút ngắn tên đơn vị của mình lại.
Ví dụ, công ty trách nhiệm hữu hạn có thể viết tắt là công ty TNHH, công ty cổ phần viết tắt thành công ty CP,…
– Mã số thuế: trường thông tin này rất dễ viết sai, do đó người lập hóa đơn cần kiểm tra lại kĩ trước khi xuất hóa đơn.
– Địa chỉ: người lập hóa đơn lưu ý phải điền đúng địa chỉ được đăng ký trong Giấy phép đăng ký kinh doanh.
2.2 Đồng tiền ghi trên hóa đơn
– Phần tiền ghi trên hóa đơn theo hợp đồng sẽ không được làm tròn số lẻ.
– Trong trường hợp người mua dùng ngoại tệ để thanh toán, người lập hóa đơn phải ghi tổng tiền thanh toán bằng nguyên tệ và kèm theo Tiếng Việt tại mục “Số tiền bằng chữ”.
2.3 Chữ ký
– Chữ ký của người bán: ai là người lập hóa đơn thì sẽ là người đó trực tiếp ký, thường sẽ là thủ trưởng đơn vị, hoặc người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền để ký (phải có giấy ủy quyền), dấu của đơn vị sẽ được đóng vào bên trái của hóa đơn.
– Chữ ký của người mua: ai là người giao dịch trực tiếp thì sẽ là người đó ký. Tuy nhiên, chữ ký của người mua là không bắt buộc. Trong trường hợp người mua không trực tiếp tới mua thì người bán phải ghi rõ giao dịch qua điện thoại, qua Internet hay qua fax.
3. Lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
Bên cạnh quy định về nội dung trên hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới một vài nguyên tắc sau để quá trình xuất hóa đơn được suôn sẻ, thuận lợi:
Lưu ý 1:
Người viết hóa đơn phải là người bán.
Lưu ý 2:
Người bán phải lập hóa đơn theo hợp đồng theo đúng số thứ tự từ bé tới lớn.
Lưu ý 3:
Nếu danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài, người bán có thể xuất hóa đơn theo các hình thức dưới đây:
– Hóa đơn giấy: người bán xuất nhiều hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm bảng kê.
– Hóa đơn điện tử: người bán chỉ cần xuất duy nhất một hóa đơn gồm nhiều trang.
Lưu ý 4:
Trong ngành xây dựng, người lập hóa đơn được phép ghi thông tin về hàng hóa theo công trình được bàn giao.
Mong rằng bài viết trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho các kế toán viên nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. Hãy thường xuyên ghé thăm UBot để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
