Trong nhiều tình huống thực tế, kế toán cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho một hay một số hóa đơn đã lập trước đó. Tuy nhiên, quy định về xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78/2021/TT-BTC đã có nhiều thay đổi so với thông tư 39/2014/TT-BTC trước đây
Mời bạn cùng cập nhật cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mới nhất tại bài viết này.
Các tình huống cần điều chỉnh giảm hóa đơn
Điều chỉnh giảm hóa đơn là việc xuất hóa đơn hoặc lập một biên bản nhằm ghi nhận sự giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó.
Các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, bao gồm:
- Khi viết sai hóa đơn
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Cụ thể, theo hướng dẫn tại điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn đã lập có sai sót về thành tiền, thuế suất gtgt, tiền thuế… mà cao hơn thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế.
- Khi thực hiện giảm giá bán hàng hóa
Trường hợp sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.
- Khi thực hiện chiết khấu thương mại:
Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho KH thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm
- Khi điều chỉnh giảm doanh thu do giá trị quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng, lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính trước đó.
Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm
Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phải được ghi rõ tiêu đề là “Hóa đơn điều chỉnh” và có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Điểm khác giữa mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm của thông tư 78/2021/TT-BTC so với thông tư 32/2011/TT-BTC, đó là đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì sẽ ghi dấu âm ( ). (Theo khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC)
Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78
Hiện nay, tất cả các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã cập nhật tính năng xuất hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm. Các bước thực hiện chung như sau:
Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm
Bạn truy cập phân hệ Lập hóa đơn như bình thường và chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh. Sau đó, lựa chọn hóa đơn sai sót gốc, các phần mềm đều sẽ kế thừa dữ liệu thông tin từ hóa đơn gốc sang hóa đơn điều chỉnh.
Tại đây, bạn cần ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn theo mẫu: Điều chỉnh …..(1)….. từ …..(2)……. thành ……(3). Ví dụ: Điều chỉnh giảm giá hàng bán sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg
Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm
Bạn thực hiện điều chỉnh nội dung sai sót theo nguyên tắc, sai ở đâu sửa ở đó. Đặc biệt lưu ý: Chỉ ghi giá trị chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh
Nếu xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất, bạn giữ nguyên các ô đơn giá, khối lượng, thành tiền, còn tại ô %thuế suất, bạn ghi số % thuế cần giảm. Ví dụ: mức thuế thực tế là 8%; mức ghi nhận sai ở hóa đơn gốc là 10%; vậy ở ô %thuế suất, bạn điền (2%)
Nếu xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thành tiền, bạn chỉ điền mức giảm (chưa tính thuế) vào ô “thành tiền”; hệ thống sẽ tự động tính mức thuế giảm tương ứng.
Tương tự như vậy với trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
Bạn phát hành hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Ngoài ra, kế toán cũng cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word, in và đóng dấu nếu trên phần mềm HĐĐT không hỗ trợ tính năng này.
>> Xem thêm: Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm
Một số lưu ý về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
- Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua thì không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
- Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (Theo khoản 6, điều 12 thông tư 78/2021/NĐ-CP)
Hi vọng với các hướng dẫn trên, kế toán sẽ thực hiện thủ tục điều chỉnh tăng/giảm hóa đơn nhanh chóng, thuận lợi hơn !
