Các trường hợp cần hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm với các trường hợp cụ thể sau:

  • Khi viết sai hóa đơn: Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua hay người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện ra sai sót: Số lượng hàng hóa, giá bán,… cao hơn thực tế thì cần điều chỉnh sai sót.
  • Khi thực hiện giảm giá bán hàng hóa: khi bên bán chất thuận giá sau khi đã bán hàng (đã ghi nhận doanh thu) và phát hành hóa đơn (giảm giá ngoài hóa đơn) do hàng bán kém chất lượng, hàng lỗi, …
  • Khi thực hiện chiết khấu thương mại: trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì được lập hóa đơn điều chỉnh giảm kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.
  • Khi điều chỉnh doanh thu giảm: Khi quyết toán giá trị công trình xây dựng, lắp đặt.
  • Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không cần thiết phải lập hóa đơn điều chỉnh
mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm
Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm

Một số quy định về điều chỉnh giảm doanh thu

Theo Khoản 1, Điều 81, Thông tư 200 – BTC, việc điều chỉnh giảm doanh thu cần lưu ý một số vấn đề như sau:

Đối với các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán trả lại phát sinh cùng với kỳ tiêu thụ sản phẩm, kế toán thực hiện điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh.

Đối với sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả hàng thì kế toán điều chỉnh theo các nguyên tắc sau:

  • Nếu chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả hàng phát sinh trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì cần điều chỉnh phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán, ghi giảm doanh thu trên Báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước).
  • Nếu chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả hàng phát sinh sau thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì kế toán cần ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm 

Khi phát hiện hóa đơn sai sót về đơn giá, số lượng, thành tiền, tiền thuế GTGT, … là những sai sót ảnh hưởng đến số tiền, doanh thu, tiền thuế và hóa đơn đó đã kê khai thì kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh. Dựa vào hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán sẽ tiến hành hạch toán.

Đối với bên bán

Đối với bên bán, do đã bán hàng và xuất hóa đơn, số tiền trên hóa đơn đã tính vào doanh thu và thuế GTGT. Khi hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán phải làm bút toán ngược để trừ số tiền chênh lệch của doanh thu và thuế.

Nợ TK  511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 33311 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 111, 112, 131 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng hoặc phải thu khách hàng

Riêng với trường hợp hạch toán điều chỉnh giảm do trả lại hàng bán hoặc do chiết khấu thương mại, kế toán ghi Nợ TK 511 nếu áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133; hoặc Nợ TK 521 nếu áp dụng theo thông tư 200.

Đối với bên mua

Đối với bên mua hàng, hàng hóa đã mua về được chia thành các trường hợp: hàng hóa vẫn còn trong kho, hàng hóa đã đưa và sản xuất và hàng hóa đã xuất bán.

  • Trường hợp 1: Nếu hàng hóa vẫn còn tồn trong kho thì ghi “Giảm giá trị hàng hóa”:

Nợ TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán

Có TK 156 – Hàng hóa

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

  • Trường hợp 2: Nếu hàng đó đã đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý thì kế toán ghi giảm chi phí tương ứng:

Nợ TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán

Có TK 154, 642 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang; chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

  • Trường hợp 3: Nếu hàng hóa đã bán thì kế toán ghi “Giảm giá vốn hàng bán”:

Nợ TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

Đối với trường hợp chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

Các trường hợp hóa đơn điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán thì không được hạch toán như trên mà cần hạch toán vào các tài khoản khác. Theo thông tư 200, khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán được hạch toán vào TK 521 (5211 – Chiết khấu thương mại, 5213 – Giảm giá hàng bán)

  • Đối với bên bán, kế toán sẽ phản ánh số tiền chiết khấu thương mại/ giảm giá hàng bán:

Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

Nợ TK 3331 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 131, 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng hoặc phải thu khách hàng

  • Đối với bên mua, kế toán ghi nhận giảm giá trị hàng hóa đúng bằng số tiền được chiết khấu thương mại, cùng với số thuế tương ứng và hạch toán như trên.

Ví dụ cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Để minh họa nghiệp vụ hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán có thể tham khảo qua ví dụ sau:

Ngày 5/1/N, Công ty Công nghệ ABC xuất bán cho khách hàng theo hóa đơn như sau:

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Máy tính Laptop Lenovo Thinkpad T4560 Chiếc 10 8.000.000 80.000.000
Sạc Laptop Lenovo Thinkpad T4560 Chiếc 10
Cộng tiền hàng 80.000.000
Thuế suất GTGT (10%) 8.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán 88.000.000
Số tiền bằng chữ: Tám mươi tám triệu đồng chẵn

Hóa đơn trên đã được thực hiện kê khai vào tháng 1/N. Tuy nhiên, đến ngày 5/6/N, công ty phát hiện bị sai đơn giá, giá thực tế là 6.900.000. Khi đó, Kế toán cần lập biên bản điều chỉnh, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm:

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Điều chỉnh giảm đơn giá của hóa đơn 001 ngày 5/1/N từ 7.000.000 thành 6.900.000 Chiếc 10 1.100.000 11.000.000
Cộng tiền hàng 11.000.000
Thuế suất GTGT (10%) 1.100.000
Tổng cộng tiền thanh toán 12.100.000
Số tiền bằng chữ: Một triệu một trăm nghìn đồng chẵn

Dựa vào hóa đơn điều chỉnh, kế toán thực hiện hạch toán điều chỉnh giảm doanh thu như sau:

Bên bán (Công ty Công nghệ ABC) hạch toán Giảm Doanh thu và thuế GTGT phải nộp:

Nợ TK 511: 11.000.000

Nợ TK: 33311: 1.100.000

Có TK 131: 12.100.000

Bên mua (khách hàng)

  • Hạch toán giảm giá trị hàng hóa và thuế GTGT (nếu hàng còn tồn kho)

Nợ TK 111, 112, 331: 12.100.000

Có TK 156/632: 12.000.000

Có TK 1331: 1.100.000

Lưu ý khi điều chỉnh giảm hóa đơn

Kế toán phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm ghi rõ điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…

Căn cứ vào đó, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Kế toán cần lưu ý thực hiện những điều sau:

  • Hóa đơn đã lập trước đó bị sai chỉ tiêu nào thì điều chỉnh chỉ tiêu đó
  • Chỉ ghi giá trị chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh
  • Khi lập hóa điều chỉnh, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót hay lý do phải điều chỉnh hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm, hi vọng bài viết sẽ giúp kế toán “gỡ rối” một nghiệp vụ khó trong quá trình làm việc.