Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đã có rất nhiều thay đổi từ nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, đặc biệt là về phạm vi sử dụng. Cùng tìm hiểu về hóa đơn chuyển đổi trong bài viết này

Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Khái niệm

– Trước hết, chúng ta cùng định nghĩa lại hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì. Có thể hiểu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn bản giấy, được in ra từ hóa đơn điện tử, đảm bảo sự khớp đúng thông tin hoàn toàn với bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

– Một số đặc điểm:

+ Được ghi rõ là “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”

+ Có thông tin ngày thực hiện chuyển đổi

Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT
Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy là loại hóa đơn được cơ quan thuế đặt in hoặc do doanh nghiệp tự in (nếu đáp ứng đủ điều kiện được tự in hóa đơn) để sử dụng, bao gồm các trường thông tin được liệt kê sẵn, doanh nghiệp sẽ điền đầy đủ thông tin trên hóa đơn này khi phát sinh giao dịch bán hàng

Còn Hóa đơn chuyển đổi thì được in ra từ 1 hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp không có sự thêm, bớt, thay đổi thông tin

Về hình thức, trên hóa đơn chuyển đổi cũng sẽ có dòng chữ HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Các trường hợp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành bản giấy

  • Theo quy định cũ tại thông tư 32/2011/TT-BTC

– Bên bán hàng có thể chuyển đổi HĐĐT sang HĐ bản giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hoá trong quá trình vận chuyển và chỉ được chuyển đổi một (01) lần; 

– Bên mua được in HĐĐT sang bản giấy để lưu trữ

Quy định này áp dụng với các hóa đơn điện tử mẫu cũ và sẽ hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022

Theo điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT có thể được chuyển đổi thành HĐ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, hoặc khi có yêu cầu của các cơ quan nhà nước liên quan như cơ quan Thuế, cơ quan kiểm tra, thanh tra, điều tra.

Như vậy:

  • Quy định mới tại nghị định 123 đã mở rộng các trường hợp được chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện in hóa đơn điện tử ra bản giấy khi có nhu cầu chứ không chỉ giới hạn ở trường hợp phục vụ chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
  • Bên bán cũng không còn bị giới hạn số lần chuyển đổi như quy định cũ nữa.

Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Điều kiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy

Khi thực hiện in hóa đơn sang bản giấy, doanh nghiệp phải đảm bảo sự khớp đúng thông tin 100% giữa hóa đơn bản điện tử và hóa đơn bản giấy khi được in ra.

Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Cả quy định cũ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và nghị định 123/2020/NĐ-CP đều có hướng dẫn chung về tính pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi.

Cụ thể, HĐĐT chuyển đổi không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ và theo dõi mà không có hiệu lực trong giao dịch và thanh toán, trừ TH hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không

Như đã trình bày trong mục 3.2, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hoàn toàn không có giá trị pháp lý mà chỉ phục vụ việc lưu trữ, ghi sổ, theo dõi. Nghĩa là, bản chuyển đổi của HĐĐT không được chấp nhận để chứng minh sự tồn tại của giao dịch.

Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT không cần đóng dấu và cũng không cần có chữ ký người mua và người bán

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy

Doanh nghiệp có thể in HĐĐT thành bản giấy để tiện theo dõi và lưu trữ.

Cách chuyển hóa đơn điện tử sang bản giấy

Cách thực hiện rất đơn giản với 2 bước:

  • Tải HĐĐT về máy tính dưới dạng file PDF
  • Thực hiện in file PDF hóa đơn

Ngoài ra, hiện nay một số phần mềm hóa đơn đã cho phép in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm mà không cần tải về.

Trong số những nhà cung cấp dịch vụ về hóa đơn, chứng từ trên thị trường hiện nay, UBot tự hào là một đơn vị tiêu biểu. Chúng tôi cung cấp sản phẩm giải pháp xử lý hóa đơn tự động, UBot Invoice giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và loại bỏ 100% sai sót, điều mà cách làm thủ công khó lòng đáp ứng. Đặc biệt, đội ngũ tư vấn viên tại UBot luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhiệt tình các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.

Để được tư vấn kỹ hơn, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: support@akabot.com hoặc Hotline: 0948343456 nhé!