Sau 16 năm hoạt động, ứng dụng công nghệ vào trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp chính là chìa khóa vàng giúp Exedy Việt Nam đứng vững trên thị trường.

Công nghệ là “vũ khí” để thành công 

Công ty TNHH Exedy Việt Nam là công ty con thuộc Tập đoàn Exedy, Nhật Bản, có nhà xưởng đặt tại KCN Khai Quang, Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc, chuyên sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm chi tiết động cơ, ly hợp, côn, hộp số của ô tô, xe máy cung cấp cho các hãng lớn như Yamaha, Honda, Suzuki… 

Chính thức đi vào hoạt động từ năm 2006, cho tới nay, sau 16 năm, Exedy Việt Nam đã vinh hạnh trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu để hợp tác của các nhà sản xuất, lắp ráp xe máy lớn tại Việt Nam như Honda Việt Nam, Suzuki,…. Để đạt được thành quả này, Exedy khẳng định việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ vào trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Exedy Viet Nam

Cụ thể, để quy trình sản xuất trở nên sạch hơn, công ty đã đầu tư và áp dụng công nghệ trong sản xuất để có thể tái sử dụng các phế phẩm, tiết kiệm nguyên liệu và bảo vệ môi trường như: hệ thống thu hồi dầu ở máy móc nhằm giảm thiểu khí CO2 thải ra môi trường, hệ thống nước làm mát tuần hoàn để loại bỏ nước thải sản xuất, tái chế gỗ thừa để làm thành các vật dụng trong công ty,…

Bên cạnh sản xuất, Exedy Việt Nam cũng chú trọng đầu tư khoa học kỹ thuật để tối ưu vận hành doanh nghiệp. Một trong những bộ phận được ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất chính là bộ phận kế toán. Cùng xem các kế toán viên Exedy Việt Nam đã lựa chọn giải pháp nào để đơn giản hóa quy trình làm việc của mình nhé!

Áp lực nhân đôi vì hai chữ “Thủ công”

Xử lý hóa đơn luôn là một bài toán khó đối với bất kỳ công ty sản xuất nào, Exedy cũng không ngoại lệ. Trung bình mỗi năm công ty phải xử lý hơn chục nghìn hóa đơn đầu vào và đầu ra, tương đương với gần 1000 hóa đơn mỗi tháng. Số lượng lớn là thế, nhưng việc xử lý thủ công toàn bộ chỗ hóa đơn trên mới là nguyên nhân chính khiến phần việc của bộ phận kế toán càng thêm nặng nề và mệt mỏi.

Quy trinh truoc khi su dung UBot Invoice

Một quy trình gồm 4 đầu việc trên khiến chị Hà, nhân viên kế toán của Exedy Việt Nam mất gần 30 phút mỗi ngày, chưa tính đến những sai sót và rủi ro do làm việc thủ công. Chị Hà tâm sự: “Có lần mình tải hóa đơn về mà quên không kiểm tra lại thông tin nhà cung cấp với Tổng cục Thuế, đến khi xem lại mới tá hỏa phát hiện công ty đó không còn hoạt động nữa. Đấy, nhiều khi sơ suất 1 giây thôi, nhưng thời gian và tiền bạc phải bỏ ra để giải quyết 1 giây đó lại nhiều không kể xiết.”

Và 1 giây đó cũng đủ để khiến Exedy phải nghĩ đến một giải pháp tốt hơn, toàn diện hơn có khả năng xử lý hóa đơn nhanh gọn và chính xác. Sau khi cân nhắc nhiều yếu tố, công ty đã quyết định hợp tác với UBot Invoice, giải pháp tự động hóa được phát triển bởi FPT Software, công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam. Với công nghệ gốc là RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) và OCR (Nhận dạng ký tự quang học), tốc độ xử lý và độ chính xác của dữ liệu, vốn là bài toán nan giải của bộ phận kế toán, sẽ được tối ưu hết mức.

UBot Invoice – Lời giải đáp hoàn hảo cho bài toán xử lý hóa đơn

Sau 3 tháng sử dụng UBot Invoice, chị Hà không giấu được vui mừng trước những lợi ích tuyệt vời mà giải pháp đem lại. Hình ảnh so sánh dưới đây nêu bật sự khác biệt trong quy trình xử lý hóa đơn trước và sau khi dùng UBot Invoice:

so sanh quy trinh

“Điều mình thích nhất ở giải pháp này đó là sau khi nhận mail hóa đơn từ NCC xong, chỉ cần forward một cái là mọi đầu việc từ tải hóa đơn, tra cứu và xác thực thông tin đều có UBot Invoice lo, mình chỉ chờ lấy file excel xuất ra rồi import lên phần mềm kế toán là xong.” – Chia sẻ cảm nhận về UBot Invoice, chị Hà cười – “À, còn khâu lưu trữ giấy tờ nữa chứ. Nghĩ lại quãng thời gian trước kia, mỗi lần tìm hóa đơn là một lần lạc vào trong ma trận folder, có khi tìm cả ngày cũng không ra. Bây giờ thì tốt rồi, mọi hóa đơn, chứng từ đều được lưu trữ online hết.” 

Bên cạnh đó, chị Hà còn bật mí rằng chị và các nhân viên kế toán khác của Exedy đặc biệt tin tưởng vào độ chính xác của UBot Invoice khi xử lý hóa đơn. Mọi người sẽ không kiểm tra lại thông tin đã xác thực, chỉ trừ trường hợp hóa đơn không hợp lệ, cần kế toán can thiệp. Với hiệu quả ấn tượng mà UBot Invoice mang lại, chị Hà nhấn mạnh rằng sẽ tiếp tục sử dụng giải pháp tự động hóa này trong tương lai. 

UBot tự hào là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn hàng đầu tại Việt Nam. Để được tư vấn kỹ hơn, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: support@ubot.com hoặc Hotline: 0948343456 nhé!

>> Gang Việt – VIET IRON: Khởi nghiệp với ngành đúc gang và nỗi lo xử lý hoá đơn