Khi chị em ở phòng ban khác trông lúc nào cũng tươi trẻ, tràn đầy năng lượng, thì kế toán chúng tôi bị đóng khung trong cái gì đó già nua, ghê gớm, khó gần…
Đó là nỗi chạnh lòng của kế toán vào những ngày thường và càng nhân đôi lên vào mùa cao điểm cuối năm, khi khối lượng công việc của chúng tôi tăng lên gấp bội – lời bộc bạch của chị Thùy Lan, kế toán một công ty thương mại tại Hải Phòng.
Mong được hiểu…
Công việc của chúng tôi lúc nào cũng xoay quanh sổ sách, chứng từ và những con số, treo trên đầu là nỗi lo báo cáo chậm, hóa đơn chậm thì thuế phạt, sếp mắng, đồng nghiệp trách. Không lúc nào là nguôi bớt căng thẳng, mặt mày thì đăm chiêu.
Vậy nên, nhiều người trong công ty nghĩ chúng tôi là khó gần, làm cao. Có lần đang tôi đang nhập một chồng gần trăm hóa đơn, đồng nghiệp đi qua chào cũng chỉ “ừ” chứ chẳng dám ngẩng đầu lên, lơ đễnh 1s thôi, nhập sai 1 chữ số là đi hàng vạn dặm. Đấy, nhưng người ta lại nghĩ tôi chảnh quá, kênh kiệu quá.
Rồi để đảm bảo đủ hóa đơn, chứng từ, chúng tôi phải yêu cầu cung cấp giấy này giấy kia, đồng nghiệp lại nghĩ chúng tôi “yêu sách”. Nhiều lúc chẳng biết giải thích thế nào.
Khi yêu cầu cung cấp đầy đủ chứng từ thanh toán, chúng tôi bị đồng nghiệp cho là đang yêu sách, cố ý gây khó dễ | Ảnh: Freepick
Báo cáo, số liệu cuối năm quay chúng tôi như chong chóng, rồi Tết nhất còn phải lo sắm sửa cho gia đình, vậy nên mặt mày cứ lầm lì. Thỉnh thoảng chồng tôi còn hỏi “sao em cứ cau có bực dọc vậy” vì tôi mang cả lo âu, cáu gắt về nhà.
Giải pháp nào cho kế toán ?
Có lần tôi cũng tâm sự cùng một đồng nghiệp phòng bên về công việc của mình, mong được thông cảm hơn cho sự “khó tính, khó gần” của mình. Nhưng rồi tôi nhận ra, vấn đề không phải là mọi người nghĩ gì, mà chính công việc quá căng thẳng, bận bịu đang khiến chúng tôi trở thành một phiên bản không tốt của chính mình.
Kế toán cần những giải pháp để giảm tải công việc nhưng hiệu quả hơn, năng suất hơn. Đó là công nghệ. | Ảnh: Freepick
Kế toán sẽ được giải phóng…và tươi trẻ hơn
Năm nay chị em kế toán phòng tôi đã rạng rỡ hơn rồi. Vì chúng tôi đã được sếp đầu tư cho một số phần mềm công nghệ tiện ích để giảm tải công việc
Chẳng hạn như việc xử lý hóa đơn, ngày trước phải mất 2,3 giờ một ngày để nhập, kiểm tra dữ liệu thì bây giờ chúng tôi hoàn toàn tự động hóa công việc này bằng UBot. Phần mềm này có thể truy cập email công ty, tìm các file hóa đơn, đọc và trích xuất dữ liệu vào file excel hoàn toàn tự động.
Chúng tôi hoàn toàn rảnh tay để làm những công việc khác. Vào mùa báo cáo bận như thế này mới thấy bớt được khoản xử lý hóa đơn là tiết kiệm được bao nhiêu thời gian, lại còn chính xác hoàn toàn chứ không có rủi ro sai sót như nhập tay.
Sắp cuối năm rồi nên tôi khuyên ngay bạn bè làm kế toán của mình là đề xuất sếp sắm ngay UBot, còn đang có chương trình Đại lý Kế toán: Nhận tỷ lệ chiết khấu hấp dẫn lên tới 40% trên tổng giá trị hợp đồng & miễn phí Gói xử lý tự động 500 hoá đơn, nên tôi càng nhiệt tình giới thiệu cho bạn bè hơn.
Chi phí không đáng bao nhiêu nhưng giúp kế toán có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng như tổng hợp báo cáo, hoàn thiện hồ sơ chứng từ…, và cũng bớt áp lực để đỡ bị mắng là “cau có khó gần” (cười).
>> Chuyện nghề kế toán P1 – Khủng hoảng mùa báo cáo cuối năm
