Để quản lý công nợ hiệu quả, kế toán không thể thiếu những sổ sách quan trọng để theo dõi. Bài viết hôm nay sẽ chia sẻ về mẫu sổ chi tiết công nợ tiện lợi trên excel, giúp kế toán tra cứu và tổng hợp số liệu dễ dàng hơn.
Sổ chi tiết công nợ là gì?
Sổ chi tiết công nợ là mẫu số dùng để ghi lại tất cả các giao dịch phải thu – phải trả phát sinh với từng khách hàng và nhà cung cấp, chi tiết theo thời gian từng ngày.
Sổ chi tiết thường được mở với các tài khoản như:
- TK 331: Phải trả người bán
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 141: Phải thu nội bộ
>> Xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ
Vai trò của sổ chi tiết công nợ
Loại sổ này có vai trò quan trọng đặc biệt với công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp, cụ thể:
- Hỗ trợ theo dõi công nợ theo từng đối tượng cụ thể, là căn cứ để lập bảng tổng hợp công nợ cuối kỳ giúp doanh nghiệp nắm được số dư công nợ của mình với từng nhà cung cấp hay đối tác.
- Cung cấp nguồn dữ liệt để kiểm tra, đối chiếu nếu phát hiện chênh lệch công nợ cuối kỳ.
Mẫu sổ chi tiết công nợ bằng Excel
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ thiết kế tách biệt sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả để theo dõi dễ dàng hơn. Nhưng về cơ bản chúng đều sẽ có những nội dung tương tự nhau gồm:
- Số hiệu chứng từ, thời gian
- Diễn giải nội dung của nghiệp vụ (ví dụ thanh toán cho hóa đơn nào, hợp đồng nào)
- Thông tin tài khoản đối ứng
- Số tiền phát sinh Nợ, Có
Mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả
Mẫu sổ chi tiết công nợ phải thu
>> Tải ngay: Mẫu Sổ chi tiết công nợ Excel
Cách tự lập sổ chi tiết công nợ trên Excel
Nếu muốn tự thiết kế một mẫu sổ chi tiết cho công ty, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Tạo các thông tin cơ bản
Mỗi một đối tác (khách hàng, nhà cung cấp) cần được theo dõi công nợ trên một bảng (sheet) riêng. Để lập một file excel công nợ như trên, bạn cần bắt đầu bằng việc ghi các thông tin cơ bản, bao gồm:
Tên doanh nghiệp đối tác
Tên loại sổ: Sổ chi tiết công nợ phải thu/phải trả
Tên đối tượng khách hàng/nhà cung cấp; Số tài khoản tương ứng
Thời gian theo dõi
Bước 2: Ghi các số liệu đầu kỳ
Bạn cần mở lại sổ theo dõi công nợ chi tiết cuối kỳ trước đó, lấy số dư Nợ, Có cuối kỳ trước để ghi vào số dư Số dư Nợ, Có đầu kỳ của tài khoản này.
Bước 3: Tạo các cột ghi chép các thông tin cơ bản về mỗi nghiệp vụ
Các cột cần tạo bao gồm:
STT, thời gian lập chứng từ
Diễn giải (nội dung của nghiệp vụ)
Tài khoản đối ứng (ví dụ: trả nợ cho nhà cung cấp, hạch toán Nợ 331/Có 112, vậy tài khoản đối ứng là 112)
Số tiền Nợ/Có của mỗi giao dịch
Bước 4: Tổng hợp số liệu cuối kỳ
Dùng hàm Sum, tính tổng giá trị các giao dịch phát sinh Nợ và giao dịch phát sinh Có trong kỳ
Xác định số dư cuối kỳ Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên Nợ
Bước 5: Ghi thông tin chốt sổ
Thông tin chốt sổ hay đóng sổ bao gồm:
Ngày, tháng, năm: Ngày, tháng, năm lập sổ
Những người có liên quan ký tên: Người lập, kế toán trưởng, giám đốc
Tổng kết
Sổ chi tiết công nợ là loại sổ sách quan trọng trong việc theo dõi công nợ của doanh nghiệp. Kế toán có thể lưu lại các mẫu sổ được UBot giới thiệu hoặc tự tạo mẫu riêng của doanh nghiệp mình theo các hướng dẫn ở trên. Kế toán đừng quên cập nhật vào vào sổ ngay khi có giao dịch phát sinh để quản lý tốt hơn nhé.
Để hỗ trợ công tác quản lý công nợ, UBot đã cho ra mắt giải pháp UBot ePayment – hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán, đồng thời hỗ trợ theo chi phí đồng bộ trên một giao diện. Quy trình quản lý thanh toán tự động nãy có thể giúp tiết kiệm đến 80% thời gian so với quy trình thủ công và độ chính xác đến 100%.
Tham khảo ngay tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/
