Hóa đơn đầu vào là chứng từ đòi hỏi kế toán cần phải quản lý chặt chẽ để hạch toán các chi phí cần thiết khi vận hành doanh nghiệp. Chính vì vậy, kế toán viên cũng là người hiểu rõ nhất những bất cập khi xử lý nguồn dữ liệu này hàng tháng.
***
Xử lý hoá đơn chứng từ một cách thủ công luôn là công việc khiến kế toán viên phải ngán ngẩm vì khối lượng thông tin không hề nhỏ, đi kèm đó là áp lực về thời gian, độ chính xác cũng như hiệu suất công việc. Vì vậy, trong quá trình làm việc với hóa đơn đầu vào, kế toán thường sẽ gặp các sự cố phát sinh ngoài ý muốn và cần có phương án xử lý phù hợp.
Điểm danh những nỗi niềm khó ở của kế toán khi xử lý hoá đơn đầu vào
Quá tải số lượng hóa đơn giấy
Như đã biết khối lượng công việc của kế toán chưa bao giờ là nhỏ, lượng lớn hoá đơn đầu vào mà kế toán viên cần phải thống kê, phân tích luôn là vấn đề cần giải quyết hàng tháng.
Mỗi giao dịch phát sinh đều đi kèm với hàng loạt giấy tờ, hồ sơ đi kèm.Chẳng hạn, nếu những tài liệu giấy này dồn lại, ứ đọng thành 1-2 đợt trong tháng hay số lượng tăng đột biến nhưng cần giải quyết trong thời gian ngắn thì phòng ban kế toán hẳn phải mất nhiều thời gian để kiểm kê toàn bộ giấy tờ. Chưa kể việc sử dụng hóa đơn giấy còn khiến doanh nghiệp bị đội chi phí lưu kho và giảm cơ hội cạnh tranh so với đối thủ đáng kể.
Hoá đơn bị trùng, bị sót
Hiện nay, có không ít doanh nghiệp mắc sai sót kê khai tới 2 lần cùng một hóa đơn đầu vào. Theo đó, khi chưa kịp tiến hành điều chỉnh kê khai bổ sung thì cơ quan có thẩm quyền đã ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra và quyết định xử lý. Phụ thuộc vào thời điểm phát hiện lỗi sai mà kế toán viên sẽ có cách xử lý khác nhau.
Mất thời gian khi làm sai
Lỗi sai khi thống kê, hạch toán hoá đơn không phải chỉ xuất phát từ phía kế toán doanh nghiệp, nhiều lúc nguyên nhân đến từ việc bên bán xuất hóa đơn sai thông tin hoặc chữ ký số không hợp lệ, hóa đơn chưa đăng ký phát hành…
Với những trường hợp làm sai nhưng không có dấu hiệu, nhân viên dễ mắc phải lỗi khi tiếp tục triển khai các báo cáo dựa trên số liệu sai. Việc phải rà soát, kiểm tra và thực hiện lại từ đầu làm cho các kế toán viên mất thời gian xử lý công việc, lo lắng về rủi ro bị phạt hành chính.
Khó khăn khi tìm kiếm hóa đơn
Việc lưu trữ hồ sơ, dữ liệu luôn là việc cần thiết đối với kế toán trong doanh nghiệp trong trường hợp cần đối chiếu thông tin với đối tác hoặc cần phải minh bạch chứng từ mỗi khi kiểm tra giao dịch của doanh nghiệp. Từ đó, việc tra cứu thông tin nhiều lúc cũng gặp khó khăn, tốn thời gian nếu kế toán viên bất cẩn, sắp xếp lộn xộn.
Sự bất cẩn của nhân viên kế toán có thể dẫn đến rủi ro thất thoát, thất lạc thông tin mà doanh nghiệp không hề muốn. Bên cạnh đó, chính nhân viên kế toán làm cho công việc của chính mình trở nên khó khăn hơn, tốn nhiều công sức và thời gian để hoàn thành mà hiệu quả công việc không cao.
Giải pháp cho những nỗi niềm nhức nhối của kế toán khi xử lý hóa đơn
Nhằm khắc phục những vấn đề mà kế toán viên phải gặp hàng ngày, các ứng dụng phần mềm tự động hóa kế toán đã được nhiều doanh nghiệp ứng dụng.
Điển hình nhất chính là phần mềm Ubot Invoice – giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ (RPA – Robotic Process Automation) được phát triển bởi FPT Software.
Song hành cùng phần mềm kế toán, Ubot Invoice giúp công ty tối ưu quy trình nghiệp vụ của kế toán tại doanh nghiệp. Lựa chọn tự động hoá từ vấn đề xử lý nguồn dữ liệu hoá đơn đầu vào, Ubot Invoice mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích đáng kể như tự động trích xuất dữ liệu, lưu trữ sắp xếp file và chủ động trong việc đối chiếu dữ liệu, giảm thiểu sai số trong tính toán và các báo cáo tài chính. Đặc biệt, giải phóng kế toán viên khỏi các công việc thủ công mang tính lặp như xử lý hóa đơn, qua đó, giúp nâng cao giá trị và hiệu suất làm việc đáng kể.
Quy trình xử lý hóa đơn tự động với FPT Ubot Invoice
Ứng dụng phần mềm như FPT Ubot Invoice giúp làm giảm các trở ngại trong kinh doanh mà doanh nghiệp phải đối mặt. Những “trợ lý ảo” này có thể giải phóng 90% thời gian xử lý tác vụ thủ công, tiết kiệm 50% nhân lực và 70% chí phí vận hành phòng kế toán, đồng thời loại bỏ hoàn toàn các lỗi sai thủ công.
Để đánh giá chính xác nhu cầu của phòng kế toán và mức độ phù hợp của giải pháp tự động hóa kế toán FPT Ubot Invoice với doanh nghiệp mình, liên hệ ngay với Ubot qua hotline hỗ trợ 0823 687 889 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí tại website.
[button text=”Dùng thử miễn phí” link=”#trial-free”]
| Ubot là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, Ubot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs. |
