Quý 1 hằng năm luôn là thời gian rất bận rộn với kế toán do đến hạn nộp báo cáo tài chính năm và quyết toán thuế. Tuy nhiên, đây cũng là thời điểm vàng để kế toán chuẩn bị kế hoạch cho một năm tài chính mới. Cùng điểm danh 3 công việc mà kế toán nên ưu tiên thực hiện ngay trong quý 1 này.

***

Hoàn thành hệ thống báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán thuế năm

Ngoài các báo cáo, tờ khai phải nộp định kỳ theo tháng, quý thì thời điểm quý 1 này là “deadline” nộp các báo cáo năm, cụ thể là hệ thống báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân của năm trước đó. 

Nếu nộp muộn hoặc nộp không đầy đủ, doanh nghiệp có thể bị phạt lên đến 25 triệu đồng (theo quy định tại điều 13 thông tư Nghị định 125/2020 NĐ-CP và điều 12 nghị định 41/2018/TT-BTC).

Vì các báo cáo năm sẽ cần tổng hợp thông tin trong cả năm, tốn rất nhiều thời gian và công sức, do đó kế toán cần ưu tiên sắp xếp thời gian hoàn thành để tránh rủi ro bị phạt. Thời hạn nộp báo cáo tài chính và các tờ khai quyết toán thuế của năm trước là 31/03.

Hoàn thiện hệ thống sổ sách, chứng từ

Hệ thống sổ sách, chứng từ sẽ là căn cứ làm việc khi doanh nghiệp bị thanh tra, kiểm tra từ các cơ quan nhà nước. 

ưu tiên sắp xếp chứng từ trong quý 1
Số lượng chứng từ trong năm là rất khổng lồ, do đó cần được sắp xếp và lưu trữ lại một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm khi có nhu cầu. (Ảnh: lesenkewangan.com)

Một vài kinh nghiệm sắp xếp, lưu trữ chứng từ khoa học:

  • Các chứng từ liên quan đến cùng một giao dịch thì bắt buộc phải được kẹp chung.

  • Sắp xếp các bộ chứng từ theo thứ tự thời gian, tạo các sổ lưu trữ lớn theo tháng/quý

  • Scan các chứng từ quan trọng như hợp đồng, hóa đơn có giá trị lớn và lưu trữ trên Cloud nhằm để phòng rủi ro mất, hỏng chứng từ bản cứng

Đồng thời, kế toán phải rà soát lại xem những giao dịch nào còn thiếu chứng từ để yêu cầu nhà cung cấp/khách hàng cung cấp hoàn thiện, chẳng hạn như hóa đơn, chứng từ vận chuyển, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng…

“Mua sắm” các phần mềm hỗ trợ công việc

Nếu bạn đang có ý định đề xuất công ty mua mới hoặc thay đổi các phần mềm hỗ trợ công việc … thì quý 1 này chính là thời điểm vàng. Bởi lẽ mua sắm sớm các ứng dụng công nghệ sẽ giúp kế toán giảm tải được rất nhiều công việc. Ngoài ra, thời điểm quý 1 chưa phát sinh nhiều giao dịch nên sẽ giảm được công sức trong việc chuyển dữ liệu lên phần mềm. 

Ngoài phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử vốn đã rất quen thuộc với kế toán, thời gian gần đây đã xuất hiện một ứng dụng công nghệ tiên tiến mới có thể giúp “giải phóng” kế toán khỏi các công việc thủ công, đó là phần mềm xử lý hóa đơn tự động UBot Invoice. 

ubot invoice
Có UBot Invoice, kế toán không cần phải tốn hàng giờ mỗi ngày để kiểm tra, nhập liệu và sắp xếp hóa đơn nữa.

Phần mềm này sẽ tự động quét email để tìm các file hóa đơn, sau đó trích xuất dữ liệu và tự động nhập lên phần mềm. UBot Invoice sử dụng công nghệ RPA – quy trình tự động hóa – một trong top xu hướng công nghệ tiên tiến bậc nhất, giúp cắt giảm 80% thời gian xử lý hóa đơn thủ công với độ chính xác đến 100%.

Đặc biệt, chi phí sử dụng UBot Invoice còn rất hợp lý, phù hợp với cả các doanh nghiệp SME. Đây là giải pháp công nghệ thế hệ mới mà kế toán không thể bỏ qua.

=> Tìm hiểu thêm tại đây