Hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn lần đầu là điều bắt buộc để hợp pháp hóa việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Vậy trình tự phát hành như thế nào và cần chú ý điều gì? Xem chi tiết câu trả lời tại đây!
1. Có bắt buộc phải hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn lần đầu?
Doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn trước khi sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (theo Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Nếu các tổ chức, cá nhân chưa thông báo phát hành mà đã sử dụng hóa đơn, đây được coi như là hành vi vi phạm pháp luật và tổ chức, cá nhân đó sẽ bị xử phạt theo quy định.
2. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
Trước khi tiến hành thông báo phát hành hóa đơn, các tổ chức, cá nhân phải chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm 3 loại giấy tờ sau:
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử Mẫu số TB01/AC
– Hoá đơn điện tử mẫu (Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp)
>> Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
3. Thủ tục phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng
Các tổ chức, cá nhân thực hiện ba bước dưới đây để hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn:
Bước 1: Tổ chức, cá nhân thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK)
– Đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK)
– Chọn “Hóa đơn”
– Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”
– Một mẫu thông báo sẽ xuất hiện trên màn hình, nhiệm vụ của bạn là phải điền đủ các trường thông tin còn trống (STT, mã loại hóa đơn, tên loại hóa đơn, mẫu số,…)
– Sau khi đã điền thông tin, doanh nghiệp tiến hành kết xuất file XML theo 4 bước như trong ảnh.
Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành HĐĐT qua mạng
– Đăng nhập trên hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn bằng mã số thuế của doanh nghiệp bạn.
– Chọn “Khai thuế”
– Chọn “Đăng ký tờ khai”
– Chọn “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn”
*Lưu ý:
– Chỉ thực hiện bước 2 khi bạn chưa đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn, nếu bạn đã đăng ký thì chuyển đến Bước 3.
– 02 ngày sau khi thông báo phát hành, doanh nghiệp sẽ được sử dụng hóa đơn.
Bước 3: Nộp bộ hồ sơ phát hành qua mạng
Khi tờ khai đã được đăng ký hoàn tất, bạn:
– Chọn “Nộp tờ khai XML” để nộp Thông báo phát hành hóa đơn
– Chọn “Chọn tệp tờ khai” -> Bạn chọn file XML đã kết xuất ở Bước 1 và tải lên.
– Chọn “Ký điện tử” -> “Nộp tờ khai”
Nộp tờ khai xong, bạn tiếp tục nộp hai tài liệu còn lại của hồ sơ là Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn qua mạng.
*Lưu ý: Các bạn phải SCAN tất cả các tài liệu trong hồ sơ và đính kèm trong file word. Cách nộp file word này như sau:\
– Chọn “Tra cứu”
– Chọn “Tờ khai” -> “Tra cứu”
– Chọn biểu tượng tài liệu tại mục “Gửi phụ lục” và chọn file word đã lưu trong máy tính của mình để tải lên.
Như vậy là bạn đã hoàn thành việc tải hồ sơ phát hành hóa đơn.
Lưu ý:
02 ngày sau khi hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn, bạn vào website tra cứu của Tổng cục Thuế để tra cứu xem bạn đã phát hành hóa đơn thành công hay chưa. Xem hướng dẫn tra cứu tại ĐÂY.
Qua bài viết trên, UBot hy vọng rằng bạn sẽ hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn thành công mà không gặp phải vướng mắc gì. Nếu có, liên hệ ngay địa chỉ: Email support@akabot.com hoặc Hotline: 0823 687 889 để nhận tư vấn và hỗ trợ nhé!
