Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Vào ngày 19/10/2020, nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được ban hành với các điều khoản liên quan đến chứng từ và hóa đơn. Gần một năm sau (17/9/2021), Bộ Tài chính tiếp tục ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC nhằm đưa ra hướng dẫn triển khai chi tiết, trong đó có hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP). Vậy nội dung cụ thể được quy định là gì? Để UBot chỉ cho bạn nhé!

>> Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

1. Tổ chức, cá nhân nào được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Có hai trường hợp tổ chức, cá nhân được phép thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đó là:

– Trường hợp 1: Là các tổ chức, cá nhân kinh doanh hoặc thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì được phép đăng ký. 

– Trường hợp 2: Là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực tiếp đến cơ quan thuế thì được phép đăng ký.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn, các tổ chức, cá nhân cần thực hiện ba bước sau: 

Bước 1: Tổ chức, cá nhân tải tờ khai tại đây và điền các thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan thuế.

Bước 2: Doanh nghiệp nhận được thông báo đã nhận tờ khai đăng ký từ cơ quan thuế.

Bước 3: Doanh nghiệp nhận được thông báo đồng ý hoặc không đồng ý việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế trong vòng một ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai đăng ký của doanh nghiệp đó.

– Nếu việc đăng ký được chấp thuận, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đó thực hiện xuất hóa đơn điện tử.

– Nếu việc đăng ký không được đồng ý, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đó tiến hành chỉnh sửa, thêm thắt các nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại từ bước 1.

>> Nghị định về hóa đơn: Tuân thủ và hiểu rõ

3. Hướng dẫn điền thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Các mục đánh số từ 1 tới 9 cần thiết ghi những nội dung sau:

Mục 1: Chọn “Đăng ký mới” nếu đây là lần đầu tiên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chọn “Thay đổi thông tin” nếu bổ sung, chỉnh sửa từ lần 2 trở đi.

Mục 2: Điền các nội dung về cơ quan thuế quản lý, tên người nộp thuế, mã số thuế, phương thức liên lạc (Địa chỉ, email, số điện thoại,…)

Mục 3: Doanh nghiệp chọn hình thức hóa đơn của mình (Có mã của cơ quan thuế/không có mã của cơ quan thuế).

Mục 4: Doanh nghiệp lựa chọn hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử của mình theo hai trường hợp như ở mục 3 về hình thức hóa đơn.

Mục 5: Doanh nghiệp lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: /Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn/Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Mục 6: Doanh nghiệp chọn loại hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Mục 7: Doanh nghiệp điền thông tin về chứng thư số: tên tổ chức/cơ quan chứng thực, số sê ri, thời hạn sử dụng, hình thức đăng ký,…

Mục 8: Nếu doanh nghiệp muốn ủy nhiệm việc lập hóa đơn cho tổ chức khác thì điền các thông tin: tên loại hóa đơn ủy nhiệm, ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm, tên tổ chức được ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm, phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm. Nếu doanh nghiệp không có ý định ủy nhiệm thì bỏ trống mục này.

Mục 9: Điền chữ ký số của người nộp thuế.

Bài viết trên đã hướng dẫn cụ thể về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. UBot hẹn gặp lại bạn trong các bài viết sau!