Trong đại dịch, cũng giống như những doanh nghiệp sản xuất khác, Arçelik phải đối mặt với thử thách: các nguồn cung ứng nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra liên tục bị gián đoạn. Tuy nhiên, nhờ triển khai nhanh chóng các quy trình tự động hóa RPA, Arçelik đã thích ứng kịp thời và vượt qua khó khăn.
***
Arçelik là nhà sản xuất đồ gia dụng và điện tử tiêu dùng có thị phần lớn thứ hai châu Âu, quản lý 12 thương hiệu và hơn 40.000 nhân viên trên toàn thế giới. Công ty có hoạt động cung ứng phức tạp do có đến hàng nghìn loại nguyên liệu đầu vào và thành phẩm khác nhau, được nhập/xuất khẩu từ nhiều quốc gia toàn cầu. Khối lượng giấy tờ và công việc phải xử lý để các hàng hóa được thông quan luôn rất lớn.
Arçelik – Công ty sản xuất đồ gia dụng và điện tử tiêu dùng có thị phần lớn thứ hai châu u, quản lý 12 thương hiệu và hơn 40.000 nhân viên trên toàn thế giới.
Năm 2020, đại dịch bùng nổ, xã hội phải thực hiện giãn cách và Arçelik cũng phải tổ chức làm việc từ xa. Điều này khiến các hoạt động mua hàng, xuất khẩu diễn ra một cách chậm chạp hơn do nhân viên khó trao đổi thông tin và các hoạt động điều phối không còn tập trung tại công ty như trước. Arçelik đối mặt với nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng, trong khi nhu cầu tiêu dùng của thị trường và tiềm năng doanh thu đang rất lớn.
Đại dịch đã khiến Arçelik nhận ra họ cần cung ứng nhanh hơn, nhưng các hoạt động văn thư và các tác nghiệp thủ công đang khiến họ chậm lại. Họ cần một giải pháp cho vấn đề này, và quy trình tự động hóa RPA (Robotics Process Automation) chính là câu trả lời.
Bằng việc tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại, RPA cho phép đẩy nhanh quá trình xử lý thông tin và các thủ tục giấy tờ với độ chính xác cao, giúp tiết kiệm thời gian của toàn bộ hoạt động cung ứng.
Tự động hóa toàn bộ quy trình mua hàng
Toàn bộ hoạt động cung ứng đầu vào được xử lý tự động bởi các robot phần mềm khác nhau với một quy trình liên tục: từ việc đặt các yêu cầu mua nguyên liệu nhập khẩu đến các giấy tờ thông quan.
Chu trình tự động hóa end-to-end của hoạt động mua hàng bao gồm các bước:
Quy trình ứng dụng RPA trong hoạt động mua hàng tại Arçelik trải qua 5 bước
Toàn bộ quy trình này được thực hiện tự động mà không cần bất kỳ một sự can thiệp thủ công nào.
Chỉ riêng ở công đoạn xử lý hóa đơn, việc nhập và xác thực hóa đơn tự động đã giúp giảm 90% thời gian so với cách thủ công, tiết kiệm gần 2340 giờ làm việc mỗi năm, đồng thời các rủi ro sai sót cũng được loại bỏ.
Ở công đoạn xử lý thành phẩm, Arçelik có nhà máy tại Romania và thường nhập khẩu sang tiêu thụ tại Thổ Nhĩ Kỳ (thị trường lớn nhất của công ty này). Các robot phần mềm cũng đảm nhiệm quá trình xử lý hóa đơn và các giao dịch chéo. Điều này giúp bộ phận chuỗi cung ứng của Arçelik xử lý hơn 55.000 hóa đơn hàng năm và hơn 650.000 giao dịch sản phẩm.
Tại Việt Nam, các robot phần mềm RPA xử lý hóa đơn đang được nhiều doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp SMEs ưu tiên đầu tư bởi dễ triển khai và hiệu quả mang lại lớn. FPT Ubot Invoice – một robot RPA cho nghiệp vụ hóa đơn, đang được đánh giá rất cao với các tính năng như: tự động tra cứu, kiểm tra, xuất dữ liệu và lưu trữ hoá đơn (giấy và điện tử), giúp doanh nghiệp tự động hoá 100% khâu xử lý hoá đơn.
| UBot là sản phẩm thuộc hệ sinh thái FPT akaBot – Giải pháp RPA triển khai nhanh và hiệu quả nhất cho SMEs hiện nay. Hệ sinh thái UBot gồm hàng trăm bot phần mềm, trong đó mỗi bot sẽ đảm nhiệm chức năng tự động hóa một tác vụ nhất định của doanh nghiệp. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, UBot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs.) |
Hoạt động xuất bán hàng hóa
Các công đoạn như nhận yêu cầu đơn hàng, xử lý hóa đơn… cũng được các robot phần mềm thực hiện tự động tương tự như ở quy trình mua hàng đầu vào.
Ngoài ra, trong hoạt động cung ứng hàng hóa bán ra, Arçelik còn sử dụng RPA để thực hiện việc dán nhãn năng lượng cho sản phẩm theo quy định pháp luật. Cụ thể, trước khi hàng hóa được bán ra thị trường, các nhà cung cấp tại thị trường Châu Âu có nghĩa vụ pháp lý phải đăng ký dán nhãn năng lượng cho các thiết bị của họ. Với một lượng sản phẩm lớn, công việc này tiêu tốn một lượng thời gian và nhân lực không nhỏ khi thực hiện thủ công. Arçelik đã giải quyết bài toán này bằng một quy trình RPA như sau:
Quy trình tự động hóa hoạt động xuất bán hàng hóa tại Arcelik
Quy trình này giúp loại bỏ rủi ro nhập liệu không chính xác, đồng thời tăng tốc hoàn thành thủ tục hành chính để đưa sản phẩm vào lưu thông.
Tính đến năm 2020, Arçelik đã triển khai 85 quy trình RPA và thực hiện 3,2 triệu giao dịch tự động. Giá trị hàng hóa nhập khẩu và thương mại quá cảnh được xử lý bởi các quy trình RPA đã lên đến hơn 80 triệu Euro. Điều quan trọng là các hoạt động cung ứng đầu vào, đầu ra của Arçelik đã được xử lý trong thời gian nhanh nhất để hoạt động sản xuất không bị gián đoạn và sản phẩm sớm được đưa ra thị trường.
Những kết quả đầy khả quan mà Arçelik khi áp dụng công nghệ tự động hóa RPA:
Nhìn về tương lai, Arçelik sẽ tiếp tục mở rộng việc sử dụng RPA, bao gồm cả việc phổ biến việc sử dụng rô bốt phần mềm không cần giám sát khắp các phòng ban và khu vực.
Xem thêm Case study: Gang Việt – VIET IRON: Khởi nghiệp với ngành đúc gang và nỗi lo xử lý hoá đơn
Nguồn:
Accelerating end-to-end global process digitalization with RPA
