Hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng mặt hàng ít thường sẽ sử dụng file excel quản lý kho đơn giản miễn phí. Đây là giải pháp phù hợp và tiết kiệm chi phí cho những doanh nghiệp này. Xem ngay bài viết này để tìm hiểu rõ hơn về file excel quản lý kho cho doanh nghiệp nhé!

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là những công việc liên quan đến việc theo dõi, sắp xếp và bảo quản những vật tư hàng hóa đang có trong kho. Công việc này yêu cầu phải nắm bắt được số lượng hàng tồn kho, tình trạng nhập xuất hàng hóa cũng như chất lượng hiện tại của từng mặt hàng trong kho.

Đây là công việc quan trọng đối với việc lên kế hoạch dự trữ hàng hóa cũng như đảm bảo cho việc lưu thông hàng hóa được liên tục.

file-excel-quan-ly-kho-mien-phi-2

Ưu và nhược điểm khi sử dụng file excel quản lý kho 

Doanh nghiệp khi dùng file excel quản lý kho đơn giản miễn phí thì cần lưu ý những ưu điểm và nhược điểm như sau:

Ưu điểm

  • Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp sẽ được sử dụng miễn phí các file excel quản lý kho, chỉ cần máy tính đã cài đặt Microsoft Office
  • Dễ dàng sử dụng: Hàng ngày kế toán của doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật tình trạng nhập – xuất – tồn vào file excel bằng thao tác đơn giản
  • Xuất được biểu đồ, báo cáo: Từ file excel, kế toán dễ dàng tạo các báo cáo theo nhu cầu 

Nhược điểm

  • Tính bảo mật thấp: file excel được lưu trữ trên một máy tính. Nếu chưa sao lưu và máy tính bị hỏng thì có thể mất toàn bộ dữ liệu
  • Tốn nhiều thời gian để xây dựng: Tuy việc nhập liệu hàng ngày không phức tạp nhưng để xây dựng được 1 file excel với các hàm công thức và các trang tính chi tiết thì mất nhiều thời gian và công sức.
  • Không thể cập nhật liên tục: khi làm việc với nhiều bộ phận, bao gồm cả giám đốc, bạn phải xuất file excel và gửi đi thì mới sử dụng được. Điều này sẽ tốn nhiều thời gian khi file excel phải được chỉnh sửa và gửi đi liên tục.

Xem thêm: Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày – Mẫu bảng excel

file-excel-quan-ly-kho-mien-phi-1

Mẫu file excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Các danh mục chính

Thông thường file excel sẽ gồm nhiều trang tính, mỗi trang tương ứng với một danh mục:

  • Danh mục vật tư hàng hóa: Danh sách thống kê hàng gồm mã hàng, tên hàng, các đặc điểm quy chuẩn của từng hàng hóa
  • Bảng kê nhập hàng: dựa trên phiếu nhập kho kế toán sẽ ghi nhận thông tin vào bảng kê này để theo dõi được hàng hóa đã nhập.
  • Bảng kê xuất hàng: dựa trên phiếu xuất kho kế toán sẽ ghi nhận thông tin vào bảng kê này để theo dõi được hàng hóa đã xuất.
  • Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn: thể hiện tổng hợp số liệu nhập kho, xuất kho và còn tồn trong kho chi tiết theo từng mặt hàng
  • Sổ chi tiết vật tư hàng hóa: Mỗi vật tư hàng hóa sẽ tương ứng với một sổ chi tiết. Kế toán lập sổ này để theo dõi dễ dàng các phát sinh nhập – xuất với mỗi loại vật tư.

>> Tải ngay file excel quản lý kho đơn giản miễn phí tại đây: File quản lý kho đơn giản miễn phí

Các thông tin cần có trên mỗi danh mục

Mỗi danh mục tương ứng ở trên sẽ cần những thông tin cơ bản sau:

  • Bảng kê nhập/xuất hàng: số hóa đơn/chứng từ, tên hàng hóa, mã hàng hóa, số lượng nhập/xuất, giá trị nhập/xuất
  • Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
  • Sổ chi tiết vật tư hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.

Ngoài ra cần quan tâm đến mẫu phiếu nhập kho, xuất kho với các thông tin cơ bản: mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

file-excel-quan-ly-kho-mien-phi-3

Hướng dẫn tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Kế toán thực hiện các bước sau để tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phí

  • Bước 1: Tạo file mới
  • Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: Danh mục, Nhập kho, Xuất kho, Tổng hợp, Sổ chi tiết.
  • Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý. Sử dụng các hàm trong excel để gắn công thức tính toán. Một số hàm phổ biến bao gồm:
Tên hàm Ý nghĩa
SUM Dùng để tính tổng từ 2 ô trở lên, ví dụ: =SUM(B1,B2,B3).
SUMIF Dùng để tính tổng từ 2 ô trở lên và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =SUMIF(B2:B9,”<10”)
COUNT Dùng để đếm số ô, ví dụ: =COUNT(B1:B10)
COUNTIF Dùng để đếm số ô và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =COUNTIF(B1:B10,”>10”)
CONCATENATE Dùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1 – cột hay hàng đều được, ví dụ: =CONCATENATE(C1,C2,C3) hoặc =CONCATENATE(A1,B1,C1)
AVERAGE Dùng để tính trung bình cho các ô, ví dụ: =AVERAGE(B11:B20)
SUMPRODUCT Dùng để tính tổng giá trị hàng hóa, ví dụ: =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4)
VLOOKUP Dùng để tìm thông tin trong một bảng hoặc dải ô theo hàng, ví dụ: =VLOOKUP(B3,B2:E7,2,FALSE) 
IF ERROR Có thể sử dụng hoặc không, vì hàm này dùng để bẫy lỗi #N/A làm cho file Excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà có thể thêm các thông tin để file quản lý kho được chi tiết hơn.

Khi nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp được nâng cao thì việc quản lý bằng file excel sẽ không còn phù hợp nữa. Khi đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho để công việc thuận tiện hơn.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn nắm bắt và sử dụng được file excel quản lý kho đơn giản miễn phí.

Giải pháp UBot đã cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là giải pháp UBot Invoice và UBot Meeting. Trong thời gian tới, UBot sẽ sớm cho ra mắt bộ giải pháp tự động hóa, tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp như UBot ePayment, UBot Matching, UBot Statement Checking.

Quý doanh nghiệp quan tâm xin mời tham khảo và nhận tư vấn bộ giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp tại đây: https://ubot.vn