Hầu hết trong quá trình làm việc, kế toán không thể tránh khỏi được những rủi ro ngoài ý muốn khi xử lý hóa đơn. Một trong những lỗi mà chắc hẳn đối tượng kế toán doanh nghiệp nào cũng đã từng gặp phải đó chính là vấn đề ghi sai địa chỉ trên hóa đơn. Dù chỉ là một lỗi nhỏ nhưng cũng sẽ khiến chúng ta phải bận tâm khi khối lượng công việc xử lý cuối năm ngày càng nhiều. Vậy nên làm gì khi gặp phải tình huống như thế này? Tất cả sẽ được UBot Invoice giải đáp trong bài viết này.
>>Cẩm nang cho doanh nghiệp: Những điều cần biết trong quy trình xuất hóa đơn
>>Quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử nhanh gọn và chính xác
1. Cách xử lý đối với hóa đơn viết sai địa chỉ và tên công ty
Khi kế toán gặp phải tình huống hóa đơn có lỗi viết sai địa chỉ bên mua hay là tên công ty của bên mua thì sẽ phải tuân theo hướng dẫn của Thông tư 26/2015/TT-BTC tại khoản 7 điều 3. Ở mục này có hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng, vấn đề quản lý thuế và một số điều chỉnh về hóa đơn bán hàng đã nêu rõ nếu như gặp phải tình huống nêu trên thì các bên sẽ tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
=> Vậy cách xử lý dành cho doanh nghiệp và kế toán trong trường hợp này sẽ là lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong biên bản có ký tên và đóng dấu đầy đủ của cả bên bán và bên mua, biên bản này sẽ được kèm theo cùng với hóa đơn viết sai địa chỉ hay tên công ty. Ở trong trường hợp này, kế toán sẽ không cần phân biệt là hóa đơn bị lỗi đó đã kê khai thuế hay là chưa và không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh mà chỉ cần biên bản điều chỉnh hóa đơn mà thôi.
Tuy nhiên đối với trường hợp hóa đơn viết sai địa chỉ chưa được giao cho bên mua, bên bán chỉ cần gạch bỏ các liên bị sai, lưu giữ lại hóa đơn lập sai rồi sau đó tiến hành lập lại hóa đơn mới.
>>Những lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn dành cho doanh nghiệp
2. Thế nào là biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là mẫu biên bản được lập cùng với hóa đơn cần phải điều chỉnh sai sót về tên công ty bên mua, địa chỉ của bên mua. Trong quá trình làm việc kế toán sẽ không thể tránh khỏi được những sai sót ngoài ý muốn khi xử lý hóa đơn. Vậy nên biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ là vị cứu tinh của kế toán khi gặp phải một trong những sai sót trên.
Ảnh: Biên bản điều chỉnh hóa đơn
>>Xử lý nhanh tình huống mất hóa đơn đầu vào cho kế toán
3. Khi nào thì cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ được lập khi kế toán mắc phải một trong những trường hợp sau trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử lập sai sót ở phần địa chỉ bên mua và đã được gửi cho bên mua tuy nhiên hàng hóa chưa được chuyển giao. Ở trường hợp này thì xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Cả 2 bên cùng xác nhận lại sự việc sai sót trên của bên bán sau đó tiến hành hủy hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điện tử sai sót sẽ được bên bán lưu trữ lại theo đúng quy định.
Bước 2: Sau khi cả 2 bên xác nhận hủy bỏ hóa đơn sai sót thì bên bán sẽ tiến hành lập hóa đơn mới. Lưu ý trên hóa đơn điện tử mới được lập để thay thế cho hóa đơn cũ bị sai thì trên hóa đơn mới vẫn phải ghi chú đầy đủ rằng đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn số bao nhiêu, ngày tháng năm.
Trường hợp 2: Ở trường hợp này, hóa đơn có sai sót về địa chỉ bên mua tuy nhiên hàng hóa đã được giao cho bên mua. Thì sẽ xử lý như sau:
Bước 1: Tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Bước 2: Cả 2 bên đều thực hiện ký tên, đóng dấu xác nhận vào biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Bước 3: Bên bán và bên mua kê khai lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật
Chúng ta có thể thấy rằng, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ được lập khi kế toán ở trong trường hợp thứ 2. Kế toán cần phải lập biên bản theo đúng thứ tự và theo mẫu đã được ban hành kèm theo đó là đầy đủ thông tin cá nhân của cả bên bán và bên mua.
4. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Đây là mẫu biên bản chung dùng được cho mọi trường hợp sai sót trong hóa đơn không chỉ riêng những sai sót liên quan đến địa chỉ bên hay là tên của bên mua.
Bạn có thể download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn ngay TẠI ĐÂY
>> Hướng dẫn tra cứu mẫu hóa đơn dành cho doanh nghiệp
>>Bộ 5 thông tư pháp luật phổ biến giải quyết mọi thắc mắc về xuất hóa đơn
