Các Rủi Ro Hàng Đầu Về Mất Dữ Liệu Mà Kế Toán Doanh Nghiệp Cần Tránh

Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì những sai lầm trong kế toán luôn có ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh. Vì vậy, kế toán là một trong những ngành nghề luôn yêu cầu sự cẩn thận, tỉ mỉ trong việc quản lý các nguồn dữ liệu nội bộ. Tuy nhiên, nghề nghiệp nào cũng tồn tại những rủi ro. Trong bài viết này, hãy cùng Ubot điểm qua một số tình huống dẫn đến rủi ro mất dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp mà bạn cần lưu ý. 

Nguồn: All Business

Hiện nay, các doanh nghiệp thường lưu trữ dữ liệu dưới 2 dạng chính là dữ liệu giấy (chứng từ, hợp đồng, hóa đơn giấy…) và dữ liệu số (hóa đơn điện tử, file dữ liệu,… ). Tại bộ phận kế toán của doanh nghiệp, toàn bộ tài liệu giấy hay điện tử đều được lưu trữ cẩn thận, tuy vậy, không tránh khỏi những sơ suất hoặc sự kiện bất khả kháng xảy ra khiến dữ liệu bị mất.

Mất dữ liệu giấy

Việc lưu trữ các dữ liệu giấy luôn là việc cần thiết đối với kế toán trong doanh nghiệp trong những trường hợp cần đối chiếu thông tin với đối tác hoặc cần phải minh bạch chứng từ khi kiểm tra giao dịch của doanh nghiệp. 

Việc lưu trữ dữ liệu giấy thường gặp nhiều rủi ro mất mát trong quá trình kế toán viên quản lý.

• Sự bất cẩn của nhân viên 

Một vài tình huống mà sự không cẩn trọng của nhân viên có thể dẫn tới thất lạc các hồ sơ, hợp đồng, văn bản của doanh nghiệp, chẳng hạn như:

– Vô ý làm đổ nước lên các chứng từ

– Bỏ quên trong túi xách, cặp đựng, túi quần áo

– Không sắp xếp ngăn nắp giấy tờ và lưu kẹp tài liệu ngay khi nhận được 

– Sơ suất khi dọn dẹp bàn, khu làm việc và để giấy tờ quan trọng lẫn với giấy tờ bỏ đi

• Hỏa hoạn

Hoả hoạn là nguyên nhân bất khả kháng dẫn đến mất mát không chỉ về cơ sở vật chất mà còn những dữ liệu văn bản quan trọng mà không doanh nghiệp nào mong muốn. Bên cạnh những biện pháp phòng cháy chữa cháy, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng các công nghệ đám mây nhằm sao lưu tự động các dữ liệu số đồng thời cho phép quản lý dễ dàng hơn. 

Nguồn: SEO Hacker

Mất dữ liệu số

Nhận thức được những bất cập trong quản lý dữ liệu giấy nên nhiều doanh nghiệp đã xây dựng và nâng cấp hệ thống lưu trữ dữ liệu số. Mặc dù có nhiều điểm tiến bộ hơn so với dữ liệu giấy, nguồn dữ liệu số cũng tiềm ẩn những khả năng bị thất thoát trong một số trường hợp.

• Virus

Virus có thể đánh cắp và xóa các luồng dữ liệu, hoặc đưa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống thu thập dữ liệu, phá hủy chức năng hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng để thu thập và lưu trữ dữ liệu. Những nguồn virus xâm nhập có thể đến từ nhiều phía như những trang web, email độc hại hay các phần mềm được cài đặt có chứa virus.

• Hacker

Tin tặc luôn là những vị khách không mời làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới vấn đề bảo mật và gây thất thoát dữ liệu của công ty. Là những người am hiểu cách xâm nhập hệ thống an ninh mạng, hacker có thể dễ dàng truy cập vào nguồn dữ liệu số của doanh nghiệp, để đánh cắp hoặc thay đổi thông tin. 

• Quên không sao lưu dữ liệu

Nhiều kế toán viên trong công ty thường không có thói quen chủ động sao lưu dữ liệu. Nếu chẳng may họ lỡ tay xóa hoặc thay đổi dữ liệu khi chưa có bản sao lưu thì toàn bộ thông tin gốc cũng mất và các kế toán viên sẽ phải xử lý lại từ đầu.

Nguồn: Pinterest

Giải pháp cho doanh nghiệp 

Để khắc phục những rủi ro kể trên, doanh nghiệp có thể ứng dụng các giải pháp công nghệ tích hợp sao lưu tự động và bảo mật cao, điển hình là dịch vụ lưu trữ đám mây từ những đơn vị có uy tín. Giải pháp này được nhiều doanh nghiệp quan tâm và thực tế đã ứng dụng vào quy trình quản lý. 

Lưu trữ đám mây (Cloud storage) là phần mềm cho phép lưu giữ, sắp xếp, quản lý, chia sẻ, và sao lưu dữ liệu của cá thể sở hữu nó trên một hệ thống lưu trữ bên ngoài ổ cứng được duy trì bởi các nhà cung cấp phần mềm (hoặc bên thứ ba). Giải pháp này hỗ trợ người dùng có thể truy cập được tất cả các tệp tin từ xa tại bất kỳ vị trí địa lý nào. Không chỉ tự động sao lưu, các phần mềm này còn có thể khôi phục dữ liệu bị mất. Với nguồn dữ liệu thứ 3 này, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu dễ dàng hơn với chi phí thấp hơn.

Nguồn: Simplilearn

Sử dụng giải pháp công nghệ Ubot Invoice từ FPT Software, toàn bộ dữ liệu hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp được thu thập và lưu trữ tự động trên đám mây, với thời hạn lên tới 10 năm cùng công nghệ bảo mật tối ưu. 

Bên cạnh đó, Ubot Invoice còn đóng vai trò như công cụ thay thế sức lao động con người, khi cho phép tự động hóa các nghiệp vụ như kiểm tra, đồng bộ, nhập liệu các hóa đơn, chứng từ kế toán, giúp tăng tốc độ xử lý tác vụ hàng ngày tại phòng kế toán.

Việc sử dụng những sản phẩm công nghệ tiên tiến như FPT Ubot Invoice chính là bước đầu tiên để giảm thiểu rủi ro thất thoát dữ liệu kế toán và tăng cường tính tập trung của dữ liệu tại doanh nghiệp.

[button text=”Dùng thử miễn phí” link=”#trial-free”]