Quy trình thu chi tiền mặt là nghiệp vụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Quy trình này giúp kế toán xác định rõ trình tự luân chuyển chứng từ như phiếu thu – phiếu chi, ủy nhiệm thu – ủy nhiệm chi theo đúng chế độ kế toán.
Tầm quan trọng của quy trình thu chi tiền mặt
Kế toán tiền mặt là một phân hệ trong kế toán vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau như thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng. Mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ quy trình thu chi tiền mặt vì những lý do sau:
- Tránh rủi ro thất thoát tiền mặt: nếu không thực hiện theo quy trình và quản lý chặt chẽ; một người đồng kiêm nhiệm làm kế toán và thủ quỹ, …
- Nắm bắt công việc rõ ràng: giúp người thực hiện vai trò nắm chắc được quyền hạn và nghĩa vụ công việc của mình.
Quy trình kế toán thu tiền mặt
Đối với kế toán thu tiền mặt, các nghiệp vụ phát sinh được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:
Cụ thể từng bước trong sơ đồ như sau:
- Bước 1: Người nộp tiền làm đề nghị nộp tiền chuyển cho Kế toán thanh toán;
- Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (thường gồm 3 liên) và chuyển cho Kế toán trưởng;
- Bước 3: Kế toán trưởng ký và duyệt phiếu thu chuyển lại Kế toán thanh toán;
- Bước 4: Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu
- Bước 5: Thủ quỹ nhận Phiếu thu đồng thời thu tiền và vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ liên 2 phiếu thu, giao lại liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán;
- Bước 6: Kế toán thanh toán tiến hành lưu chứng từ và hạch toán ghi sổ tiền mặt (TK 111).
3 liên của phiếu thu được lưu trữ như sau:
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Người nộp tiền giữ
- Liên 3: Thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ; chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán và lưu trữ
Quy trình kế toán chi tiền mặt
Đối với kế toán chi tiền mặt, phiếu chi được dùng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi ra và là căn cứ để thủ quỹ phải chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản chi đều phải có phiếu chi.
Quy trình kế toán chi tiền mặt được minh họa bằng sơ đồ dưới đây:
Cụ thể từng bước trong sơ đồ như sau:
- Bước 1: Người đề nghị chi tiền lập Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;
- Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi nộp lên Kế toán trưởng;
- Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi, nếu không hợp lý sẽ trả lại phiếu chi cho kế toán thanh toán chỉnh sửa, còn nếu hợp lý sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc Người được ủy quyền để ký duyệt Phiếu chi;
- Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau đó chuyển lại Kế toán thanh toán;
- Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận Phiếu chi đã được duyệt giao cho Thủ quỹ;
- Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và xuất tiền cho Người đề nghị và lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;
- Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).
Lưu ý: Nếu không được duyệt chi ở bộ phận nào (Kế toán trưởng hay Giám đốc) thì cần trả về thông báo cho người đề nghị chi tiền.
Phiếu chi được lập thành 2 liên như sau:
- Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu
- Liên 2: Dùng để thủ quỹ chi tiền, căn cứ vào số tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ.
Lưu ý khi thực hiện quy trình thu chi tiền mặt
- Tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán:
- Thủ quỹ và kế toán tiền/ kế toán thanh toán không thể là một người
- Chứng từ kế toán không được sắp xếp chung với chứng từ thủ quỹ
- Sổ quỹ và sổ kế toán phải tách biệt.
- Xây dựng quy trình càng rõ ràng về đầu mục công việc và nhân viên phụ trách thì càng giúp quản lý được chặt chẽ và hiệu quả.
- Lưu trữ chứng từ thu chi khoa học, hợp lý:
- Có sự riêng biệt của các loại chứng từ như: Các chứng từ về công nợ được lưu trữ cùng với các chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Có sự phân biệt về thứ tự chứng từ, sự liên tục về mảng thời gian.
- Lưu trữ các chứng từ tại những nơi an toàn, có khả năng chống cháy nổ cao.
Giải pháp UBot đã cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là giải pháp UBot Invoice và UBot Meeting. Trong thời gian tới, UBot sẽ sớm cho ra mắt bộ giải pháp tự động hóa, tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp như UBot ePayment, UBot Matching, UBot Statement Checking.
Tham khảo ngay tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/
