Xử lý xuất hóa đơn nhanh gọn, kế toán cần nắm rõ quy định nào?

Đối với kế toán, xuất hóa đơn là một trong những đầu việc phức tạp, dễ gây sai sót và thiệt hại cho doanh nghiệp nếu xử lý không cẩn thận. Để tránh những lỗi không đáng có này, UBot sẽ giải đáp cho bạn mọi thắc mắc về quy định xuất hóa đơn trong bài viết dưới đây!

1. Khái niệm về xuất hóa đơn 

Hiểu một cách đơn giản, xuất hóa đơn là việc chúng ta ghi lên trên hóa đơn thông tin khách hàng, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho họ cùng số tiền và số thuế. Đây là một trong những công việc hằng ngày của kế toán.

>> Top 5 phần mềm hỗ trợ kế toán làm việc tại nhà hiệu quả

>> Giải pháp giải quyết những rủi ro hàng đầu về mất dữ liệu kế toán 

2. Quy định về nội dung hóa đơn 

2.1 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 39/2014-TT/BTC ngày 31/03/2014, nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy. Các thông tin bắt buộc phải xuất hiện trên hóa đơn đã lập bao gồm:

2.1.1 Tên loại hóa đơn

– Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. 

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

– Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. 

– Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH

2.1.2 Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

– Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

2.1.3 Tên liên hóa đơn

– Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

+ Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

– Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

– Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

2.1.4 Số thứ tự hóa đơn

– Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

2.1.5 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán phải được ghi đầy đủ trên hóa đơn để cơ quan dễ dàng kiểm tra được hàng hóa đến từ đâu cũng như nhà cung cấp hàng hóa có đúng là đối tượng kinh doanh theo pháp luật quy định không. 

2.1.6 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua phải được ghi đầy đủ trên hóa đơn để chứng minh việc bán và mua hàng đã xảy ra.

2.1.7 Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

– Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

2.1.8 Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

– Người mua, người bán phải ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) cùng ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

2.1.9 Tên tổ chức nhận in hóa đơn

– Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

2.1.10 Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt 

– Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. 

– Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên. 

– Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.

– Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hóa đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hóa bán ra).

2.2 Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập

Khoản 1, Điều 4, Thông tư 39/2014-TT/BTC ngày 31/03/2014 quy định:

– Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

– Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

2.3 Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc

Theo Khoản 3, Điều 4, Thông tư 39/2014-TT/BTC ngày 31/03/2014, một số trường hợp hóa đơn sau không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

– Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

– Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

+ Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Quy trình xuất hóa đơn 

Ngày nay, việc xuất hóa đơn được chia thành hai loại: xuất hóa đơn đặt in/tự in và xuất hóa đơn điện tử.

3.1 Quy trình xuất hóa đơn đặt in/tự in

– Để xuất hóa đơn đặt in/tự in, doanh nghiệp phải thuộc nhóm đối tượng đủ điều kiện tạo hóa đơn đặt in theo quy định xuất hóa đơn (Khoản 1, Điều 8, Thông tư 39/2014-TT/BTC):

+ Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư này nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

+ Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

– Trình tự xuất hóa đơn đặt in bao gồm các bước cụ thể như sau:

– Lưu ý: 

+ Doanh nghiệp làm giấy đề nghị đặt in hóa đơn theo mẫu số 3.14 Phụ lục 3 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. 

+ Để tra cứu thông tin phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế.

>> Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử dễ dàng và chi tiết nhất

3.2 Quy trình xuất hóa đơn điện tử

– Để tiến hành xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như sau:

– Để tra cứu thông tin phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế.

– Lưu ý: Trong quá trình tiến hành, doanh nghiệp cần chú ý những nguyên tắc xuất hóa đơn quan trọng sau:

+ Nội dung hóa đơn đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được phép tẩy xóa, sửa chữa.

+ Khi viết hóa đơn phải dùng một màu mực (không dùng mực đỏ), loại mực không phai.

+ Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.

+ Các liên hóa đơn phải có nội dung thống nhất và được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

>> Nắm rõ các quy định mới nhất cần lưu tâm về hóa đơn điện tử 

4. Thời điểm xuất hóa đơn

Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014-TT/BTC đã quy định thời điểm xuất hóa đơn cho từng loại hóa đơn như sau:

4.1 Thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa

– Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

4.2 Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ

– Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

4.3 Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình

– Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

4.4 Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

4.5 Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, lắp đặt

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

4.6 Quy định xử phạt xuất hóa đơn không đúng thời điểm

Khoản 3, Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC quy định mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm như sau:

– Phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với các hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Phạt cảnh cáo nếu việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

5. Phần mềm xuất hóa đơn

Để các doanh nghiệp tìm ra lựa chọn tốt nhất phục vụ cho quá trình xuất hóa đơn, UBot sẽ giới thiệu ba phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất theo danh sách đánh giá đưa ra bởi Tổng cục Thuế vào tháng 6/2021, đó là MISA meInvoice, E-Invoice và Hilo Invoice.

5.1 MISA meInvoice

MISA meInvoice được xếp hạng đầu tiên trong danh sách những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tốt nhất do Tổng cục thuế lựa chọn, đây cũng là phần mềm xuất hóa đơn điện tử tiên phong tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain nhằm nâng cao độ bảo mật, chống làm giả hóa đơn, đem đến cảm giác an toàn tuyệt đối cho khách hàng.

MISA meInvoice đã làm rất tốt trong việc phát triển hệ sinh thái đa dạng các phần mềm từ kế toán đến doanh nghiệp như: phần mềm kế toán MISA, phần mềm kế toán dịch vụ, kê khai – nộp tờ khai thuế,… giúp tiết kiệm đến 90% chi phí và thời gian cho các công ty.

5.2 E-Invoice

Đứng thứ hai trong danh sách sau MISA meInvoice, E-Invoice là phần mềm xuất hóa đơn điện tử do công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển, tuân thủ đúng nội dung về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định trong Nghị định về hóa đơn điện tử 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Sử dụng phần mềm E-Invoice đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như tiết kiệm tối đa chi phí phát hành, vận chuyển, in ấn hóa đơn nhưng lại không yêu cầu cao về đầu tư cơ sở hạ tầng, hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm kế toán,…

Với 19 năm kinh nghiệm triển khai cho 100.000 doanh nghiệp, E-Invoice đang là một đối tác được nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ tại Việt Nam tin cậy.

5.3 Hilo Invoice

Hilo Invoice là phần mềm xuất hóa đơn điện tử được công ty cổ phần dịch vụ T-Van Hilo phát triển từ năm 2017, cũng là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tốt thứ 3 do Tổng cục Thuế lựa chọn. Nhờ vào bộ các tính năng cơ bản và nâng cao giúp giải quyết cơ số các vấn đề về hóa đơn mà doanh nghiệp có thể gặp phải, sau 4 năm xuất hiện trên thị trường, Hilo Invoice đã trở thành đối tác được nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam như VTVcab, Bệnh viện Phụ sản Trung Ương, Tổng công ty Dầu khí Việt Nam, UPS,… tin tưởng và sử dụng.

Một trong những điểm đặc biệt ở Hilo Invoice đó là cung cấp cho khách hàng nhiều mẫu hóa đơn đẹp mắt và miễn phí ngay trên chính trang web sản phẩm của công ty, trong đó có mẫu hóa đơn phong thủy theo các mệnh Kim, Mộc, Thủy, Thổ, Hỏa, phù hợp cho những bạn đang muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử của mình cho độc đáo hơn.

UBot mong rằng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ hơn về quy định xuất hóa đơn và ứng dụng hiệu quả trong công việc hằng ngày. Nếu còn bất cứ khó khăn nào trong việc xử lý hóa đơn, bạn hãy liên lạc với UBot để nhận giải pháp nhé!

>> Tăng năng suất làm việc của nhân viên Tài chính – Kế toán với UBot Invoice

>> 5 lý do giải thích tại sao bạn nên dùng UBot Invoice ngay từ bây giờ!