Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC đã có một số thay đổi so với mẫu hóa đơn cũ thông tư 32/2011/TT-BTC. Cùng theo dõi các quy tắc đặt ký hiệu mới để áp dụng chính xác khi xuất hóa đơn.
Mẫu số hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Theo quy định tại điểm a, khoản 1 điều 4 thông tư 78/2021/TT-BTC, mẫu số hóa đơn điện tử là một trong sáu số tự nhiên từ 1 đến 6, trong đó mỗi số tự nhiên đại diện cho một loại hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:
| Mẫu số HĐĐT | Loại hóa đơn |
| Số 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| Số 2 | Hóa đơn bán hàng |
| Số 3 | Hóa đơn bán tài sản công |
| Số 4 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia |
| Số 5 | Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, chứng từ thu phí DV ngân hàng |
| Số 6 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý |
Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử được đặt ngay phía trước ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử thông tư 78
Thông thường, ký hiệu hóa đơn điện tử được đặt ở góc trên bên phải của tờ hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 là dãy 6 ký tự, bao gồm cả chữ viết và chữ số; mỗi ký tự biểu thị một loại thông tin về hóa đơn đó, cụ thể: hóa đơn là loại có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn; loại hóa đơn.
Nếu gọi công thức ký hiệu hóa đơn điện tử là: abcdef, ta có quy tắc đặt như sau:
a là chữ cái C (nếu hóa đơn là loại có mã của cơ quan thuế) hoặc chữ cái K (nếu hóa đơn là loại không có mã của cơ quan thuế)
bc là hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn; chẳng hạn, hóa đơn điện tử được lập năm 2022 thì thể hiện là 22
d là một trong các chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H, trong đó mỗi chữ cái đại diện cho một loại hóa đơn
| Chữ cái | Loại hóa đơn |
| Chữ T | HĐĐT do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế |
| Chữ D | HĐĐT bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia hoặc loại hóa đơn hóa đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức, do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng; |
| Chữ L | HĐĐT được cấp theo từng lần phát sinh |
| Chữ M | HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền; |
| Chữ N | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử |
| Chữ B | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
| Chữ G | Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng |
| Chữ H | Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng |
– ef là chữ viết do người bán tự xác định dựa trên nhu cầu tự quản lý nội bộ, chẳng hạn phân biệt các mẫu hóa đơn điện tử khác nhau. Nếu không có nhu cầu quản lý này thì ghi là YY
Ví dụ về ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử
Ví dụ 1
2K22TAA – là hóa đơn bán hàng, không có mã của cơ quan thuế, được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Ví dụ 2
1C21LYY, là hóa đơn giá trị gia tăng, có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử được cấp theo từng lần phát sinh
Điểm mới trong quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử từ TT78
So với quy định cũ về ký hiệu hóa đơn điện tử tại Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã bổ sung thêm các ký hiệu để phân biệt tách rõ loại hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia là các hóa đơn đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức, do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
