Phương pháp kiểm kê định kỳ là quy trình kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho tại một thời điểm xác định theo lịch trình quy định trước. Mục tiêu là đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quản lý hàng tồn kho, cũng như đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

1. Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Kiểm kê định kỳ là quy trình kiểm tra và đánh giá giá trị tài sản, xác định nguồn vốn hiện có, và so sánh với thông tin trong sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác. Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ không diễn ra liên tục, mà tập trung vào việc xác định giá trị tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ.

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm kê dựa vào kết quả thực tế của quá trình kiểm tra để ghi nhận giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư và hàng hóa trong sổ kế toán tổng hợp. Thông tin này được sử dụng để xác định giá trị của hàng hóa và vật tư đã được xuất ra.

Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

–  Thực hiện định kỳ: Phương pháp này thường được thực hiện theo lịch trình quy định trước, ví dụ như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

– Hạn chế thời điểm nhận thông tin: Trong kiểm kê định kỳ, công ty thường không biết chính xác về số lượng và giá trị cụ thể của hàng tồn kho cho đến khi quá trình kiểm tra hoàn tất.

– Tính ứng dụng: Phương pháp này thường được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị thấp, đa dạng và số lượng lớn, cũng như trong các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc sản phẩm một cách đồng nhất.

phương pháp kiểm kê định kỳ

2. Cách tính giá trị xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Trong phương pháp kiểm kê định kỳ, không cần thiết phải quan tâm đến việc xác định từng mục hàng hóa cụ thể; điều quan trọng hơn là giá trị còn lại của hàng tồn kho

Công thức tính giá trị hàng tồn kho được xuất trong kỳ:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ

=

 Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ

+

 Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

3.Nguyên tắc kế toán

  • Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, kế toán sẽ ghi nhận giá gốc trên tài khoản 611 theo nguyên tắc giá gốc. 
  • Kế toán phải mở sổ chi tiết để hạch toán giá gốc hàng tồn kho mua vào theo từng loại hàng, nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ. Cuối kỳ, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê từng loại hàng để xác định số lượng và giá trị tồn kho đến cuối kỳ, cũng như lượng hàng đã xuất kho trong kỳ. 
  • Dựa trên hóa đơn mua hàng, kế toán ghi nhận giá gốc vào tài khoản 611. Khi xuất sử dụng hoặc xuất bán, chỉ có một lần ghi nhận vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê.

4. Ưu điểm, nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

4.1.Ưu điểm:

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Kiểm kê định kỳ thường không yêu cầu sự tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực như kê khai thường xuyên. Có thể được thực hiện trong thời gian cố định, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, và thường chỉ yêu cầu sự tham gia của một số nhân viên nhất định trong doanh nghiệp
  • Quy trình đơn giản: Phương pháp này thường đơn giản và dễ triển khai, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và ít phức tạp. Giúp cho việc duy trì tính đồng nhất và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
  • Thực hiện định kỳ: Việc thực hiện kiểm kê theo lịch trình định kỳ giúp duy trì sự ổn định, hiệu quả và liên tục trong quản lý hàng tồn kho.

4.2. Nhược điểm:

  • Không linh hoạt: Phương pháp kiểm kê định kỳ có thể không linh hoạt đối với các biến động không đều về giá trị hàng tồn kho cũng như  trong hoạt động kinh doanh, khiến cho các điều chỉnh hàng tồn kho trở nên khó khăn.
  • Rủi ro lỗi lớn: Nếu xảy ra sai sót trong quá trình kiểm kê định kỳ, có thể dẫn đến sai lệch lớn trong thông tin về hàng tồn kho và giá trị tài sản của doanh nghiệp.
  • Không cập nhật liên tục: Do không thực hiện liên tục, phương pháp này có thể dẫn đến việc không cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách đầy đủ và kịp thời.

5. Ví dụ hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đề bài:

Doanh nghiệp A hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ. (Đơn vị tính 1000 đồng)

Đầu kỳ, số dư của một số tài khoản như sau:

– TK 152: 500.000

– TK 156: 1.500.000

Trong quý I năm N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

  1. Mua một lô hàng theo hóa đơn GTGT: Trị giá mua chưa thuế: 400.000

Thuế GTGT: 10%. Tiền hàng chưa thanh toán, hàng đã về nhập kho.

  1. Mua 1 lô hàng hóa giá trị chưa thuế: 280.000, Thuế GTGT: 10%, chiết khấu thương mại 2%. Tiền hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Số hàng mua nhập kho đủ.
  2. Xuất kho bán một lô hàng. Giá bán chưa thuế: 350.0000. Thuế GTGT 10%. Tiền hàng người mua chưa thanh toán.
  3. Cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho trị giá hàng hóa còn ở trong kho: 1.600.000

Hạch toán:

Đầu kỳ:

Nợ TK 611: 2.000.000

Có TK 152: 500.000

Có TK 156: 1.500.000

Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ:

  1. Mua lô hàng nhập kho, tiền chưa thanh toán

Nợ TK 611: 400.000

Nợ TK 133: 40.000

Có TK 331: 440.000

  1. Mua hàng về nhập kho, được hưởng chiết khấu thương mại, đã thanh toán bằng tài khoản ngân hàng

Số tiền hàng phải trả sau chiết khấu thương mại: 280.000 – 280.000 x 2% = 274.400

Nợ TK 611: 274.400

Nợ TK 133: 27.440

Có TK 112: 301.840

  1. Xuất kho bán hàng

Nợ TK 131: 385.000

Có TK 511: 350.000

Có TK 333:  35.000

  1. Cuối kỳ kiểm kê hàng hóa

– Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ:

Nợ TK 152: 500.000

Nợ TK 156: 1.600.000

Có TK 611:  2.100.000

– Kế toán tính giá trị hàng hóa xuất ra trong kỳ

Tài khoản 611

Nợ Có
Đầu kỳ: 2.000.000
  1. 400.000
  2. 274.400
  1. 574.400
Cuối kỳ:  2.100.000

Nợ TK 632: 574.400

Có TK 611: 574.400

6. So sánh phương pháp kiểm kê định kỳ với phương pháp kê khai thường xuyên

Nội dung Kiểm kê định kỳ Kê khai thường xuyên
Tần suất thực hiện Thường được thực hiện một cách định kỳ theo lịch trình được quy định trước, ví dụ như mỗi quý, mỗi năm Thường được thực hiện liên tục và định kỳ, thường hàng ngày hoặc hàng tuần.
Phạm vi kiểm tra Đánh giá toàn bộ hàng tồn kho trong một thời điểm cụ thể, thường là kiểm kê tất cả hoặc chọn theo mẫu ngẫu nhiên Tập trung vào việc cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách liên tục và chi tiết.
Độ chính xác và minh bạch Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể, nhưng không đảm bảo rằng thông tin là hoàn toàn chính xác và minh bạch như kê khai thường xuyên Đảm bảo thông tin hàng tồn kho được cập nhật và minh bạch liên tục, giảm thiểu sai sót và rủi ro
Tài khoản sử dụng Mọi biến động về vật liệu, hàng hoá (nhập kho, xuất kho) không được ghi nhận trực tiếp trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Thay vào đó, giá trị của vật liệu, hàng hoá được mua và nhập kho trong kỳ được ghi nhận và theo dõi trên một tài khoản kế toán độc lập, thường là Tài khoản 611 – Mua hàng Các biến động về nhập, xuất và số lượng hiện có của hàng hóa được ghi nhận trên các tài khoản liên quan đến hàng tồn kho (TK 151, TK 152, 153, 154, 156, 157, 158).

So sánh phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ

UBot – Hệ sinh thái tự động hoá toàn diện cho doanh nghiệp – cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là các giải pháp:

  • UBot Invoice – Xử lý hoá đơn tự động hoá
  • UBot ePayment – Hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán theo từng cấp và từng bộ phận.
  • UBot Matching – Giải pháp tự động đối chiếu chứng từ mua hàng
  • UBot Statement – Giải pháp đối chiếu sao kê ngân hàng và hạch toán công nợ

Quý doanh nghiệp quan tâm xin mời tham khảo và nhận tư vấn bộ giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp tại đây: https://ubot.vn