Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hiệu quả trong việc đánh giá, định lượng giá trị tồn kho và cung cấp thông tin chính xác về tài sản trong báo cáo tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và minh bạch.

1. Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?

Phương pháp kê khai thường xuyên là việc liên tục phản ánh và theo dõi một cách có hệ thống các hoạt động nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa và vật tư trên sổ kế toán. Nhờ vào quá trình này, giá trị của hàng tồn kho có thể được xác định vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Khi kết thúc kỳ kế toán, sẽ thực hiện việc so sánh giữa số liệu hàng tồn kho kiểm kê thực tế và số liệu hàng tồn kho được ghi nhận trong sổ kế toán. Theo nguyên tắc, số lượng tồn kho trên sổ kế toán cần phản ánh chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế. 

Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa hai số liệu này, cần phải điều tra nguyên nhân của sự chênh lệch và thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho.


Phương pháp kê khai thường xuyên

2. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên.

Tính liên tục: Phương pháp này thực hiện việc kê khai và cập nhật dữ liệu thường xuyên, không chỉ ở cuối mỗi kỳ kế toán mà còn trong quá trình hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Cập nhật thông tin: Đặc điểm quan trọng của phương pháp này là sự cập nhật thông tin liên tục về số lượng, giá trị hàng tồn kho tại mỗi thời điểm. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề như hàng tồn kho quá lớn, rủi ro hỏng hóc hoặc lỗi hệ thống

Định kỳ thực hiện: Được thực hiện thường xuyên theo định kỳ, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của người quản lý, doanh nghiệp.

Tính minh bạc: Đảm bảo cho thông tin hàng hóa, tài chính được cập nhật, phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp. Giúp người quản lý và các bên liên quan hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp và có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.

Phương pháp kê khai thường xuyên thường được ưa chuộng trong các doanh nghiệp sản xuất như ngành công nghiệp, xây dựng, cũng như trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các sản phẩm có giá trị lớn như máy móc, thiết bị kỹ thuật, và hàng hóa chất lượng cao.

3. Các tài khoản kếtoán sử dụng

  • TK 151 – Hàng mua đang đi đường
  • TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
  • TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
  • TK 155 – Thành phẩm
  • TK 156 – Hàng hóa 
  • TK 157 – Hàng gửi đi bán
  • TK 158 – Hàng hóa kho bảo thuế

4. Ví dụ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Doanh nghiệp A có kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho xác định theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Tài liệu trong 5 tháng của doanh nghiệp như sau:

Số dư đầu kỳ:

TK 156: 15.000.000 đồng (5.000 đơn vị hàng X)

TK 157: 900.000đ  (200 đơn vị hàng X gửi bán cho B)

TK 131: 14.000.000đ  (Chi tiết: Công ty A còn nợ 10.000.000đ, Công ty B ứng trước tiền mua hàng 4.000.000đ)

Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng như sau:

  1. Xuất kho 500 đơn vị hàng bán X để bán cho B với giá chưa có thuế là 3.500 đồng/ đơn vị, chịu thuế GTGT 10%. Tiền hàng chưa thu, B đã nhận được hàng.
  2. Nhập kho 3.000 đơn vị hàng X mua từ công ty C với giá chưa thuế là 1.200 đồng/ đơn vị, thuế GTGT là 10%, tiền hàng chưa thanh toán.
  3. Xuất kho 2.000 đơn vị hàng X để gửi bán cho B.
  4. Nhập kho 2.500 đơn vị hàng X mua từ D với giá chưa thuế là 1.400 đồng/ đơn vị, thuế GTGT là 10%, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Hãy trình bày bút toán ghi sổ.

Lời giải

Giá vốn bình quân gia quyền cuối kỳ của hàng X: (15.000.000 + 3.000 x 1.200 + 2.500 x 1.400) / (5.000 + 3.000 + 2.500) = 2.105

1.

  • Nợ TK 632: 1.052.500 = 2.105 x 500

Có TK 156:  1.052.500

  • Nợ TK 131: 1.925.000

Có TK 333: 175.000

Có TK 511: 1.750.000

2.

Nợ TK 156: 3.600.000 = 3.000 x 1.200

Nợ TK 133: 360.000 

Có TK 331: 3.930.000

3.

Nợ TK 157: 2.105.000

Có TK 156:  2.105.000  = 2.105 x 1.000

4.

Nợ TK 156: 3.500.000 = 2.500 x 1.400

Nợ TK 133: 350.000

Có TK 112:  3.850.000

5. So sánh với phương pháp kiểm kê định kỳ

Nội dung Kê khai thường xuyên Kiểm kê định kỳ
Tần suất thực hiện Thường được thực hiện liên tục và định kỳ, thường hàng ngày hoặc hàng tuần. Thường được thực hiện một cách định kỳ theo lịch trình được quy định trước, ví dụ như mỗi quý, mỗi năm
Phạm vi kiểm tra Tập trung vào việc cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách liên tục và chi tiết. Đánh giá toàn bộ hàng tồn kho trong một thời điểm cụ thể, thường là kiểm kê tất cả hoặc chọn theo mẫu ngẫu nhiên
Độ chính xác và minh bạch Đảm bảo thông tin hàng tồn kho được cập nhật và minh bạch liên tục, giảm thiểu sai sót và rủi ro Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể, nhưng không đảm bảo rằng thông tin là hoàn toàn chính xác và minh bạch như kê khai thường xuyên
Tài khoản sử dụng Các biến động về nhập, xuất và số lượng hiện có của hàng hóa được ghi nhận trên các tài khoản liên quan đến hàng tồn kho (TK 151, TK 152, 153, 154, 156, 157, 158). Mọi biến động về vật liệu, hàng hoá (nhập kho, xuất kho) không được ghi nhận trực tiếp trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Thay vào đó, giá trị của vật liệu, hàng hoá được mua và nhập kho trong kỳ được ghi nhận và theo dõi trên một tài khoản kế toán độc lập, thường là Tài khoản 611 – Mua hàng

6. Ưu, nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

6.1. Ưu điểm:

  • Tính minh bạch: Phương pháp này tạo ra tính minh bạch trong quản lý và báo cáo tài chính của doanh nghiệp bằng cách cập nhật thông tin liên tục và định kỳ, giúp tăng cường niềm tin cho các bên liên quan.
  • Hỗ trợ ra quyết định: Bằng cách cung cấp thông tin mới nhất và chính xác nhất, phương pháp kê khai thường xuyên hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế.
  • Phát hiện sớm vấn đề: Với việc liên tục theo dõi được thông tin tài chính sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề và thách thức trong quản lý và hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục và tối ưu hóa quản lý tồn kho.

6.2. Nhược điểm:

  • Tốn kém chi phí: Phương pháp kê khai thường xuyên đòi hỏi sự đầu tư về nguồn lực và thời gian để thực hiện việc thu thập, kiểm tra và xử lý dữ liệu thường xuyên.
  • Phức tạp: Quá trình kê khai thường xuyên có thể trở nên phức tạp và khó khăn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hệ thống quản lý phức tạp. Do các doanh nghiệp lớn thường có số lượng giao dịch lớn, đa dạng thông tin có thể được phân tán trên nhiều bộ phận khác nhau.
  • Rủi ro sai số: Việc cập nhật thông tin liên tục có thể tăng cường rủi ro sai số, đặc biệt khi có sự thay đổi nhanh chóng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
  • Yêu cầu kiểm soát nội bộ mạnh mẽ: Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, phương pháp này đòi hỏi sự kiểm soát nội bộ mạnh mẽ và quy trình kiểm tra chặt chẽ.

——

UBot – Hệ sinh thái tự động hoá toàn diện cho doanh nghiệp – cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là các giải pháp:

  • UBot Invoice – Xử lý hoá đơn tự động hoá
  • UBot ePayment – Hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán theo từng cấp và từng bộ phận.
  • UBot Matching – Giải pháp tự động đối chiếu chứng từ mua hàng
  • UBot Statement – Giải pháp đối chiếu sao kê ngân hàng và hạch toán công nợ

Quý doanh nghiệp quan tâm xin mời tham khảo và nhận tư vấn bộ giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp tại đây: https://ubot.vnPhương pháp kê khai thường xuyên