Tổng Hợp Những Phần Mềm Hỗ Trợ Kế Toán Làm Việc Tại Nhà Hiệu Quả

Với những công việc yêu cầu nhiều nguồn tài liệu, thông tin đầu vào như kế toán, hình thức làm việc tại nhà gây nhiều cản trở tới hiệu suất làm việc của các kế toán viên. Khi làm việc từ xa đang là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp nhằm thích ứng với tác động của dịch COVID-19, nhân sự ngành kế cần trang bị cho mình những giải pháp số sau để đảm bảo khả năng hoàn thành công việc linh hoạt và độc lập trong thời kỳ “bình thường mới”. 

1. Thống kê, xử lý và lưu trữ các hoá đơn, chứng từ kế toán

Mỗi lượt giao dịch phát sinh thì doanh nghiệp đều thu về một lượng lớn các hợp đồng thanh toán và các hóa đơn chứng từ liên quan. Công việc của kế toán cũng vì vậy mà cần sự khéo léo, cẩn thận trong việc lưu trữ các thông tin đầu vào, đầu ra để làm căn cứ cho việc kê khai thuế, hạch toán chi phí và xây dựng báo cáo tài chính. 

Phần mềm xử lý hóa đơn tự động FPT Ubot Invoice

Ubot Invoice là giải pháp tự động hóa quy trình bằng robot RPA (Robotic Process Automation)  tiên phong dành cho doanh nghiệp Việt, hỗ trợ nhân viên kế toán trong tác vụ kiểm tra, lưu trữ, nhập liệu, tra cứu và đồng bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp. Với ưu điểm lớn là khả năng xử lý tự động hàng loạt hoá đơn đầu vào một cách chính xác, Ubot Invoice có thể đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo về chi phí hợp lý và tốc độ triển khai nhanh chóng. 

Bên cạnh đó, giải pháp tự động hóa kế toán tới từ FPT này có khả năng kết hợp cùng các phần mềm kế toán khác để hỗ trợ kế toán viên thực hiện các tác vụ của mình dễ dàng hơn, cũng như tăng hiệu suất công việc đáng kể. Trên thực tế, Ubot Invoice giúp doanh nghiệp giảm 90% thời gian xử lý tác vụ, tiết kiệm 70% chi phí, và loại bỏ 100% lỗi sai thủ công của con người.

2. Vào sổ quỹ, sổ tiền gửi và các sổ sách cần thiết khác

Sau khi xử lý hàng loạt thông tin đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau, kế toán viên cần thực hiện ghi chép các hoạt động tài chính, kiểm tra sổ sách kế toán. Thông thường các tác vụ này thường được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán. 

Phần mềm kế toán MISA

Phần mềm kế toán MISA là phần mềm được sử dụng nhiều và thông dụng nhất hiện nay tại các doanh nghiệp Việt nhờ ưu điểm vượt trội như dễ sử dụng, giao diện đẹp, độ chính xác cao và độ bảo mật tốt. MISA là phần mềm dựa nên nền tảng công nghệ tiên tiến giúp linh hoạt kết nối các dịch vụ giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

3. Xem xét và đối chiếu các giao dịch

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm kế toán kết nối với hệ thống ngân hàng nhằm kiểm soát được các lượt giao dịch hàng ngày cũng như giảm thiểu thời gian đối soát sao kê ngân hàng hàng tháng. Kế toán viên luôn phải chú ý, xem xét các giao dịch đang chờ xử lý xem có bất kỳ lỗi hoặc bất thường nào có thể gây lo ngại hay không, để có thể kịp thời xử lý vấn đề tiềm ẩn kịp thời, dù là trong thời gian làm việc tại nhà.

Fast Accounting

Fast Accounting là phần mềm online giúp doanh nghiệp thực hiện thu chi, thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi hoặc tiền vay một cách chặt chẽ, chi tiết theo đúng đối tượng, theo hóa đơn, theo hợp đồng, theo khoản mục phí. Ưu điểm lớn của phần mềm này chính là giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh kèm theo đó là dễ dàng truy xuất thông tin. Vì là phần mềm online nên Fast Accounting không cần chi phí lắp đặt ban đầu và có thể truy cập bất cứ lúc nào. 

4. Sao lưu dữ liệu và truy cập máy tính từ xa

Việc lưu trữ và tiếp cận dữ liệu mọi lúc, mọi nơi đang là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Ứng dụng điện toán đám mây, toàn bộ nguồn thông tin lưu trữ trên đám mây sẽ được thực hiện tự động, giảm bớt lượng công việc thủ công dành cho kế toán. Qua đó, ứng dụng các giải pháp điện toán đám mây sẽ giảm chi phí vận hành, tăng khả năng tiếp cận dữ liệu và xử lý công việc linh hoạt hơn.

Google Drive

Dựa trên nền tảng lưu trữ đám mây cho phép người dùng tải các tệp dữ liệu bất cứ nơi đâu, Google Drive đang là một trong những nền tảng lưu trữ dữ liệu được nhiều cá nhân tin dùng và ưa chuộng nhất. Nền tảng này không chỉ cung cấp dịch vụ sao lưu dữ liệu mà còn tích hợp các tính năng như soạn thảo tài liệu, bảng tính hay bảng trình chiếu, v.v.. Ưu điểm lớn nhất mà ứng dụng này mang lại chính là sự linh hoạt cho người dùng khi kế toán viên có thể truy cập từ ứng dụng trên điện thoại hay trình duyệt web trên máy tính. 

UltraViewer

UltraViewer là một phần mềm chuyên dùng để điều khiển máy tính từ xa, có kèm chức năng chat, chia sẻ màn hình, chia sẻ tập tin giữa một hoặc nhiều máy tính thông qua mạng Internet. Phần mềm được thiết kế để sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, nhưng mục đích quan trọng nhất chính là hỗ trợ. Với công cụ này, kế toán viên có thể truy cập dữ liệu trên văn phòng ngay tại nhà. Đây là một công cụ phải có đối với nhân viên kế toán trong thời COVID hiện nay.

***

Phòng kế toán vốn đã quen thuộc với phương thức xử lý công việc truyền thống và thủ công, giờ đây đứng trước thách thức phải thay đổi để thích ứng với “thời bình thường mới”. Việc trang bị hiểu biết và tích cực thực hành với các phần mềm tự động hóa, phần mềm làm việc online sẽ cho phép các kế toán tăng cường năng lực giải quyết công việc từ xa, tăng hiệu suất và khả năng làm việc độc lập trong thời gian chưa thể quay trở lại văn phòng.

[button text=”Đăng ký miễn phí” link=”#trial-free”]