Hệ thống quản lý nhân sự là một phần không thể thiếu với bộ phận nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Bất kì doanh nghiệp nào sở hữu hệ thống quản lý nhân sự khoa học thì cũng sẽ có nguồn nhân lực chất lượng cũng như nâng cao năng suất lao động.
Hệ thống quản lý nhân sự là gì?
Hệ thống quản lý nhân sự là nơi tập trung tất cả quy trình, cách thức cũng như dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý nhân sự. Hệ thống này xoay quanh các công việc như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đãi ngộ nhân sự và có sự gắn kết liền mạch các hoạt động này với nhau.
Dựa trên hệ thống quản lý nhân sự, những người quản lý thông tin có thể nắm bắt nhanh chóng cũng như hiểu rõ được tình trạng nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: 4 cuốn sách quản lý nhân sự không thể thiếu trong tủ sách
Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự
Trước đây, nhà quản lý nhân sự chỉ có những công cụ thủ công và rất vất vả khi quản lý nhiều nhân viên. Tuy nhiên, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, việc sử dụng hệ thống quản lý nhân sự khoa học sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Hệ thống hóa thông tin: Các thông tin liên quan đến nhân sự được tập hợp, lưu trữ và sắp xếp khoa học. Từ đó việc tìm kiếm thông tin hoặc truyền tải thông tin cũng nhanh chóng
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hệ thống quản lý nhân sự với sự sắp xếp hợp lý và quy trình rõ ràng là trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý. Từ đó người quản lý nhân sự tối ưu được thời gian, chi phí, đặc biệt là tinh gọn hệ thống quản lý nhân sự
- Công cụ ra quyết định: hệ thống hỗ trợ việc lập các báo cáo, lập sơ đồ mô phỏng chiến lược nhân sự hoặc có những thống kê, đánh giá tự động sẽ giúp quản lý ra quyết định nhanh chóng.
- Thu hút nhân tài và xây dựng nhân sự: Nhờ vào việc quản lý nhân sự khoa học, hệ thống mà nhà quản lý có thể xác định được doanh nghiệp như thế nào để phát triển. Từ đó thu hút và lựa chọn nhân tài phù hợp
Hiện nay nhà quản lý thường sử dụng các phần mềm để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự.
Nội dung cơ bản của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin theo phòng ban
Nhân sự với thông tin chi tiết cần được sắp xếp và lưu trữ theo từng phòng ban. Các phòng ban trên hệ thống cần thể hiện rõ cấu trúc để người sử dụng dễ dàng tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên cũng như kết xuất ra bên ngoài.
Ngoài ra, hệ thống thông tin này cũng cần đảm bảo phải bảo mật để bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên
Các công việc chính trong quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự cần đáp ứng hỗ trợ thực hiện các công việc sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên
- Quản lý nghỉ phép
- Quản lý chấm công
- Quản lý lương, thưởng, bảo hiểm, thuế TNCN
- Quản lý tuyển dụng, đào tạo
Những thông tin này cần hiển thị cho từng nhân viên theo từng phòng ban.
Tiêu chí và cách thức đánh giá nhân sự
Những tiêu chí đánh giá nhân sự được quy định theo thang điểm và cài đặt vào phần mềm. Trong kỳ, hệ thống ghi nhận kết quả làm việc của nhân viên. Đến kỳ đánh giá, phần mềm sẽ tự động đánh giá kết quả một các chuẩn xác và đồng bộ.
Như vậy, hệ thống giúp khắc phục những rủi ro về thất lạc thông tin cũng như sai sót trong đánh giá nhân sự
>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý nhân sự “khôn khéo” cho nhà quản trị
Thiết lập báo cáo, dự báo tình hình nhân sự
Thông thường các phần mềm sẽ có chức năng tạo báo cáo phân tích tình hình nhân sự. Những đánh giá về nhân sự sẽ được lưu lại trên hệ thống theo từng nhân viên. Đến cuối năm, quản lý có thể dễ dàng kết xuất các báo cáo như:
- Báo cáo kết quả hoạt động quản lý nhân sự
- Danh sách nhân sự xuất sắc phục vụ khen thưởng, thăng chức
- Kế hoạch đào tạo nhân sự cho tương lai
- Đánh giá hiệu quả nhân sự hiện tại so với kỳ vọng của doanh nghiệp
- Dự báo xu hướng nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai
Cách lựa chọn hệ thống quản trị nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp
Bước 1: Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự của tổ chức
Người quản lý cần nắm rõ thực trạng về việc quản lý nhân sự của tổ chức như số lượng nhân sự, năng suất làm việc và những hạn chế đang gặp phải. Từ đó trả lời cho các câu hỏi:
- Doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn gì trong việc quản lý nhân sự
- Doanh nghiệp đã có hệ thống quản trị nhân sự chưa?
- Nếu đã có thì hệ thống quản trị nhân sự của doanh nghiệp hiện nay đã hiệu quả chưa?
- Cần làm gì để cải thiện hệ thống này?
Bước 2: Xác định tiêu chí cần đạt được trong việc quản lý nhân sự
Sau khi xác định những vấn đề hiện tại đang có trong tổ chức, người quản lý nhân sự cần đưa ra mục tiêu về quản lý nhân sự mà doanh nghiệp muốn đạt được.
Quản lý nhân sự cần liệt kê xem những tiêu chí gì là quan trọng với doanh nghiệp như: chi phí, các tiện ích cần sở hữu như quản lý thông tin, báo cáo số liệu tự động, dự báo, …
Bước 3: Xác định nhu cầu của tổ chức
Nhà quản lý cần nắm rõ nhu cầu chủ yếu của doanh nghiệp mình là gì. Ví dụ như doanh nghiệp muốn tập trung vào quản lý thông tin hay muốn phần mềm đưa ra cả những báo cáo, phân tích và dự báo cho tương lai. Dựa vào nhu cầu đó, doanh nghiệp sẽ chọn được phần mềm phù hợp, không quá thừa các chức năng không cần thiết.
Thêm vào đó, cần xác định rõ đối tượng chính sẽ sử dụng hệ thống. Đó có thể là giám đốc nhân sự, quản lý hay tất cả nhân viên đều tham gia quá trình này.
Bước 4: Tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp phù hợp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp quản lý nhân sự. Doanh nghiệp cần dựa trên khả năng tài chính và những nhu cầu đã xác định ở trên để tìm nhà cung cấp phù hợp.
Cần lựa chọn từ 5 đến 10 nhà cung cấp phù hợp nhất để tìm hiểu sâu thông tin. Tham khảo những đánh giá về việc cung cấp dịch vụ cũng như tư vấn hỗ trợ trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý nhân sự để có lựa chọn phù hợp.
Doanh nghiệp cũng có thể lên website của đơn vị cung cấp để xem demo các tính năng của sản phẩm. Từ đó doanh nghiệp đánh giá xem nhà cung cấp này có đủ để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp hay chưa
Giải pháp UBot đã cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là giải pháp UBot Invoice và UBot Meeting. Trong thời gian tới, UBot sẽ sớm cho ra mắt bộ giải pháp tự động hóa, tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp như UBot ePayment, UBot Matching, UBot Statement Checking.
Quý doanh nghiệp quan tâm xin mời tham khảo và nhận tư vấn bộ giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp tại đây: https://ubot.vn
