Giải Cứu Phòng Kế Toán Tại Doanh Nghiệp Bán Lẻ & Siêu Thị Với Phần Mềm Xử Lý Hoá Đơn Tự Động

Những thách thức và thực trạng công việc của kế toán viên tại doanh nghiệp bán lẻ

Đặc thù của ngành bán lẻ là hoạt động giao dịch giữa công ty với các nhà cung cấp, cũng như giữa công ty với khách mua hàng luôn ở cường độ cao; đồng thời phải quản lý hàng hóa dựa trên các mã hiệu với số lượng rất lớn. Chính đặc điểm này khiến cho nhân viên kế toán tại doanh nghiệp bán lẻ có lịch làm việc luôn trong trạng thái tất bật, chỉ tồn tại hai chế độ: bận hoặc rất bận.

Đặc biệt, trong bối cảnh dịch COVID-19 đang diễn ra phức tạp, người dân có xu hướng mua sắm tích trữ cho bản thân và gia đình đã dẫn tới khối lượng giao dịch hàng hóa tại các doanh nghiệp bán lẻ, siêu thị tăng đột biến trong thời gian gần đây, kéo theo đó là tốc độ xoay vòng nhập hàng hóa cũng tăng cao. Niềm vui đối với phòng kinh doanh khi lợi nhuận gia tăng lại là nỗi lo lắng đối với phòng kế toán, khi phải xử lý một khối lượng hóa đơn đầu vào lớn, trong một khoảng thời gian ngắn.  

Đây có thể được coi là “thách thức chồng thách thức” đối với các nhân sự kế toán tại doanh nghiệp bán lẻ. 

Trong khi đó, theo khảo sát, một số lượng lớn các tác vụ mà kế toán tại doanh nghiệp bán lẻ (trong bài viết này sẽ viết tắt là “kế toán bán lẻ”) đảm nhiệm đều đang được xử lý thủ công, gây thất thoát về thời gian, chi phí, nhân lực và hiệu suất làm việc nói chung.

Điển hình như nghiệp vụ xử lý hóa đơn đầu vào hàng tháng. 

Giải pháp tự động hóa kế toán dành cho doanh nghiệp bán lẻ

Nhằm giải quyết tình trạng quá tải công việc và tăng cường hiệu suất làm việc của các kế toán bán lẻ, việc áp dụng công nghệ thông tin, các phần mềm tự động hóa, vào quy trình vận hành hàng ngày của phòng kế toán là thiết yếu. 

Để việc ứng dụng tự động hóa đạt được hiệu quả cao, bản thân các kế toán viên và chủ doanh nghiệp cần trang bị những hiểu biết cơ bản về công nghệ mới này.

Tự động hóa ở đây là gì? 

Tự động hóa mà chúng ta đang đề cập không giống như trong các nhà xưởng sản xuất, nơi bạn thấy các robot vật lý, các cánh tay máy di chuyển, chế tạo và lắp đặt các chi tiết. Thay vào đó, đây là các robot phần mềm được lập trình để mô phỏng y chang tác vụ của con người trên môi trường máy tính, như mở email, tải file, truy cập website, nhập liệu, v.v.

Tự động hóa giúp kế toán bán lẻ như thế nào?

Giờ đây, với công nghệ RPA (tự động hóa quy trình nghiệp vụ) và OCR (nhận diện ký tự quang học), toàn bộ các thao tác trong quy trình xử lý hóa đơn đầu vào, từ “tiếp nhận hóa đơn” cho tới “kiểm tra xác thực thông tin với Tổng Cục Thuế” đều được bot phần mềm thực hiện theo các bước tuần tự, hệt như một kế toán viên con người.

Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào với phần mềm tự động hóa kế toán

Giải pháp RPA cùng OCR giúp trích xuất các trường thông tin cần thiết trong file (pdf) hóa đơn điện tử, hoặc file (ảnh hoặc scan) hóa đơn giấy; lưu trữ và bảo mật các tài liệu này trên hệ thống; sau đó nhập liệu văn bản vào những trường thông tin của bảng kê theo đúng thứ tự, đúng mẫu.

Nhờ đó, nhanh chóng hoàn thành các file dữ liệu cần thiết cho phòng kế toán.

Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào với phần mềm tự động hóa kế toán

Tuy nhiên, ưu thế của bot so với con người nằm ở khả năng hoạt động ổn định, tốc độ xử lý và độ chính xác vượt trội, bởi con người có giới hạn thể chất nên sẽ dần mệt mỏi và giảm hiệu suất theo thời gian (cho đến khi được nạp lại năng lượng). 

Vận hành thực tế cho thấy, tác vụ kiểm tra xác thực thông tin hóa đơn đầu vào từ NCC với dữ liệu trên Tổng Cục Thuế, bot phần mềm chỉ mất 3 giây. Trong khi đó, thao tác thủ công mất tới 3 phút, đối với một nhân sự kế toán thạo việc. Kết quả tương tự đối với tác vụ nhập liệu từ file hóa đơn sang các bảng kê excel, hay phần mềm kế toán.

Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào với phần mềm tự động hóa kế toán

Tự động hóa kế toán giúp Central Retail tại Việt Nam xử lý 1,8 triệu hóa đơn và tiết kiệm 10 tỷ đồng như thế nào?

Central Retail tại Việt Nam (CRV) là một trong những tập đoàn bán lẻ hàng đầu của khu vực. Tính đến năm 2021, đơn vị sở hữu 38 trung tâm thương mại và 260 cửa hàng trên toàn quốc, với khối lượng hóa đơn đầu vào hàng năm lên tới 1,8 triệu hóa đơn.

Tập đoàn cần tới 75 nhân viên kế toán làm việc toàn thời gian, tiêu tốn 180.000 giờ làm việc mỗi năm để giải quyết các nghiệp vụ liên quan tới xử lý hóa đơn đầu vào.

Từ giữa năm 2020, CRV bắt đầu ứng dụng giải pháp tự động hóa tại phòng Kế toán và Tài chính (F.A.S.T) nhằm:

• Tự động tải và lưu trữ hóa đơn điện tử (e-invoice).
• Trích xuất dữ liệu từ e-invoice, chuyển (convert) sang file excel.
• So sánh đối chiếu dữ liệu trên hóa đơn với các văn bản liên quan.
• Thông báo với kế toán khi phát hiện trường hợp bất thường.

Trong toàn bộ quy trình này, con người chỉ đóng vai trò giám sát, xác nhận và quyết định cuối cùng mà không cần trực tiếp “sắn tay” thực thi.

Việc ứng dụng tự động hóa kế toán đã giúp tiết kiệm chi phí xử lý hóa đơn tới 10 tỷ VNĐ trong vòng 05 năm, giảm tới 100.000 giờ làm việc mỗi năm cho CRV.

Một giải pháp tự động hóa kế toán mạnh mẽ từ nhà cung cấp phần mềm hàng đầu Việt Nam

FPT Ubot Invoice là phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào tự động, dựa trên công nghệ lõi RPA tiên tiến, được phát triển bởi tập đoàn FPT.

Ngay lúc này đây, hơn 50 doanh nghiệp bán lẻ hàng đầu Việt Nam đang ứng dụng Ubot Invoice tại phòng kế toán để:

✔️ Tự động kiểm tra, đối soát dữ liệu hóa đơn đầu vào với Tổng Cục Thuế

✔️ Tự động nhập liệu từ ảnh chụp, file scan hóa đơn giấy hoặc file pdf hóa đơn điện tử

✔️ Tự động lưu trữ dữ liệu trên đám mây, với thời hạn lên tới 10 năm và công nghệ bảo mật tuyệt đối từ FPT Software

✔️ Tra cứu thuận tiện các chứng từ với bộ lọc tìm kiếm và hệ thống gán nhãn thông minh

✔️ Xuất dữ liệu nhanh chóng từ Ubot Invoice và đồng bộ lên các PMKT phổ biến để xây dựng các báo cáo theo yêu cầu.

Để đánh giá chính xác nhu cầu của phòng kế toán và mức độ phù hợp của giải pháp tự động hóa kế toán FPT Ubot Invoice với doanh nghiệp mình, liên hệ ngay với Ubot qua hotline hỗ trợ 0823 687 889 hoặc đăng ký tư vấn miễn phí tại website.

[button text=”Đăng ký miễn phí” link=”#trial-free”]