Khách hàng nói gì về UBot Invoice?
Câu chuyện hôm nay là về Expertis, công ty kiểm toán và tư vấn với đội ngũ chuyên gia hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
Expertis: Hỗ trợ chuyên sâu – Tư vấn sắc bén
Expertis là công ty Kiểm toán – Kế toán – Thuế và Tư vấn được thành lập vào năm 2003 tại thành phố Hồ Chí Minh. Cho tới nay, sau gần 20 năm hoạt động, Expertis tự hào khi được đồng hành cùng hơn 4.500 tên tuổi trong và ngoài nước trên chặng đường tối ưu vận hành – quản trị doanh nghiệp cũng như mở rộng đầu tư – kinh doanh.
Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm cùng hệ sinh thái dịch vụ toàn diện – tập trung, Expertis sẽ theo sát doanh nghiệp trên mọi bước đường phát triển: từ giai đoạn thành lập cho đến những thành công lớn hơn, và cuối cùng là chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Năm 2016, Expertis vinh hạnh nhận giải thưởng quốc tế Asian Most Impactful Service Award cho những đóng góp xuất sắc của doanh nghiệp trong việc xây dựng thương hiệu và cung cấp dịch vụ chất lượng, tác động mạnh mẽ đến sự thành công của các doanh nghiệp khác ở Châu Á nói chung và ở Việt Nam nói riêng.
Điểm nghẽn lớn tại Bộ phận Dịch vụ Kế toán và Thuế
Bên cạnh việc nỗ lực không ngừng để cải thiện chất lượng dịch vụ, một trong những chìa khóa vàng giúp Expertis đạt được những thành tựu kể trên đó là tích cực ứng dụng các công nghệ mới trên thế giới để quản trị nhân sự, vì chính những nhân viên này sẽ là nòng cốt đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
Tuy nhiên, trước sự phát triển quá nhanh của công ty, sự gia tăng số lượng khách hàng và tác động của tình trạng thiếu hụt nhân sự, một số vấn đề nan giải đã bắt đầu xuất hiện ở bộ phận xử lý dữ liệu trực thuộc Bộ phận Dịch vụ Kế toán và Thuế. Cho dù áp dụng công nghệ hiện đại nhưng quy trình, thao tác làm việc ở bộ phận này vẫn còn rất phức tạp, tốn nhiều thời gian thực hiện và thời gian tự kiểm tra, tự rà soát.
Trung bình mỗi tháng các nhân viên kế toán tại Expertis phải xử lý khoảng 15.000 hóa đơn đầu vào, tương đương với gần 180.000 hóa đơn mỗi năm, một số lượng khổng lồ. Thế nhưng con số này còn có thể tăng cao hơn nữa do công ty vẫn đang trong giai đoạn mở rộng và thu hút khách hàng. Tuy nhiên, việc xử lý dữ liệu còn thủ công, mất rất nhiều thời gian, chưa tiết kiệm được tối đa giờ làm của nhân viên, chưa nâng cao năng suất, điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định tăng trưởng của công ty.
Thông thường, một nhân viên xử lý dữ liệu của Bộ phận Kế toán sẽ mất khoảng 15 phút (lâu hơn nếu đó là hóa đơn hàng hóa) để hoàn thành ba bước sau:
Không chỉ tốn thời gian, xử lý hóa đơn thủ công còn là nguyên nhân chính gây ra hàng loạt các vấn đề về:
✘ Tra cứu hóa đơn: mất thời gian tra cứu nhiều lần vì sự cố mạng, mất thời gian vì thao tác lặp đi lặp lại nhiều lần,…
✘ Nhập liệu: tốn chi phí và mất thời gian khi dữ liệu nhập phải được phân công soát xét bởi một người khác…
Điều này làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc giảm thiểu chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh, khó tuyển và thiếu hụt về nhân sự phụ trách do mở rộng quy mô, phải từ chối hợp đồng do cơ sở hạ tầng, nhân sự không theo kịp tốc độ phát triển mở rộng.
“Đã có lúc số lượng chứng từ khách hàng tăng cao, đặc biệt vào các thời điểm như Lễ, Tết,… Nhân viên bên mình rất bận rộn, huy động nhân sự liên tục, nhưng vẫn không kịp xử lý hết chứng từ dữ liệu. Để hoàn thành báo cáo, sổ sách cho khách hàng, công ty phải kêu gọi cả những bộ phận khác vào hỗ trợ và phải tuyển gấp nhân sự,… để thực hiện. Điều này tạo ra áp lực quản lý và áp lực chi phí vô cùng lớn lên công ty cũng như đưa công ty vào thế bị động trước các tình huống đột xuất”. – Anh Võ Nguyên Bảo Khang, Trưởng Bộ phận Dịch vụ Kế toán Thuế của Expertis chia sẻ – “Cách làm thủ công, nhân sự thì thiếu hụt mà số lượng công việc lại nhiều, phức tạp đã khiến tâm lý, tinh thần làm việc của bộ phận xử lý dữ liệu lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng.”
Công nghệ hỗ trợ con người
Để nâng cao đời sống làm việc của các chuyên viên cung cấp dịch vụ tại Bộ phận Kế toán Thuế, Expertis mong muốn một giải pháp có thể lấp đầy hai lỗ hổng lớn nhất do quy trình xử lý thủ công gây ra là tốn thời gian và dễ mất nhân sự.
Sau khi tìm hiểu và cân nhắc giữa nhiều lựa chọn, Expertis quyết định sử dụng UBot Invoice, giải pháp xử lý hóa đơn tự động từ akaBot – FPT Software, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí Nhanh – Chính xác – Dễ triển khai – Dễ sử dụng.
Quá trình sử dụng giải pháp đã chứng minh lựa chọn của Expertis là đúng đắn. Các đầu việc xử lý hóa đơn giờ đã được tự động hóa đến 90% với quy trình như sau:
“UBot Invoice giúp chúng tôi tiết kiệm 70% thời gian xử lý hóa đơn.” – Chị Lê Phạm Hạnh Nguyên, Giám đốc cấp cao của Expertis chia sẻ – “Những vướng bận về mất thời gian nhập liệu, mất thời gian kiểm tra dữ liệu nhập, mất thời gian cho việc soát xét lại,… giờ đây đã được giải quyết rất triệt để. Chúng tôi hài lòng về hiệu quả mà UBot Invoice mang lại.”
Công nghệ không thay thế con người, công nghệ hỗ trợ con người, và con người là cốt lõi của doanh nghiệp. Cùng UBot cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao tinh thần nhân viên và viết nên thật nhiều câu chuyện chuyển đổi số thành công nhé!
