Nhằm đẩy nhanh việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam, Bộ Tài chính đã đưa ra nhiều văn bản hướng dẫn, gỡ rối cho các doanh nghiệp. Mới đây nhất là thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mời bạn cùng tìm hiểu những quy định đáng lưu tâm về hóa đơn điện tử tại hai văn bản này để áp dụng đúng theo quy định pháp luật.
Về việc chuyển đổi HĐĐT không có mã của cơ quan Thuế sang HĐĐT có mã của cơ quan Thuế
Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, phải chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu:
-
Thuộc nhóm rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư 31/2021/TT-BTC
-
Được cơ quan thuế thông báo yêu cầu chuyển đổi sang hóa đơn có mã.
Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế phát hành thông báo, doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải thay đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và gửi thông báo xác nhận cho cơ quan Thuế.
>> Xem thêm: Hướng dẫn 6 bước chi tiết chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế
Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung hóa đơn gửi hóa đơn điện tử cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Người bán được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Bên thứ ba này phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Có quan hệ liên kết với người bán
– Là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
– Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh đáp ứng các yêu cầu sau thì được lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế:
– Nộp thuế theo phương pháp kê khai
– Cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác)
Hóa đơn điện tử kết nối với máy tính tiền giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn đầu ra một cách tự động và thông minh hơn. | Nguồn: ncr.com
Việc xử lý hóa đơn đầu vào vẫn là bài toán khó, đặc biệt là với các doanh nghiệp ngành thương mại, bán lẻ, dịch vụ…có nhiều nhà cung cấp và nhiều giao dịch phát sinh.
Tuy nhiên, hiện nay đã có nhiều giải pháp công nghệ tiên tiến giúp đơn giản hóa khâu xử lý hóa đơn cho doanh nghiệp. Tiêu biểu như FPT Ubot Invoice – một giải pháp phần mềm thông minh có thể kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ RPA (quy trình tự động hóa).
| FPT UBot Invoice là giải pháp tự động hóa 100% thao tác xử lý hóa đơn với các tính năng vượt trội như:
– Tự động tải email từ hóa đơn của nhà cung cấp và kiểm tra tính xác thực từ Tổng cục Thuế. – Tự động nhập dữ liệu hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra của phần mềm kế toán. – Tự động lưu trữ hóa đơn trên dữ liệu điện toán đám mây (icloud) giúp bảo mật tuyệt đối và tra cứu hóa đơn dễ dàng. – Tự động lưu trữ hóa đơn trên icloud giúp giải pháp xử lý, lưu trữ hóa đơn có công nghệ tốt nhất hiện nay. |
Về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa.
Với các tổ chức sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan Thuế thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.
Một số quy định về việc lập và xuất hóa đơn điện tử
– Các trường hợp mới bắt buộc xuất hóa đơn (trước đây không cần):
– Hàng hóa tiêu dùng nội bộ vẫn phải xuất hóa đơn, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất
– Hàng hóa cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
– Hoạt động xuất nhập khẩu phải xuất hóa đơn GTGT
– Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh đã sủ dụng hóa đơn điện tử thì không cần xuất ra hóa đơn giấy.
– Quy định về ngày ký hóa đơn và ngày lập hóa đơn: Ngày ký và ngày lập hóa đơn có thể khác nhau vẫn là hóa đơn hợp pháp.
– Bên bán sử dụng ngày lập hóa đơn để kê khai thuế đầu ra
– Bên mua sử dụng ngày ký hóa đơn để kê khai thuế đầu vào
Quy định về hóa đơn điện tử với hộ cá nhân kinh doanh
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử;
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Hai bên phải tiến hành lập hợp đồng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, đồng thời thông báo trên website đơn vị hoặc trên các phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết.
Lưu ý rằng Thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2022. Quý doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh cần có sự chuẩn bị trước về văn bản thủ tục, máy móc, phần mềm… để áp dụng đúng quy định từ thời điểm trên.
Nguồn:
