Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là khái niệm mà nhiều người còn mơ hồ. Một số kế toán còn thắc mắc liệu bản thể hiện có giá trị pháp lý để ghi nhận chi phí hay không. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết này.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử là XML.
Tuy nhiên, định dạng này lại không thể đọc được bằng mắt thường mà được sử dụng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
Vì vậy, để tiện cho quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử ra dạng PDF hoặc in ra giấy. File PDF hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem, chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ lưu trữ hóa đơn điện tử cả ở dạng file XML (định dạng gốc, chuẩn) và file PDF
UBot Invoice – Phần mềm xử lý hóa đơn tự động, có khả năng quét, trích xuất nội dung trên hóa đơn, đồng thời lưu trữ hóa đơn điện tử ở cả định dạng XML và PDF, giúp kế toán tra cứu dễ dàng, an toàn, bảo mật.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không ?
Theo quy định tại điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử khi được chuyển đổi thành bản giấy thì chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).
Ngoài ra, như đã nói ở trên, định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử là XML, do đó bản thể hiện của hóa đơn điện tử với các định dạng khác như PDF, HTML… đều không có giá trị pháp lý.
Các quy định cần lưu ý về bản thể hiện hóa đơn điện tử
Bản thể hiện phải có hóa đơn gốc
Mỗi bản thể hiện chỉ có giá trị khi đi kèm hóa đơn gốc.
Như đã nói ở trên, nếu doanh nghiệp chỉ nhận được hóa đơn ở dạng PDF mà không có file hóa đơn XML đi kèm thì bản PDF này không có giá trị pháp lý. Chi phí này sẽ không được tính là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
Vì vậy, kế toán cần lưu ý khi nhận hóa đơn đầu vào, luôn phải chú ý xem bên bán đã gửi đủ bản thể hiện và bản gốc XML của hóa đơn chưa.
>> Xem thêm: Xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào như thế nào
Bản thể hiện phải hiển thị đầy đủ nội dung hóa đơn
Theo khoản 5, Điều 12, nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch.
Như vậy, trên hóa đơn điện tử có nội dung gì thì bản thể hiện phải có đầy đủ các nội dung đó.
Ngoài ra, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi (theo khoản 2 điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Bản thể hiện HĐĐT có cần đóng dấu ko?
Hiện nay, một số doanh nghiệp được đối tác yêu cầu là phải in hóa đơn ra bản giấy, ký rồi gửi lại cho đối tác như hóa đơn giấy. Các doanh nghiệp còn thắc mắc trường hợp này có cần phải đóng dấu đỏ lên bản thể hiện hóa đơn hay không.
Thực chất, như đã phân tích ở trên, định dạng duy nhất có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là định dạng XML. Do đó, việc chuyển đổi hóa đơn ra bản giấy không có giá trị kê khai, tính thuế, kể cả hóa đơn đó được đóng dấu đỏ và có đầy đủ chữ ký của hai bên.
Vì vậy, nếu thủ tục này gây phiền hà, tốn kém cho DN (chẳng hạn như 2 đối tác ở xa, số lượng hóa đơn lớn…) thì kế toán có thể từ chối để tiết kiệm chi phí, công sức cho DN.
Kết luận
Trên đây là những hướng dẫn của UBot về vấn đề bản thể hiện của hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại nghị định 123/2020/NĐ-CP. Về mặt pháp lý, bản thể hiện HĐĐT tuy không có giá trị trong kê khai, hạch toán. Tuy nhiên trong quá trình làm việc, bản thể hiện giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu dễ dàng và tiện lợi hơn. Vì vậy, kế toán vẫn nên gửi/nhận và lưu trữ đầy đủ cả bản XML và bản PDF của hóa đơn.
Mong rằng những hướng dẫn trên đây đã giúp kế toán hiểu rõ bản chất của các định dạng hóa đơn và áp dụng đúng trong thực tế.
