“Nhờ UBot Invoice mà hiệu quả công việc của bộ phận kế toán đã được nâng cao một cách rõ rệt.” – Chị Đào, Kế Toán Tổng Hợp Công ty TNHH Phân Bón Hàn – Việt chia sẻ.
NPK Hàn-Việt: hi-tech HÀN, nông sản VIỆT
Công ty TNHH Phân Bón Hàn – Việt được thành lập vào năm 2015, dưới sự đóng góp vốn từ công ty mẹ là Tập đoàn Taekwang và Huchems (Công ty dẫn đầu trong ngành hóa chất tinh chế tại Hàn Quốc). Công ty có một trụ sở làm việc duy nhất tại TP.Hồ Chí Minh.
Công ty TNHH Phân Bón Hàn – Việt tin rằng: với chất lượng sản phẩm Trung thực (Hàm lượng dinh dưỡng đạt chuẩn như thông tin trên bao bì), thân thiện với môi trường, cùng tinh thần học hỏi, không ngừng nghiên cứu và phát triển đa dạng các loại phân bón phù hợp với người tiêu dùng sẽ giúp công ty trở thành người bạn đồng hành số 1 của ngành nông nghiệp Việt Nam trong tương lai không xa.
Sau hơn 7 năm hoạt động và phát triển, tính đến nay, quy mô nhân sự của Công ty TNHH Phân Bón Hàn – Việt là 100 người, trong đó nhân sự Kế Toán là 5 người.
“Lối mòn” trong nghiệp vụ xử lý hóa đơn tại Bộ phận Kế toán – Tài chính
Sự nỗ lực làm việc hiệu quả của từng phòng ban sẽ là một mắt xích quan trọng tạo nên một công ty phát triển mạnh mẽ và bền vững. Thế nhưng Phân Bón Hàn – Việt đang phải chứng kiến năng suất làm việc có nguy cơ sụt giảm tại Bộ phận Kế toán – Tài chính, nguyên nhân là do quy trình xử lý hóa đơn truyền thống thủ công hoàn toàn.
Trung bình mỗi năm, công ty Phân Bón Hàn – Việt phải xử lý bằng tay 6000 hóa đơn đầu vào. Cụ thể, nhân viên Kế Toán cần thực hiện đầy đủ các đầu việc sau để hoàn tất thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp:
Với mỗi hóa đơn như vậy, một kế toán viên mất trung bình 15 phút để hoàn thành mọi thao tác. Nếu nhân lên với 6000 hóa đơn, con số sẽ khổng lồ vượt ngoài sức tưởng tượng.
Lựa chọn UBot Invoice, tại sao không?
Nhận thấy việc xử lý hóa đơn thủ công vừa tốn thời gian, công sức mà lại không tránh được 100% sai sót, công ty Phân Bón Hàn – Việt đã quyết định tìm một giải pháp có thể giúp kế toán viên nâng cao hiệu suất làm việc của mình.
Sau khi tìm hiểu và cân nhắc giữa nhiều phần mềm tương tự, công ty đã lựa chọn UBot Invoice vì:
Thứ nhất, UBot được phát triển bởi akaBot – FPT Software, một công ty phần mềm danh tiếng và uy tín tại Việt Nam. Với công nghệ cốt lõi là RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) và OCR (Nhận dạng ký tự quang học), phần mềm sẽ tự động trích xuất và tra cứu tính hợp lệ các thông tin trên hóa đơn theo quy trình như sau:
Bên cạnh đó, điểm ưu việt của UBot Invoice còn là xử lý được những email không kèm file hóa đơn, chỉ có thông tin đăng nhập gồm ID và password.
Sau một thời gian ứng dụng UBot Invoice, công ty Phân Bón Hàn – Việt ghi nhận sản phẩm đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí xử lý hóa đơn nhờ khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng với độ chính xác lên tới 95%.
“Bộ phận mình vô cùng hài lòng vì giờ đây, các Kế Toán không còn bị mất quá nhiều thời gian vào việc lưu trữ, xử lý hóa đơn điện tử nữa, bọn mình có thời gian để tập trung kiểm tra các vấn đề khác quan trọng hơn. Việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ trực tuyến trên UBot cũng giúp kế toán có thể tìm kiếm nhanh chóng khi cần truy xuất một hóa đơn nào đó.”
Chị Đào, Kế Toán Tổng Hợp tại công ty Phân Bón Hàn – Việt vui mừng chia sẻ về hiệu quả mà phần mềm mang lại.
“Mình mong rằng trong tương lai, UBot sẽ phát triển ngày càng nhiều sản phẩm hỗ trợ phòng Tài chính – Kế toán hơn nữa nhé!”
Để đáp lại kỳ vọng của khách hàng, UBot sẽ sớm hoàn thiện và cho ra mắt hệ sinh thái tự động hóa toàn diện hỗ trợ cho phòng Tài chính – Kế toán. Cùng đón chờ nhé!
>> Daikin Việt Nam – Quản lý hóa đơn đa chi nhánh cùng Hóa đơn UBot
