Nỗi phiền hà mang tên “Đề nghị thanh toán”
Khi thực hiện cuộc phỏng vấn với các nhân sự tại một số công ty về quy trình phê duyệt đề nghị thanh toan thủ công hiện nay, UBot đều nhận được những câu trả lời như: mất công, tốn thời gian, giấy tờ lằng nhằng, phiền toái…
Lý do là các đề nghị thanh toán được tạo thủ công rất dễ gây sai sót, chỉ cần sai 1 chữ số thôi là cũng phải làm lại hết từ đầu. Chưa kể các chứng từ lại thường được lưu ở nhiều nơi khác nhau, rất dễ thất lạc và khó khăn trong việc đối chiếu, tổng hợp.
Không những thế, để một khoản chi được chấp thuận thanh toán, thường phải đi qua nhiều cấp phê duyệt, nhiều khâu đối chiếu nên rất mất thời gian.
Quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán thủ công với nhiều bước đối chiếu, nhiều cấp phê duyệt tiêu tốn nhiều thời gian
Nói về công đoạn Tạo đề nghị thanh toán, Chị H, kế toán trưởng một Công ty sản xuất tại Đồng Nai, thở dài:
“Thông thường, mình sẽ nhập tay dữ liệu từ hóa đơn để tạo một đề nghị thanh toán. Vì sợ sai nên khi làm mình rất cẩn thận, sau khi làm xong còn kiểm tra lại nhiều lần mới gửi cho giám đốc duyệt. Do đó mỗi lần tạo đề nghị thanh toán đều tiêu tốn của mình rất nhiều thời gian.”
“Kế toán bên mình thì phải thu thập giấy tờ bằng tay để lập đủ bộ hồ sơ thanh toán, mất thời gian vô cùng.” – Anh B, kế toán trưởng công ty thương mại tại Hồ Chí Minh.
Còn việc duyệt đề nghị thanh toán thì…
“Phải cầm tờ đề nghị thanh toán đi qua đi lại phòng các sếp, đợi sếp đi họp về để xin chữ ký cũng mất công lắm. Chưa kể đợt nào sếp đi công tác thì mình lại phải đợi, thanh toán chậm thì đối tác lại gọi thúc giục.” – Anh T, nhân sự kế toán tại một Công ty May mặc ở Thanh Hóa, chia sẻ thêm.
Những điều này khiến quy trình vận hành chung của công ty trở nên cồng kềnh hơn, chậm chạp và giảm hiệu quả hoạt động.
Giải pháp tự động từ UBot ePayment
Nhận thấy bài toán đó, UBot đã tiến hành xây dựng giải pháp UBot ePayment – hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán một cách tự động, đồng thời cho phép các nhà quản lý theo dõi chi phí theo thời gian thực với phân loại chi tiết.
Trước đây, nhân sự phải tự lập các đề nghị thanh toán một cách thủ công, in và nộp lên cấp phê duyệt.
Với quy trình tự động với UBot ePayment, nhân sự có thể lập đề nghị thanh toán trên phần mềm, tải lên danh sách chi phí, danh sách chứng từ một cách rất tiện lợi chỉ với 2 click. Toàn bộ hồ sơ sẽ được đối chiếu tự động và gửi lên các cấp phê duyệt.
Đặc biệt, nhân sự quản lý dễ dàng ký, phê duyệt online mọi lúc mọi nơi nhờ hệ thống của UBot ePayment.
Quy trình quản lý đề nghị thanh toán tự động với UBot ePayment
Tất cả các chi phí cùng các chứng từ đi kèm đều sẽ được lưu trữ trên UBot ePayment, dễ dàng tổng hợp chi phí theo phòng, ban; Việc tra cứu, quản lý chứng từ cũng tiện lợi hơn nhờ đồng bộ trên cùng một giao diện.
Quy trình phê duyệt thanh toán hết “tắc nghẽn” nhờ UBot ePayment
Bằng việc tự động hóa quy trình lập và phê duyệt đề nghị thanh toán, UBot ePayment giúp doanh nghiệp tối đa hiệu suất vận hành của tất cả các bộ phận, tiết kiệm đến 80% thời gian so với quy trình thủ công, độ chính xác đến 100%.
Với UBot ePayment, quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán trở nên dễ dàng, tiện lợi hơn bao giờ hết.
>> Đăng ký trải nghiệm miễn phí tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/
